Положение об отделе предприятия или организации — это документ, которые описывает круг решаемых задач, особенности деятельности, взаимосвязи с другими структурными подразделениями работников этого отдела. Отдел кадров — не исключение. Отдел кадров — звено, с которого начинается работа любого сотрудника в компании, куда регулярно обращается каждый работник. Расскажем, как составить положение об отделе кадров и для чего оно нужно.
Зачем нужно положение об отделе кадров
Положение относится к организационно-правовым документам. Его цель — регламентировать работу структурного подразделения, описать права и обязанности работников. В небольших компаниях, где отсутствуют специализированные кадровые подразделения, а движение работников оформляет один специалист, наличие положения, регулирующего работу в этой сфере, не нужно: в таких случаях достаточно внести обязанности кадровика в должностную инструкцию работника. Иногда эту функцию возлагают на бухгалтера.
Положение об отделе кадров призвано:
- сокращать объем работы кадрового подразделения за счет систематизации процессов;
- быть инструкцией в вопросах кадрового делопроизводства;
- рационально распределять работу внутри подразделения;
- описать круг обязанностей специалистов-кадровиков;
- закрепить ответственных за определенный участок работников;
- выстроить вертикальную структуру внутри отдела, определить уровни подчиненности;
- исключать повторение обязанностей;
- закрепить заменяемость одного работника другим во время отсутствия.
Наличие такого локального акта удобно как для кадровиков, так и для руководителя компании. Положение об отделе кадров содержит в себе все аспекты кадровой работы.
Как составить положение об отделе кадров
Если в компании приняли решение разработать и утвердить положение о кадровом подразделении, его реализацию начните с подготовки проекта документа. В некоторых компаниях для разработки положения об отделе кадров используют ГОСТ Р 6.30-2003 (этот госстандарт утратил силу и не является обязательным к соблюдению).
Иных законодательных актов в этом вопросе нет. Предприятие или организация уполномочены сами разрабатывать и формировать положение о кадровой службе. Главное условие — не ухудшать условия труда работников по сравнению с действующим федеральным (региональным, муниципальным) законодательством.
Положение — локальный нормативный акт, обязательный для исполнения. Единственная возможная причина игнорировать положение — противоречие действующему законодательству. В целях подготовки качественного документа следуйте рекомендациям:
- При написании текста положения избегайте спорных с федеральным (региональным, муниципальным) законодательством моментов.
- За основу документа возьмите нормы профстандарта «Специалист по управлению персоналом», утв. Приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691.
- Обсудите и согласуйте нормы положения с кадровыми работниками. Во-первых, в процессе обсуждения кадровики предложат наиболее эффективные схемы работы, а во-вторых, поможет избежать конфликтов внутри микроколлектива.
- Привлеките к обсуждению и согласованию текста положения юристов компании и руководителя.
По содержанию положение об отделе кадров — структурированный документ, состоящий из нескольких разделов, которые включают в себя пункты с подробным описанием:
| Раздел | Содержание |
| Общие положения |
|
| Цели и задачи | Описание целей и задач создания подразделения |
| Структура | Структура отдела, руководство, подчинение |
| Функции | Описание того, чем занимается подразделение в целом, и его работники в частности |
| Права | Права руководителя отдела и его подчиненных |
| Обязанности | Обязанности руководителя подразделения и остальных кадровиков |
| Ответственность | Указание видов и мер ответственности, которая применима к работникам отдела в случае неисполнения (некачественного исполнения) обязанностей |
| Взаимодействие | Особенности и порядок взаимодействия с другими отделами компании и отдельными должностными лицами |
Каждый пункт положения следует пронумеровать. Перед текстом положения укажите наименование населенного пункта, где создается документ.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Скачайте образец положения об отделе кадров (это бесплатно).
Когда проект приказа согласуют все заинтересованные стороны, а его содержимое приобретет окончательный вид, переходите к утверждению документа.
Как утвердить положение об отделе кадров
Утвердить положение об отделе персонала можно двумя способами:
- 1-й способ. На первой странице документа предусмотрите гриф «Утверждаю», где руководитель поставит свою подпись и дату. Эта дата будет днем вступления норм положения в силу. Здесь же ставится печать компании.
- 2-й способ. Издание приказа о введении положения. Если утверждение положения решено оформить приказом, подготовьте документ по принятому в компании шаблону. Обозначьте цель приказа, основную часть, дату вступления положения в действие, укажите ответственного за исполнение приказа. Подписанный руководителем документ зарегистрируйте в журнале регистрации приказов, присвойте приказу номер.
Образец приказа об утверждении отдела кадров Скачать
С утвержденным положением необходимо ознакомить под подпись всех работников кадрового подразделения.
Подводим итоги
- Наличие в организации положения об отделе кадров (отделе персонала, кадровой службы и т. д.) способствует структурированию, оптимальному распределению сил, обязанностей, взаимосвязей кадровых работников.
- На государственном уровне требований к содержимому и оформлению положения нет. При разработке проекта положения проконсультируйтесь с кадровиками, юристами, руководителем компании.
- Утвердите положение либо грифом «Утверждаю», либо изданием приказа об утверждении (введении) положения.
- Ознакомьте с положением кадровиков.