В каком порядке происходит налогообложение представительских расходов? Нужно ли удерживать зарплатные налоги, если расходы производились через сотрудника компании? На эти и другие вопросы ответим в материале.
Два слова о расходах
Среди прочих расходов компаний представительские расходы стоят особняком. Мало что вызывает столько придирок и претензий со стороны налоговых органов, как этот вид расходов. В связи с этим о налогообложении представительских расходов в 2019 нужно знать все подробности.
- на официальный прием лиц-представителей деловых партнеров и официальных лиц самой фирмы, включая их буфетное обслуживание;
- на транспортное обеспечение мероприятия (доставка приглашенных лиц и представителей фирмы до места проведения встречи и обратно);
- на переводчиков.
Налог на прибыль
Что касается налога на прибыль, то представительские расходы включаются в налоговую базу только в пределах норм. Конечно, речь идет исключительно о экономически обоснованных, документально подтвержденных расходах, направленных на получение компанией дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Сумма представительских расходов, которую можно учесть при налогообложении, зависит от расходов компании на оплату труда персонала. Учесть можно только ту сумму, которая не превышает 4% фонда оплаты труда. Сумму превышения над установленным лимитом в расходах учесть не получится.
Подробнее об этом см. «Фонд оплаты труда и представительские расходы».
НДФЛ и взносы
Часто бывает, что представительские расходы оплачиваются через физических лиц – сотрудников организации. Например, кто-то из руководства встречается в ресторане с потенциальным клиентом компании и проводит переговоры о сотрудничестве.
Налицо представительские расходы. НДФЛ с них нужно уплачивать? Ведь вроде бы сотрудник получил доход в натуральной форме, покушав за счет компании Однако налог на доходы физических лиц с суммы расходов, которые произвел работник, находясь, например, в командировке, не удерживается (п. 3 ст. 217 НК РФ). Правильность этого вывода подтверждает Минфин России (см, письмо от 07.08.2012 № 03-04-06/6-221).
Если представительские расходы понесены компанией через сотрудника, то нужно обязательно составить авансовый отчет. Обычно используют форму № АО-1, однако не возбраняется разработать, утвердить и применять собственную форму авансового отчет. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты (п. 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
К отчету нужно приложить подтверждающие документы: чеки, счета-фактуры, акты, накладные и т.п.
Поговорили про НДФЛ, а страховые взносы на представительские расходы начисляются? Разумеется, нет. Такие расходы связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей. Поэтому, ни взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование, ни взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний начислять не нужно (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).