Должностные обязанности по разным «секретарским» позициям могут заметно различаться. Ознакомимся с образцом их отражения в должностной инструкции работника.
Секретарь: характеристика должности
«Секретарь» — очень емкое наименование профессии. Два человека могут быть секретарями, но выполнять довольно разную работу. Квалификационный справочник, утв. Постановлением Минтрудсоцразвития России от 21.08.1998 № 37, выделяет должности:
- корпоративного секретаря;
- секретаря-машинистки;
- секретаря незрячего специалиста;
- секретаря руководителя;
- ученого секретаря.
Ранее этом справочнике была еще одна секретарская должность — секретаря-стенографистки.
Минтрудом также принят «секретарский» профстандарт — «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Приказ от 06.05.2015 № 276н).
Он предусматривает должности:
- секретаря-администратора;
- секретаря руководителя;
- делопроизводителя и помощника руководителя (на которых работники чаще всего тоже именуются секретарями).
Таким образом, только лишь на официальном уровне выделяется порядка десяти секретарских должностей с разными обязанностями. Поэтому о наличии универсальной позиции секретаря говорить не приходится.
Работодатель заинтересован в эффективной организации труда. Поэтому при составлении должностной инструкции секретаря необходимо определиться, для какой именно секретарской должности она будет предназначена (и какой квалификационный справочник или профстандарт брать за основу).
Без должностной инструкции (ДИ) организовать работу секретаря непросто. Можно, конечно, прописать обязанности (права, ответственность и другие типичные разделы ДИ) в трудовом договоре, но это не всегда удобно для работы.
В качестве примера рассмотрим структуру ДИ секретаря руководителя. Условимся, что она составлена на основании профстандарта по Приказу № 276н.
Должностная инструкция секретаря руководителя: структура документа
Должностная инструкция секретаря руководителя может включать следующие разделы:
Общие положения
В данном разделе:
- дается ссылка на профстандарт, по которому составлена инструкция;
- указывается, что секретарь — это административно-управленческий персонал;
- перечисляются должности, перед которыми секретарь подотчетен;
- приводятся требования к квалификации, опыту, знаниям, умениям работника.
Должностные обязанности
Их у секретаря руководителя много — и связаны они могут быть:
- с помощью руководителю в вопросах планирования рабочего времени;
- с ведением телефонных переговоров (руководителя, своих);
- с работой с посетителями;
- с организацией командировок;
- с организацией конферентных мероприятий;
- с контролем над исполнением поручений руководителя;
- с организацией рабочего пространства в кабинетах (у руководителя, у себя);
- с составлением управленческой документации;
- с работой с документами;
- с обеспечением руководителя информацией;
- с обеспечением взаимодействия руководителя и других сотрудников предприятия.
Права
В случае с должностью секретаря руководителя они довольно типичны (характерны для большинства других должностей). К примеру, это права:
- на ознакомление с проектами решений руководства по деятельности секретаря;
- на внесение предложений по улучшению работы;
- на информирование руководства о проблемах (и на предложение способов их устранения);
- на запрос различной информации от коллег;
- на бесплатное пользование различными ресурсами предприятия в целях выполнения должностных обязанностей.
Ответственность
Здесь прописывается, что секретарь несет юридическую ответственность, предусмотренную:
- трудовым законодательством (за дисциплинарные проступки, причинение материального ущерба имуществу, за которое отвечает работодатель);
- административным, уголовным и гражданским законодательством (в случае иных правонарушений).
Кроме того, в разделе можно прописать, что локальными нормативами или коллективным договором предприятия могут быть предусмотрены прочие меры воздействия за нарушение секретарем трудовых обязанностей. Например — лишение или снижение премий, надбавок.
Подводим итоги
Должностная инструкция секретаря — это документ, который:
- относится к ключевым кадровым документам работника — поскольку детально регламентирует содержание его трудовой деятельности;
- оптимально привязать к характеристике должности по квалификационному справочнику или по профстандарту — поскольку секретарских должностей много, и содержание работы человека в рамках каждой из них может быть разным;
- лучше составлять, не допуская смешивания характеристик должности из разных позиций, предусмотренных квалификационными справочниками и профстандартами.