Предприниматели ошибочно полагают, что если им позволено не вести бухучет, то можно поверхностно относиться и к кадровым делам. Однако это не так, и последствия могут быть серьезными. Сегодня поговорим о трудовых книжках, а точнее, как нужно вести их учет и что будет, если не контролировать движение такого важного для работника документа.
Обязан ли ИП вести трудовые книжки
Индивидуальный предприниматель, как и любой работодатель, обязан вести трудовую книжку каждого работника, у которого эта работа является основной, и который проработал здесь свыше 5 дней (ст. 66 ТК РФ).
В собственную трудовую никаких записей он не делает, поскольку в нее вносятся только записи о трудовой деятельности, а не о предпринимательской. Трудовой стаж у предпринимателей учитывает Пенсионный фонд по поступившим страховым взносам. Для подтверждения стажа работы в качестве ИП достаточно взять справку из ПФР.
Предприниматель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Сколько именно, определяется им самостоятельно исходя из штатного расписания, количества поступающих на работу и т. п. Бланки покупаются за счет предпринимателя, но после получения книжки работник может возместить стоимость бланка. Однако запрещено без спроса взыскивать сумму из зарплаты. Нужно взять предварительное заявление на удержание от работника.
Предприниматель может выдавать бланки бесплатно. Тогда трудовая книжка будет подарком, а подарки стоимостью до 4 000 руб. НДФЛ не облагаются.
Порядок хранения трудовых книжек
Правила учета и хранения трудовых книжек определены Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2022 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее — Приказ). Этот документ вступит в силу и должен применяться работодателями уже с 1 сентября 2022.
Согласно этому приказу предприниматель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых бланков и вкладышей к ним. Он вправе заниматься этим сам, а может приказом назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за трудовые книжки, заполнять их и следить за их движением.
Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — документы строгой отчетности. Они хранятся у работодателя и выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке (п. 41 Приказа).
По окончании каждого месяца такое лицо обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформление трудовых книжек с приложением приходного кассового ордера. Если при заполнении новый бланк испортили, то его следует уничтожить с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки, полученные от работников при приеме на работу, работодатель также хранит у себя. Если испортили трудовую книжку, которую принес работник, то придется выплатить ему стоимость испорченного бланка (п. 45). Поэтому важно держать их в закрытом сейфе, чтобы избежать доступа посторонних лиц.
Неполученные трудовые книжки работниками при увольнении (смерти) следует хранить до востребования в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Как вести учет трудовых книжек
Согласно разделу VIII Приказа работодатель должен вести учет трудовых книжек работников, чистых бланков и вкладышей к ним. Для этого предприниматель должен самостоятельно разработать две книги учета:
- бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — для отражения приобретения и выдачи чистых бланков;
- движения трудовых книжек — для фиксации поступления трудовых книжек при приеме на работу и их выдачи (временно или постоянно при увольнении) работников.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью предпринимателя и печатью (при наличии).
Бухгалтерский учет трудовых книжек
Индивидуальные предприниматели вправе не вести бухгалтерский учет, но от налогового учета они не освобождены (ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Если вы все же ведете бухучет, то имейте ввиду, что трудовые книжки, полученные от работников, в бухгалтерском учете не фигурируют вообще, даже на забалансовых счетах. А вот чистые бланки и вкладыши, которые покупает предприниматель, отразить нужно.
Для бланков строгой отчетности предусмотрен отдельный забалансовый счет — 006. Поскольку по забалансовым счетам не применяется двойная запись, то поступление бланков будет отражено проводкой по Дт 006, а выбытие — по Кт 006.
Приобретение бланков сразу относится на прочие расходы и отражается записью: Дт 91 Кт 60. Плательщики НДС дополнительно выделяют и принимают к учету НДС: Дт 19 Кт 60, Дт 68 Кт 19.
Операция по удержанию расходов на бланк трудовой книжки или вкладыша из зарплаты работника отражается проводкой: Дт 70 Кт 73. А если работник принес деньги в кассу предприятия, то Дт 50 Кт 73. После выдачи трудовой книжки, если работник оплатил ее, начисляется внереализационный доход: Дт 73 Кт 91.
Что касается налога на прибыль, то Минфин в Письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818 разъясняет, что выдача бланков трудовых книжек признается операцией, облагаемой налогом на прибыль. Это значит, что если предприниматель применяет УСН, то выдача бланка работнику считается налогооблагаемым доходом.
Нарушения в учете трудовых книжек
Работодатель обеспечивает сохранность трудовых книжек. Отсутствие контроля за движением трудовых книжек, полученных от работников, может привести к утере или порче документа. Так, согласно ст. 325 УК РФ за похищение у гражданина любого важного личного документа предусмотрен штраф до 80 тыс. руб., обязательные работы на срок до 360 часов, исправительные работы — до 1 года или арест — до 3 месяцев.
Бесконтрольное обращение с чистыми бланками может привести к отсутствию формуляра в самый неподходящий момент. Например, если во время не сделать запись в трудовой, то можно понести административную ответственность по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства — предупреждение или штраф на предпринимателя в размере от 1 до 5 тыс. руб. Эту же меру может применить инспектор ГИТ, если предприниматель не ведет книги учета или ведет их неправильно.
Подводим итоги
- Если индивидуальный предприниматель принимает на работу людей, он обязан вести их трудовые книжки, как и любой работодатель.
- ИП несет ответственность за хранение трудовых книжек работников, а значит, должен вести их учет.
- Учет трудовых книжек ведется в двух журналах — в книге движения трудовых книжек и книге учета чистых бланков и вкладышей.