Разделение отпуска на части — обычное явление нашего времени. Оно может происходить как по желанию сотрудника, так по инициативе работодателя. Как грамотно оформить дробление отпуска, чтобы не нарушить закон и избавить себя от претензий контролеров? Примеры нужных формулировок вы найдете в этой статье.
Как оформить разделение отпуска по просьбе работника
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по инициативе работника с согласия работодателя (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Чтобы письменно зафиксировать эту договоренность, работник пишет заявление.
Такое заявление работники оформляют при составлении графика отпусков или, в зависимости от обстоятельств, в любое другое время. Ограничений в законе на этот счет нет.
На заявлении работодатель проставляет свою резолюцию о согласии/несогласии с предложенным вариантом разделения отпуска на части.
Разделить на части можно не только ежегодный оплачиваемый отпуск, но и любой дополнительный отпуск: за работу во вредных условиях труда, ненормированный рабочий день и др. При этом, кроме заявления, желательно оформить специальное соглашение (об этом — далее).
Оформление дробления отпуска по инициативе работодателя
Если отпуск требуется разделить на части по инициативе работодателя, потребуется согласие работника (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В таких случаях работодатель оформляет письменное предложение и вручает его работнику, желательно под роспись.
Такое предложение работодатель может сделать работнику при составлении графика отпусков на будущий год, который утверждается не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 ТК РФ), или в любое другое время.
Если компромисс в разделении отпуска на части не достигнут, отпуск предоставляется сразу в полном объеме.
Соглашение о разделении отпуска на части
Из текста ч. 1 ст. 125 ТК РФ следует, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем. В какой форме должно быть составлено такое соглашение, законодательство не уточняет.
Учитывая, что устные договоренности «к делу не пришьешь», соглашение о разделении отпуска на части нужно оформить письменно. Для этого может быть использованы рассмотренные выше документы: заявление работника с резолюцией руководителя или письменное предложение работодателя и письменное согласие/несогласие с ним работника.
Кроме того, стороны трудового договора могут устно обсудить разделение отпуска на части и закрепить результат договоренностей в отдельном соглашении. Особенно нужно такое соглашение, если решается вопрос о разделении на части сразу нескольких отпусков (например, основного и дополнительного).
Пример формулировки такого соглашения:
Соглашение нужно составить в двух экземплярах: для работника и работодателя.
Когда соглашение можно не оформлять
Если по закону или коллективному договору сотруднику полагается отпуск без сохранения зарплаты (например, пенсионеру — до 14 календарных дней в году), разделять такой отпуск на части он может без согласования с работодателем. Достаточно, чтобы на каждую часть такого отпуска работник написал заявление.
Если же требование о согласовании разделения отпуска на части предусмотрено коллективным договором, без соглашения не обойтись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 128 НК РФ).