После завершения командировки или другого служебного задания, связанного с расходами, работник обязан отчитаться об использовании подотчетных денег. Для этого оформляется авансовый отчет. Образец заполнения 2019 состоит из трех блоков. Существуют и сроки представления этого документа. Так, сотрудник должен представить документ не позже третьего дня после возвращения из деловой поездки в другой населенный пункт. О том, как заполнить отчет правильно, расскажем в материале.
Требования к авансовому отчету
Отсчет даты представления отчета в бухгалтерию начинается для командированных лиц с даты их возвращения. Если деньги выдавались сотруднику для закупки материальных ценностей или оплаты услуг от имени предприятия, то – со дня истечения срока, установленного руководителем для выполнения поставленной задачи. В ситуации, когда сотрудник в течение трехдневного срока заболел или ушел в отпуск, дата будет отсчитываться с момента фактического выхода на работу.
В последние годы авансовый отчет (образец см. в конце статье) не менялся. Для его заполнения используют форму АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Бланк не относится к числу унифицированных. Поэтому организации коммерческого сектора экономики вправе использовать собственный шаблон.
К оформлению авансового отчета привлекается подотчетное лицо и бухгалтер. После внесения ими всех данных документ подается на утверждение руководителю. Отчет недействителен без документов, подтверждающих расходы. Каждая сумма, отраженная в отчете, должна быть обоснованной и документально подтвержденной. Для этого к отчету прикладывают, например:
- кассовые чеки;
- квитанции;
- билеты;
- посадочные талоны.
Правила заполнения
Структурно образец заполнения авансового отчета, состоит из нескольких частей. Каждый блок имеет свои особенности по оформлению:
| Раздел авансового отчета | Описание |
| Лицевая часть | В этом разделе, заполняемом бухгалтером, приводятся сведения о номере документа, дате его составления, о наименовании и реквизитах компании. Обязательно указываются данные, по которым можно идентифицировать подотчетное лицо и выданную ему авансовую сумму. Также подводятся итоги по величине израсходованных средств и размеру остатка. Если он минусовой, предприятие должно погасить задолженность перед сотрудником. |
| Отрывная расписка | Подтверждает принятие отчета бухгалтером к проверке. Этот блок заполняется бухгалтерским специалистом. Отрывная часть выдается подотчетному лицу для подтверждения факта сдачи им документа. |
| Оборотная сторона | В указанный раздел данные вносятся и подотчетником, и бухгалтером. В табличную часть подотчетный сотрудник построчно записывает понесенные им расходы с указанием реквизитов подтверждающих документов. В нижних строках таблицы выводятся итоговые суммы издержек. Бухгалтер вписывает суммарные значения, принятые к учету с привязкой к бухгалтерским счетам и субсчетам. Как заполнить авансовый отчет? Образец заполнения данного раздела см. в конце статьи. |
На завершающем этапе подотчетное лицо и бухгалтер проставляют свои подписи в отчете, документ передается руководителю организации. О факте утверждения суммы расхода свидетельствует резолюция директора на лицевой стороне бланка.
Законодательно разрешено оформление отчета в бумажном виде и в электронном формате. Избранный способ заполнения документа должен быть зафиксирован локальными нормативными документами компании. В случае если организация предпочла электронный документооборот, все заинтересованные лица должны иметь электронно-цифровую подпись (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Специально для читателей наши специалисты подготовили авансовый отчет: образец заполнения 2019. Скачать excel форму можно по прямой ссылке на сайте.