Приказы по командировкам относятся к документам, связанным с работой. Работодатель обязан хранить такие документы и выдать их копию по заявлению работников. Расскажем, сколько нужно хранить приказы по командировкам персонала, а также какие штрафы есть за нарушения сроков.
Приказ — главный документ по командировке работника
Для начала напомним, что раньше при оформлении командировки составляли служебное задание и командировочное удостоверение. Однако с января 2015 года это стало необязательным (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Теперь согласно п. 3 Положения об особенностях направления работников в командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, достаточно выпустить только соответствующий приказ. Его можно оформить как на унифицированном бланке Т-9 или Т-9а, так и в свободной форме, самостоятельно разработанной предприятием. Документ подписывает руководитель организации или другой уполномоченный сотрудник.
Несмотря на отмену требования составлять служебное задание, есть смысл от него не отказываться. Во-первых, оно будет основанием для оформления приказа о направлении работника в командировку. А во-вторых, служебное задание будет полезно руководству предприятия, если через несколько лет потребуется вспомнить подробности поездки.
Если не хотите его составлять, можете заменить любым другим организационным документом, например, служебной запиской.
Сроки хранения приказов по командировкам в 2021 году
Отметим, что раньше и требования к хранению командировочных документов существенно отличались. Сроки составляли 5-10 лет и напрямую зависели от длительности поездок, а также от их направления — за границу или по России.
Правила хранения документов поменялись в 2019 году, когда вступил в действие новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 — далее Перечень.
Теперь неважна длительность командировки, а также куда был направлен работник — по стране или за ее пределы. Согласно п. «г» ст. 434 Перечня срок хранения приказов о направлении работников в командировку составляет 5 лет. Столько же следует хранить отчетность от работников по командировкам (ст. 452), а вот журналы регистрации местных командировок — всего 12 месяцев (ст. 463). Зато удостоверения, если все еще их выпускаете, можно не хранить совсем и уничтожать сразу после их использования. Такие правила распространяются на всех работников, кроме трудящихся на вредном (опасном) производстве.
Документы, касающиеся сотрудников, работающих во вредных и (или) опасных условиях, подчиняются отдельным требованиям. Так, сроки хранения приказов этих работников зависят от даты завершения делопроизводства по их командировкам (п. «г» ст. 434 Перечня): до 1 января 2003 года — 75 лет, а после 1 января 2003 года — 50 лет.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите путеводитель по кадровым вопросам «Служебные командировки» (доступ бесплатный).
Ответственность за нарушение сроков хранения
Работник вправе по письменному заявлению в любое время получить копию документа, связанного с его работой (ч. 1 ст. 62 ТК РФ ). Приказ о направлении в командировку сюда также относится и может понадобиться человеку, например, как доказательство непричастности к какому-либо преступлению, невозможности явиться на судебное заседание, а также по другим причинам, связанным с его личной жизнью.
Чтобы получить приказ, он должен написать вам заявление о необходимости выдачи ему копии документа. А вы, получив такое заявление, обязаны безвозмездно не позднее 3 рабочих дней предоставить работнику копию приказа, заверенную надлежащим образом.
Если вашему работнику срочно нужен этот документ, а у вас его уже нет (выбросили или уничтожили раньше срока), то у гражданина появится повод обратиться в контролирующие органы. В свою очередь органы надзора могут расценить отказ выдачи документа как нарушение ч. 1 ст. 62 ТК и (или) норм хранения архивных документов, за которое предусмотрены штрафы.
Подводим итоги
- Приказ на командировку — важный документ, который может потребоваться вашему работнику в любое время, поэтому вы обязаны его хранить согласно установленным срокам.
- За нарушение правил и сроков хранения предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП в виде штрафа.