В личной карточке фиксируется вся персональная информация, относящаяся к работнику. Не являются исключением и сведения о предоставленных ему отпусках. О том, как данные об отпусках следует показывать в случае переноса времени отдыха, — в нашем материале.
Принципы внесения сведений об отпуске в личную карточку
Личная карточка, оформляемая работодателем на каждого человека, принимаемого на работу, относится к числу кадровых документов и заполняется на основании фактических данных, подтвержденных документами.
Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но, как правило, применение находят ее унифицированные бланки, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:
Отдельный раздел в каждом из этих бланков (VIII в форме Т-2 и IX в форме Т-2ГС(МС)) отведен для сведений об отпусках, предоставленных работнику за время работы у ведущего карточку работодателя.
Вносят в личную карточку информацию об отпусках:
- ежегодных основном и дополнительном;
- учебных;
- по уходу за ребенком;
- без сохранения заработка.
По каждому из периодов отдыха отражаются:
- его вид;
- количество фактически использованных дней;
- даты начала и окончания, соответствующие использованному числу дней;
- реквизиты приказа, на основании которого предоставлен отпуск.
Для ежегодных отпусков обязательной становится информация о периоде, к которому относятся предоставленные дни отдыха. Именно она позволяет контролировать полноту использования времени, отводимого на ежегодный отдых.
Варианты отражения переноса отпуска в личной карточке работника
Перенос отпуска (как всего, так и его частей) может происходить по разным причинам и быть по отношению к фактически используемому времени отдыха:
- заблаговременным — в этом случае корректировка сроков осуществляется в графике отпусков, а отражать перенос в личной карточке нет необходимости, поскольку после корректировки графика отпуск (или его часть) все равно окажется предоставленным по плану;
- возникшим после начала отпуска, когда данные об отпуске уже должны попасть в личную карточку.
Второй вариант переноса, как правило, относится лишь к части периода предоставленного отдыха и требует уточнения в личной карточке как числа используемых дней, так и даты, отражающей конец периода отдыха.
Вопрос оформления переноса отпуска для личной карточки законодательно не регламентирован. Поэтому работодатель может разработать правила изменения данных об отпуске самостоятельно или воспользоваться одним из следующих способов:
- В карточку до момента выхода работника из отпуска сведения времени отдыха не вносятся вообще. Если отдых имел место с переносом, то все данные о нем будут соответствовать фактическим, но в числе документов-оснований помимо приказа на отпуск будет фигурировать и приказ о переносе отпуска.
- В карточке из сведений, относящихся к отпуску, не показываются (или фиксируются карандашом) количество дней отдыха и дата его завершения. Но дата начала отдыха и реквизиты приказа на отпуск в ней будут отражены сразу. При досрочном выходе работника на работу количество дней отдыха и дата его окончания указываются как фактически имевшие место, а в описание документов-оснований добавляются реквизиты приказа о переносе отпуска.
- Вся информация о начинающемся отпуске вносится в личную карточку сразу по тем данным, которые имеются в приказе об отпуске. В случае переноса изменившиеся цифры зачеркивают и под ними записывают правильные данные. В числе документов-оснований (как и при первых двух вариантах оформления) помимо приказа на отпуск появится также приказ о переносе отпуска.
- Информация о начинающемся времени отдыха вносится в личную карточку сразу в соответствии с данными приказа об отпуске. При возникновении переноса сведения, относящиеся к переносимым дням, выделяются в отдельную строку, оформляемую точно так же, как и для записи об отпуске, но в качестве вида отпуска будет фигурировать слово «Перенос», количество дней отразится со знаком «минус», даты охватят период отдыха, оказавшийся неиспользованным, а основанием для записи станет приказ о переносе.
Образец оформления личной карточки для наиболее часто применяемого из указанных способов — с зачеркиванием цифр — представлен ниже:
В дальнейшем перенесенные дни отпуска будут предоставлены работнику в обычном порядке, т. е. с изданием своего отдельного приказа на отпуск и с оформлением отдельной записи в личной карточке. Причем и для этих дней нельзя исключать возникновения ситуации переноса.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Если нарушен порядок переноса ежегодного оплачиваемого отпуска, возможны, в частности, следующие риски:
– административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, это возможно, если перенесете отпуск несовершеннолетнего работника на следующий рабочий год;
– компенсация морального вреда, если работник заявит такие требования (ч. 1 ст. 21, ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Такое возможно, например, если перенесете ежегодный отпуск в связи с болезнью работника на другой срок без учета его пожеланий (читать далее…).
Подводим итоги
- К числу сведений, вносимых в личную карточку работника, относятся также и данные о фактически предоставленных ему отпусках. Эти данные включают в себя информацию о виде отдыха, его продолжительности (в днях и по датам начала-окончания), приказе об отпуске, а для отпусков, даваемых за определенный период, еще и о датах, характеризующих этот период.
- При переносе дней уже начавшегося отпуска сведения об этом периоде отдыха в личной карточке должны быть показаны в фактических параметрах. Способ корректировки исходных данных об отпуске для этого документа законодательно не регламентирован. Поэтому возможно как отражение фактических сведений о времени отдыха уже после его завершения, так и исправление внесенной в карточку информации с использованием зачеркивания неверной или оформления дополнительных записей, отражающих факт уменьшения количественных показателей, характеризующих отпуск.