Работодателям нужно обратить внимание на следующие моменты:
- Если сотрудник подал заявление на ведение трудовой книжки в электронной форме, работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую. Именно после этой передачи документа считается, что компания освобождена от обязанности вести и хранить трудовую книжку.
Законодательством не установлены конкретные сроки выдачи бумажной трудовой, но можно ориентироваться на ст. 66.1 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель обязан предоставить сотруднику сведения о его трудовой деятельности не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Когда сотрудник подаст заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, в бумажной трудовой нужно сделать запись о подаче этого заявления. Также этот факт нужно отразить в СЗВ-ТД за месяц, в котором подано заявление.
Когда работодатель будет выдавать на руки трудовую книжку, сотрудник должен поставить подпись в книге учета движения трудовых книжек. Это будет доказательством того, что работодатель выдал документ, и с него снимается обязанность по его хранению.
- После того как сотрудник написал заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде, он уже не имеет права поменять свое решение.
А вот если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, позже он может изменить решение и подать заявление на электронный формат документа.
И напоминаем: сотрудники должны подать заявление на ведение трудовой книжки в бумажном или электронном виде не позднее 31 декабря 2020 года.