График отпусков — обязательный кадровый документ, и его отсутствие является нарушением норм трудового права. Разберемся, чем грозит работодателю (ИП или организации) ведение деятельности без графика отпусков.
Когда график отпусков обязателен
Работодатели, имеющие сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, обязаны вести график отпусков. В нем содержатся сведения обо всех отпусках штатных работников: основных и дополнительных. Соблюдать график отпусков обязаны и работники, и работодатели (ст. 123 ТК РФ).
Требований к минимальной численности, при которой необходимо составить график, закон не устанавливает. В связи с этим рекомендуем утвердить этот документ, даже если в организации работает всего один сотрудник.
ИП, не имеющие работников, вести график не должны. Также не нужно составлять этот документ на людей, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, или самозанятых. Связано это с тем, что такие работники права на отпуск не имеют.
В какой срок нужно утвердить график
Несмотря на то, что график отпусков составляется на будущий год, задуматься о нем нужно уже в текущем. Трудовым кодексом установлен крайний срок его утверждения — за две недели до нового года.
То есть график на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года. Если этот срок нарушить — работодателю грозит существенный штраф.
За что могут оштрафовать
Возможны несколько оснований для наложения санкций:
- несоставление графика отпусков или его утверждение позже установленного срока;
- неознакомление сотрудников с графиком;
- игнорирование мнения профсоюза.
Рассмотрим каждое из этих нарушений.
Отсутствие графика отпусков или утверждение его позже срока
Довод работодателя о том, что в компании трудится всего несколько сотрудников, ГИТ и суд не примут. Не будет являться доказательством и то, что сотрудник не возражал против отсутствия графика и предоставлял ежегодно заявления на отпуск.
Если график утвержден с нарушением срока (в 2020 году — после 17 декабря), то санкции будут те же, то и за его отсутствие. При этом не имеет значения, на сколько он просрочен: на один день или на полгода.
Неознакомление сотрудников с графиком
Очень часто ГИТ штрафует организации и ИП за то, что их сотрудники не были ознакомлены с графиком отпусков. На данный момент вопрос о том, обязан ли работодатель знакомить свой персонал с этим документом, является спорным. Не сложилось единой точки зрения и у судов:
- Первая точка зрения — график отпусков является локальным нормативным актом, и работодатель обязан ознакомить с ним всех своих штатных сотрудников (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Отсутствие в графике специальной графы об ознакомлении не освобождает работодателя от обязанности знакомить своих сотрудников с документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (АО СК по гражданским делам ВС Республики Саха (Якутия) от 11.11.2015 по делу № 33-4270/2, АО СК по административным делам Челябинского облсуда от 24.02.2014 по делу № 11-1778/2014).
- Вторая точка зрения — ст. 123 ТК РФ не предусматривает обязанности работодателя знакомить своих сотрудников с графиком отпусков.
Также указанная статья не требует внесения в унифицированную форму Т-7 графы об ознакомлении сотрудника с документом (АО СК по гражданским делам Свердловского облсуда от 02.04.2014 по делу № 33-4186/2014, Постановление Пензенского облсуда от 25.05.2011 по делу № 44А-76/2011).
Игнорирование мнения профсоюза
Нарушением ГИТ сочтет и то, что вы не учли при утверждении графика отпусков мнение профсоюзной организации, если он создана. Но требовать от вас создания профсоюза, чтобы учесть его мнение при разработке графика, ГИТ не вправе (АО Оренбургского облсуда от 29.03.2016 по делу № 33-2123/2016).
К дисциплинарной ответственности можно привлечь и работника, отказывающегося уходить в запланированный по графику отпуск.
Размер штрафа за отсутствие графика отпусков
За отсутствие или утверждение графика позже установленного срока работодателя могут привлечь к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 5.27 ТК РФ. Штраф за это в 2020 году составляет:
- для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.
Подводим итоги
- За отсутствие графика, равно как и за его утверждение позже установленного срока, работодателя могут привлечь к ответственности по п. 1 ст. 5.27 ТК РФ.
- С графиком желательно ознакомить всех сотрудников. Если это не сделать — могут возникнуть проблемы с ГИТ.
- Утвердить график нужно за 2 недели до начала нового года.