Ежегодный отпуск — событие, планируемое заранее в графике отпусков, составляемом перед началом года использования отпуска. Однако законодательство допускает внесение изменений в этот график. Одним из видов изменений является перенос отпуска. О том, в каких случаях возможен перенос и какие документы требуются для его оформления, — в нашем материале.
Причины переноса времени отдыха
Ежегодный отпуск представляет собой период продолжительного отдыха, который складывается (ст. 120 ТК РФ) из:
- основной его части, составляющей не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ);
- дополнительно предоставляемых дней, если работник трудится в определенных условиях (ст. 116-119 ТК РФ).
Весь полагающийся работнику в очередном году отдых фиксируется в графике отпусков, который должен соблюдаться и работодателем, и работником (ст. 123 ТК РФ). Внесенное в график время отпуска может предусматривать как единовременное использование всех его дней, так и их разбивку на части.
Отклонения от утвержденного графика возможны, но требуют внесения изменений в него. Возникают такие отклонения как результат необходимости:
- продления или перенесения времени отдыха (ст. 124 ТК РФ);
- деления его на части (ст. 125 ТК РФ);
- замены денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ).
Вопрос о переносе отпуска или его части может возникать:
- по инициативе работника — в силу обстоятельств личного (семейного) характера;
- по инициативе работодателя — если отсутствие работника неблагоприятно отразится на процессе осуществления хозяйственной деятельности;
- в силу обстоятельств, из-за которых работник не может воспользоваться отпуском.
К числу обстоятельств, не позволяющих воспользоваться отпуском полностью или частично и поэтому обязывающих работодателя выполнить пожелание работника о переносе, отнесены (ст. 124 ТК РФ):
- возникшая во время него нетрудоспособность;
- необходимость исполнения гособязанностей, совпавшая с периодом отдыха;
- нарушение работодателем срока предупреждения о начале отпуска;
- невыплата (несвоевременная выплата) отпускных.
Вне зависимости от инициатора переноса и от его конкретной причины сам факт переноса и его новые сроки должны устраивать и работника, и работодателя (ст. 124 ТК РФ),
Документы, сопровождающие перенос отпуска
Решение о перенесении времени отдыха можно отразить в приказе, изданном работодателем. На основании этого приказа корректируют график отпусков.
Но для издания приказа нужен документ-основание. И таким документом становится заявление работника. Причем оформлять его нужно при всех ситуациях, требующих переноса отпуска:
- из-за личных (семейных обстоятельств) — для того, чтобы выразить просьбу, вызванную именно с такими обстоятельствами;
- в связи с необходимостью нахождения на работе — для выражения согласия с предложением работодателя об изменении времени отдыха или изложения своего варианта переноса в ответ на такое предложение;
- не позволяющих работнику использовать время отдыха — для отражения решения, принятого им в связи с возможностью реализации законодательно установленного права на изменение времени отдыха.
Документами, дополняющими заявление работника и тоже указываемыми в качестве оснований в приказе, станут:
- для второй ситуации — уведомление о переносе отпуска, полученное работником от работодателя;
- для третьей ситуации — документ, подтверждающий возникновение временной нетрудоспособности или необходимости исполнения гособязанностей.
Как вариант, заменяющий заявление, во второй ситуации согласие работника может быть зафиксировано прямо на уведомлении работодателя о переносе. В этом случае документом-основанием для издания приказа становится это уведомление. Но к описанию его реквизитов в приказе следует добавить упоминание о том, что оно содержит согласие сотрудника на перенос.
Оформление приказа о переносе отпуска
Приказ о переносе отпуска составляется по форме, разработанной самим работодателем для организационно-распорядительных документов общего назначения. Данными, обязательными для указания в таких документах, являются:
- название работодателя;
- наименование документа и его тема;
- номер, дата и место составления;
- причина создания;
- принятые решения с указанием ответственных за их исполнение лиц;
- документы, ставшие основанием для создания;
- подпись руководителя работодателя с расшифровкой;
- подписи лиц, ознакомленных с принятыми решениями.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Есть мнение, что приказ о переносе отпуска по инициативе работника обязателен, — это не так. Такой приказ законом не предусмотрен и можно перенос отпуска оформить другими приказами. Более того, законом в принципе не предусмотрено, что уход работника в ежегодный оплачиваемый отпуск нужно оформлять приказом (просто так принято на практике). Читать далее…
Подводим итоги
- Периоды, в которые работником будет использован ежегодный отпуск, отражаются в графике отпусков, утверждаемом до наступления года использования отпуска. График этот обязателен для исполнения, но в него можно вносить изменения. Внесение изменений в график требуется, в частности, при переносе (полном или частичном) времени отдыха.
- Вопрос о переносе может возникать как результат инициативы работника (в силу его личных обстоятельств) или работодателя (при наличии необходимости в нахождении работника на работе), а также из-за возникновения определенных обстоятельств, препятствующих использованию отпуска. Наличие таких обстоятельств обязывает работодателя удовлетворить просьбу работника о переносе времени отдыха. Однако в любой из ситуаций переноса новый период для предоставления отпуска должен устраивать и работника, и работодателя.
- Решение о переносе отпуска закрепляется в приказе, и этот приказ позволяет внести корректировки в график отпусков. Основанием для составления приказа служит заявление работника, которое составляется в любой из ситуаций переноса, но для каждой из этих ситуаций выполняет свою конкретную задачу, отражая либо просьбу работника, либо его согласие с предложением работодателя, либо требование о переносе. Заявление может дополняться иными подтверждающими ситуацию документами.
- Особой формы для приказа о переносе отпуска не предусмотрено. В основной его части обязательно должны быть отражены причина создания документа, принятые в связи с этим решения и перечень документов-оснований.