В компании большая текучка. Чтобы упростить работу, решено ставить штамп организации в трудовой книжке и заменить им рукописный текст, который требуется вносить кадровику. Расскажем, можно ли заменить штампом написание названия компании от руки и если да, то как он должен выглядеть.
Можно ли поставить штамп вместо ручной записи
Применение штампа при внесении в трудовую книжку названия работодателя не регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
При этом Правила ведения трудовых книжек прямо предписывают использовать штамп только в одном случае — при выдаче работнику вкладыша в трудовую книжку (п. 39 Правил).
Таким образом использование штампа при внесении сведений о работодателе не противоречит нормативным актам, но при условии, что он соответствует требованиям, установленным п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (Письмо Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1).
Вот образец такого штампа:
Требования к оформлению штампа
Основные условия при внесении штампа в трудовые книжки:
- использование чернил черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек);
- штамп предприятия в трудовой книжке должен предусматривать полное наименование организации, а если есть, то и сокращенное (п. 3.1 той же Инструкции).
То есть если использовать один из утвержденных цветов и внести необходимую информацию, запись от руки вполне можно заменить штампом и проставлять его в трудовой книжке при приеме на работу.
Этих сведений вполне достаточно, и перегружать другой информацией (адресом, телефоном, ИНН) штамп не стоит. Однако если вы добавите дополнительные сведения, это не считается нарушением.
Как быть, если оттиск штампа плохо виден
Если штамп неудачно проставлен (плохо пропечатался, оказался перевернутым либо другой дефект), лучше признать отпечаток недействительным и сделать в трудовой книжке новый оттиск. Поскольку перед штампом не ставится ни дата, ни номер записи, исправить дефект можно следующим образом:
- В одной строке сделать запись: «Штамп с наименованием организации недействителен». Номер этой записи не присваивайте.
- В следующей строке в гр. 3 раздела «Сведения о работе» поставьте правильный штамп (либо впишите от руки полное и, при наличии, сокращенное название организации).
А далее оформите запись о приеме на работу с указанием порядкового номера, даты приема, сведений о приеме и реквизитов приказа.
Полезная информация от КонсультантПлюс
С 01.09.2021 вводится новый порядок ведения трудовых книжек: утверждены новые бланки, изменены правила заполнения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Смотрите готовое решение о том, как вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 сентября 2021 года (доступ бесплатный).
Подводим итоги
- Порядок использования штампа с наименованием организации в трудовой книжке законодательством не установлен. Однако и прямого запрета на это нет.
- Штамп должен быть черного, синего или фиолетового цвета, включать полное наименование организации, а если есть, то и сокращенное.