Штатная расстановка — скачать образец

Штатная расстановка — документ, необязательный для составления, но он может быть очень полезным работодателю. Подробнее о его сути, содержании, форме и применении — в нашем материале.

Сущность штатной расстановки

Штатная расстановка (другие ее названия — штатное замещение и штатный список) представляет собой аналог штатного расписания.

Иные отличия этих документов:

Общими для них чертами являются такие:

• оба документа действительны до внесения в них изменений;
• оба упомянуты в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 как документы с длительными сроками хранения;
• оба отражают структуру кадров в разбивке по подразделениям и должностям.

Однако в штатном расписании сведения о кадровом составе обобщены. Детализация данных в нем ограничивается отражением количества лиц, занимающих одну и ту же должность в подразделении, и структуры их заработка, позволяющей оценить фонд зарплаты, приходящийся на должность и на подразделение.

Данные для штатной расстановки

В сравнении со штатным расписанием штатная расстановка содержит очень подробную информацию о распределении кадров по подразделениям и должностям, приводя сведения о конкретных лицах, занимающих должности в каждом из подразделений. При этом базовые ее данные остаются такими же, что и приводимые в штатном расписании:

• дается разбивка по подразделениям;
• по каждому подразделению приводится перечень имеющихся в нем должностей;
• для каждой должности есть возможность отразить величину соответствующего ей основного заработка и надбавок к нему.

Дополняющими эти сведения данными для штатной расстановки становятся:

• Ф. И. О. и табельный номер каждого сотрудника, занимающего имеющуюся в подразделении должность;
• детализация данных по зарплате до цифр, относящихся к каждому конкретному работнику;
• отражение особенностей организации труда каждого из сотрудников (совместители, надомники, работники с неполной занятостью);
• отметка о периоде длительного отсутствия на работе с датой выхода на работу (декретный, очередной отпуск, учеба, больничный);
• информация о наличии льгот, детей, инвалидности, несовершеннолетия;
• отметка об имеющих место обстоятельствах, которые могут влиять на кадровые перемещения (образование, стаж работы общий и на последней должности, наступление предпенсионного возраста, наличие пенсии, дополнительного образования, взысканий);
• пометка о том, что должность вакантна.

Включение в штатную расстановку всех вышеперечисленных сведений позволяет увидеть объемную легко прочитываемую картину реальной расстановки кадров с основными ее особенностями применительно к конкретной дате и периоду, в течение которого эта картина не меняется.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Не следует забывать, что штатная расстановка является документом вспомогательным, а первичным, определяющим структуру работодателя, безусловно, выступает штатное расписание. Штатная расстановка не подменяет и не заменяет его. Такой вывод прослеживается и в судебной практике (см., например, кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 24.08.2011 по делу N 33-3035). Читать далее…

Легкость прочтения информации делает штатную расстановку очень удобным для кадровой службы документом, из которого можно быстро получить данные для ответа на запрос руководства, сведения для составления статистической и любой иной отчетности.

Конечно, попадающая в этот документ информация должна своевременно актуализироваться. Обычно это делается по факту возникновения кадровых событий.

Формировать штатную расстановку из-за ее объемности лучше в электронном виде. Каждый созданный документ необходимо распечатывать, подписывать и сохранять. Срок хранения штатной расстановки составляет (ст. 42 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236):

• 75 лет, если она создана до 2003 года,
• 50 лет, если она сформирована после 2002 года.

Длительность срока связана с использованием в этом документе персональных данных, подлежащих долгому хранению.

Бланк штатной расстановки

Определенного бланка у штатной расстановки нет. Обычно этот документ создается на той же форме, которую имеет штатное расписание, что обусловлено преемственностью базовых показателей, включаемых в штатную расстановку.

Бланк штатного расписания работодатель может разработать сам, но, как правило, используется его унифицированная форма Т-3, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та Рос­сии от 05.01.2004 № 1 и предусматривающая отражение в этом документе всех необходимых для него данных. Соответственно, и в основе штатной расстановки чаще всего оказывается форма Т-3, которая обязательно дополняется графами, необходимыми для отражения информации, не предусмотренной штатным расписанием.

