Организация приняла на работу нового сотрудника. По истечении 5-ти дней было принято решение внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Однако оказалось, что места для новой записи нет. Как вшить вкладыш в трудовую книжку? На этот и другие вопросы, касающиеся вкладышей ответим в статье.
Зачем нужен вкладыш к трудовой книжке?
Трудовая книжка — важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С ее помощью подтверждается страховой стаж для целей социального страхования, в том числе для оплаты больничных и назначения пенсии. Поэтому каждый работник должен иметь трудовую книжку. Причем для тех, кто устраивается на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель.
Если кадровику нужно внести новую запись в какой-либо раздел трудовой книжки, а он полностью заполнен, то использовать для внесения новой записи свободные непрофильные разделы трудовой нельзя. Верным решением будет подшить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Таким образом, при отсутствии свободного места для внесения нужной записи единственным решением является использование вкладыша.
По общему правилу ведение трудовых книжек возложено на работодателей (организации и индивидуальных предпринимателей). Поэтому и вкладыш в трудовую книжку должны вшить в отделе кадров той организации, где возникла такая необходимость.
Как оформить и учитывать вкладыши
Оформление и ведение вкладышей осуществляется в том же порядке, что и ведение трудовых книжек. Вкладыш является частью трудовой книжки, поэтому сам по себе он недействителен.
Если принято решение о подшивке вкладыша, то в трудовой книжке нужно поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер (п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Обычно такой штамп ставят в верхней части титульного листа книжки.
После подшивки вкладыша нумерация записей продолжается, а не начинается заново (п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225). Количество подшитых вкладышей может быть неограниченным.
Движение вкладышей на предприятии, в том числе, их выдачу нужно отразить в книге учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Как вшивается вкладыш в трудовую книжку
Просто вложить вкладыш в трудовую книжку нельзя. Также не допускается вклеивание вкладыша и его присоединение с помощью степлера (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Вкладыш в трудовую книжку можно только вшить.
Вкладыш вшивают так, чтобы он стал единым целым с трудовой книжкой. Обычно его вшивают внутрь трудовой книжки сразу за последней страницей. Нужно использовать качественные прочные нити, их цвет не имеет значения.
Главное — вшить вкладыш так, чтобы обеспечить плотное прилегание страниц. Сделать это можно с помощью иголки или специального оборудования.
Верное оформление и подшивка вкладыша минимизируют риск того, что вкладыш признают недействительным. Теперь вы знаете, как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку.
Подводим итоги
- Оформление и ведение вкладышей осуществляют в таком же порядке, что и ведение трудовых книжек.
- Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
- Вкладыш можно только вшить в трудовую книжку, а не прикрепить каким-либо иным способом. Вшивают его, обеспечивая плотное прилегание страниц.