Трудовые функции работника нередко связаны с передвижением. Выполняя поручения руководства, сотрудник может тратить деньги на топливо, покупать билеты на проезд в общественном транспорте и осуществлять тому подобные расходы. Для учета расходов данного типа составляют специальный документ. Он необходим, чтобы фиксировать все передвижения работников и учитывать расходы на бензин. Он называется маршрутный лист. Образец этого документа, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.
Зачем нужен маршрутный лист
Сразу скажем, что маршрутный лист необходим для учета передвижения работников за пределами офиса. Он оформляется для людей разных специальностей, но чаще всего его выдают курьерам, водителям, менеджерам, торговым представителям и прочим, кому по роду деятельности приходится проводить время в разъездах.
Руководитель использует маршрутные листы для выработки оптимальных маршрутов движения транспорта в целях экономии денежных средств. Также маршрутный лист нужен, чтобы в налоговой инспекции подтверждать расходы предприятия на автотранспорт. Помимо этого работники на основании данных листа получают компенсацию понесенных ими расходов.
Какой использовать бланк для маршрутного листа в 2019 году?
Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать свою форму маршрутного листа. Главное, что документ содержал всю необходимую информацию о перемещениях сотрудников и подтверждал связанные с поездкой расходы. Бланк маршрутного листа, его форма и порядок заполнения никак не связаны:
- с типом автомобиля;
- преодоленными расстояниями;
- объемами перевозимого груза.
В каждой организации маршрутные листы отражают ее собственные интересы, потребности предприятия. Форму листа утверждает директор компании своим приказом. В принципе каждая организация может разработать такой документ самостоятельно. Однако намного проще скачать бланк маршрутного листа, уже подготовленный специалистами. Это позволит значительно сэкономить время на разработку собственной формы.
Скачать бланк маршрутного листа.
Применяемый бланк маршрутного листа, а также его правила оформления рекомендуем утвердить в учетной политике предприятия или закрепить отдельным приказом. Обязательно ознакомьте ответственных лиц с этими документами.Как оформляется маршрутный лист в 2019 году
Документ оформляется в двух экземплярах. Один остается в предприятии, второй выдается на руки работнику. Маршрутные листы относятся к внутреннему документообороту компании, поэтому проставлять печать организации на них не нужно. Отчет работника и прилагаемые проездные документы служат приложением. Маршрутный лист служебных поездок (скачать бланк можно в конце статьи) проверяет бухгалтер.
Правильное заполнение листа включает в себя:
- наименование организации, выдававшей документ;
- название города, где оформлен документ;
- дату, когда совершена поездка;
- место назначения;
- цель поездки;
- время убытия и прибытия;
- информация о транспортном средстве;
- Ф.И.О. работника, на которого составлен данный документ;
- должность работника.
По потребностям предприятия также можно вводить дополнительные графы.
Удобнее всего составить маршрутный лист в виде таблицы. Составленный документ должен быть подписан работником, которому он выдается, и контролирующим сотрудником:
- непосредственным руководителем;
- бухгалтером;
- кадровиком.
Скачать бесплатно образец можно здесь.
Если в маршрутном листе допущена ошибка, неверная запись перечеркивается одной чертой, рядом вносится исправительная запись, ставится дата, подпись и Ф.И.О. сотрудника, внесшего корректировки.Сколько хранить маршрутные листы
5 лет — минимальный срок хранения маршрутных листов. При подтверждении этими путевыми листами работы людей во вредных либо опасных условиях листы должны сохраняться на предприятии в течение 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
После окончания поездки маршрутный лист должен быть сдан в отдел кадров (секретарю, в бухгалтерию) для возмещения транспортных расходов.