Формировать штатную расстановку можно двумя способами:

• раздельно по каждому из подразделений — тогда штатная расстановка будет представлять собой набор документов;
• включая в нее данные по всем подразделениям — в этом случае подразделения удобнее вносить в документ в том же порядке, который для них имеет место в штатном расписании.

Конкретный способ выбирает лицо, ответственное за ведение штатной расстановки. Оно же будет подписывать каждый созданный документ. Чаще всего таким лицом оказывается руководитель кадровой службы. Сформированная штатная расстановка не подлежит утверждению работодателем, поскольку она основана на имеющих место фактах, а не на решениях, принимаемых работодателем.

Набор данных, попадающих в штатную расстановку, тоже обычно определяет лицо, ответственное за ее ведение. Но участие в этом может принять и руководитель работодателя.

В связи с тем, что у штатной расстановки нет законодательно утвержденной формы, эта форма может быть индивидуальной у каждого из работодателей. Утверждения ее бланка внутренним организационно-распорядительным документом не требуется, но такое утверждение может иметь место в случае значимости для работодателя преемственности в системе отражения попадающих в эту форму сведений вне зависимости от того, кто именно ее заполняет.

С примером заполнения штатной расстановки можно ознакомиться на нашем сайте:

Использование штатной расстановки

Попавшие в штатную расстановку сведения используются не только для составления отчетов и оперативных ответов на вопросы руководства. Она также позволяет:

• видеть наличие вакантных должностей и должностей с неполной занятостью;
• оценивать степень текучести кадров как в целом по работодателю, так и по подразделениям и конкретным должностям;
• выделять лиц с ограниченными возможностями в работе;
• анализировать использование фонда оплаты труда и его распределение между составными частями зарплаты;
• определять сотрудников, способных занять оказавшуюся вакантной должность, требующую срочного заполнения;
• выделять сотрудников, вложения в обучение (переобучение) которых могут оказаться результативными для работодателя;
• оценивать перспективы реорганизации кадрового состава как с точки зрения его расширения, так и с позиции сокращения;
• проводить сокращение штата с наименьшими для работников потерями, ликвидируя имеющиеся вакансии.

Кроме того, штатная расстановка может служить документом, предъявляемым в суд для обоснования, например, отсутствия у работодателя вакансий, которые он мог бы предложить попавшему под сокращение сотруднику. Особую роль в этом сыграет наличие бумажных экземпляров этого документа, подписанных составляющим его лицом, которое на момент судебного разбирательства может уже не работать у работодателя, через суд выясняющего отношения с сокращенным им работником.

Таким образом, штатная расстановка является очень эффективным инструментом, позволяющим работодателю не только анализировать имеющее место положение с кадрами, но и управлять кадровыми процессами. Наиболее востребована она у работодателей с большой численностью персонала и там, где высока текучесть кадров.

Подводим итоги

• Штатная расстановка — документ, являющийся аналогом штатного расписания, но отличающийся от него наличием не обобщающих плановых, а фактических данных. Фактические данные показываются применительно к каждому из работников и существенно расширяются за счет включения в них дополнительных сведений, относящихся к работнику.
• Штатная расстановка создается на какую-то конкретную дату и затем корректируется по мере появления кадровых изменений, что позволяет охарактеризовать одним документом период между двумя изменениями. Заполнением штатной расстановки, как правило, занимается кадровая служба. Набор отражаемых в ней сведений зависит от задач, которые предполагается решать при помощи этого документа.
• Определенного бланка у штатной расстановки нет. Основу ее составляет форма Т-3, используемая для создания штатного расписания, к которой добавляются графы и строки для дополнительных сведений. Заполненный документ утверждению не подлежит, но должен храниться в течение длительного (50 или 75 лет в зависимости от года создания) срока.
• Попадающая в штатную расстановку информация превращает ее в весьма эффективный инструмент, позволяющий не только оперативно получать при помощи нее данные для многих отчетов, но и анализировать распределение и загруженность персонала, принимать оптимальные кадровые решения, выбирать наименее болезненные для работников пути сокращения численности.