Журнал регистрации приказов по основной деятельности: образец заполнения
Приказы, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны. От распорядительных актов по личному составу их отличает то, что содержание касается большого количества работников или всех сотрудников. Бланк журнала компания разрабатывает сама, потому что унифицированной формы нет. Но можно купить готовый журнал регистрации приказов по основной деятельности, отпечатанный типографским способом, если он удовлетворяет интересам организации.
Как вести и хранить журнал регистрации приказов по основной деятельности
По аналогии с иными документами регистрации учёта и исходя из обычаев документооборота журнал, как правило, имеет титульный лист с информацией о наименовании фирмы, дате начала ведения журнала. В основной части регистрация идёт с указанием номера приказа, даты издания, сути. Может содержаться информация о том, на кого из сотрудников распространяется действие распорядительного акта или кто ознакомлен с ним.
Для некоторых компаний может быть удобным включить в журнал приказов по основной деятельности (образец заполнения выше) информацию, где (в каком отделе, подразделении, у какого специалиста) хранятся копии регистрируемого акта или кто является ответственным за исполнение распоряжения.
Поскольку законодательные требования к порядку оформления такого документа отсутствуют, то и вопросы необходимости прошивания журнала, нумерации его страниц, фиксации прошивки указанием на количество листов и закрепления это печатью разрешаются компанией самостоятельно.
Заполнение журнала регистрации приказов по основной деятельности возлагается на сотрудника, обеспечивающего документооборот в организации — секретаря, делопроизводителя, бухгалтера и т.д.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: срок хранения
Срок хранения журналов учета приказов по основной деятельности указан в пункте 182 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Хранить их следует постоянно, весь период деятельности организации. По завершению календарного года журналы подшиваются в дела и передаются на хранение в архив организации.
При ликвидации организации журналы необходимо передать на хранение в муниципальный или государственный архив.
Подведем итоги
Хотя закон не принуждает коммерческие предприятия вести документы учета приказов, практика показывает, что они выполняют свою функцию и значительно облегчают деятельность сотрудника, отвечающего за документооборот. Кроме того, наличие порядка в учете — признак серьезности организации и наличия у нее деловой культуры.