СЗВ-СТАЖ за 2018 год предстоит сдавать в ПФР наряду с некоторыми другими отчетными формами. Отчет введен недавно, и мы сталкиваемся с ним не так уж часто, поэтому можно что-то забыть или не учесть некоторые нюансы его оформления. С помощью наших наглядных подсказок вы сможете быстро освежить нужные знания.
Как изменилась СЗВ-СТАЖ
С 2019 года обновились формы персонифицированной отчетности, порядок их заполнения и электронный формат. В числе таких изменившихся форм и СЗВ-СТАЖ (постановление Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п).
Поправки внесены следующие:
- В форме больше нет реквизита «стр.»: порядковый номер страницы теперь не указываем.
- Убрали дублирование регистрационного номера страхователя в ПФР, а также его ИНН и КПП. Теперь эти данные указываются только один раз.
- Графу 8 формы не заполняют, если в графе 11 стоит код «ДЕТИПРЛ» (отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет, предоставленный бабушке, дедушке, иному родственнику или опекуну).
- Расширена формулировка п. 1.5: в число тех лиц, по которым сдается СЗВ-СТАЖ, включили руководителей организаций, являющихся единственными учредителями (участниками).
- В графу 14 отчета нужно вносить дату увольнения сотрудника: ранее здесь проставлялся знак «х».
- Если СЗВ-СТАЖ оформляет центр занятости для безработных, стоящих там на учете, в графе 14 напротив фамилии гражданина проставляют пометку «БЕЗР».
А теперь перейдем к деталям заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год.
СЗВ-СТАЖ за 2018 год: полезные подсказки
Чтобы подготовить и сдать СЗВ-СТАЖ, нужно учитывать требования разных нормативных документов. Например, о сроке и формах сдачи, адресах представления СЗВ-СТАЖ можно узнать из ст. 11 закона «Об индивидуальном учете в системе пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. А порядок заполнения и состав отчета, как мы уже выяснили, определены в постановлении Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Чтобы вам не блуждать по текстам разных нормативных актов, мы сконцентрировали необходимую информацию в наглядном виде:
Помимо основной информации, представленной на рисунке, дополнительно дадим еще несколько подсказок:
- Если в течение 2018 года вы уже представляли СЗВ-СТАЖ на работников, выходящих на пенсию (тип сведений «Назначение пенсии»), в СЗВ-СТАЖ (тип «Исходная») по итогам 2018 года этих работников нужно включить повторно вне зависимости от того, уволился сотрудник или продолжает трудиться.
- Если вы привлекали к работе лиц из мест лишения свободы, сведения о них подлежат включению в СЗВ-СТАЖ, поскольку отработанное время засчитывается им в стаж (ст. 1 закона № 27-ФЗ).
- При отсутствии у ИП в 2018 году деятельности и наемных работников, но исполнении им функций руководителя по договору, СЗВ-СТАЖ не подается, так как ИП уплачивает взносы сам за себя (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581 по аналогии с СЗВ-М).
Скачать новый бланк СЗВ-СТАЖ для отчета за 2018 год можно здесь.
Внеплановый СЗВ-СТАЖ: когда понадобится и как быстро нужно оформить
Форма СЗВ-СТАЖ может направляться не только в ПФР и не всегда к отчетной дате. Случаи досрочного оформления СЗВ-СТАЖ мы собрали на одной схеме:
Внеплановый экземпляр СЗВ-СТАЖ может понадобиться в любое время внутри года. При этом необходимо принять во внимание, что время на его подготовку ограничено.
Отчет по обособленным подразделениям: сдавать или нет?
Отдельный СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению нужно составить в том случае, если в 2018 году выполнялись одновременно 2 условия:
- Непосредственно в самом подразделении работникам начислялась и выплачивалась зарплата.
- У подразделения есть отдельный расчетный счет.
При оформлении раздела 1 «Сведения о страхователе» нужно указать КПП подразделения. Сдать такой отчет нужно по месту нахождения обособленного подразделения.
Если условия не выполняются, сведения по работникам подразделений нужно включить в СЗВ-СТАЖ, представляемый по месту нахождения компании.
Форма сдачи СЗВ-СТАЖ
Страхователь может отчитаться в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ, оформленной на бумаге или в электронном виде при выполнении условия о численности застрахованных лиц. Пороговое значение ─ 25 человек:
- если численность равна 25 человек и превышает эту границу, выбор у страхователя отсутствует: он обязан отчитаться по ТКС;
- если численность равна 24 человека и менее, СВЗ-СТАЖ можно представить любым из указанных способов.
Состав СЗВ-СТАЖ
Общий вид формы и ее состав представлены ниже:
Сколько разделов заполнить
Количество заполняемых разделов зависит от типа представляемых сведений:
Для каждого типа сведений свой набор разделов:
- В СЗВ СТАЖ с типами «Исходная» и «Дополняющая» нужно заполнить разделы 1, 2 и 3.
- В СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии» заполняются все 5 разделов.
Если вы составляете отчет по итогам года, нужно заполнить только первые 3 раздела.
Порядок заполнения формы
Рассмотрим первые 3 раздела формы ─ именно их предстоит заполнить страхователям по итогам года.
Раздел 1
Наиболее привычная для заполнения часть формы. В ней нужно отразить минимально-необходимый набор сведений о страхователе: его регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование.
Раздел 2
Это самый краткий по объему информации раздел. Он отражает отчетный период. В нашем случае это календарный 2018 год.
Раздел 3
Это наиболее сложный по объему и виду сведений раздел. Данные размещаются в таблице, которая состоит из 14 граф:
Сведения о стаже, отражаемые в табличной части, заполняются на основании кадровых документов: приказов о приеме на работу и увольнении, табелей рабочего времени, договоров подряда, трудовых книжек и т. д.
При заполнении раздела 3 нужно учитывать следующие правила:
- ФИО застрахованного лица отражается в именительном падеже.
- На каждое застрахованное лицо заполняется отдельная строка.
- Если с одним и тем же сотрудником в отчетном году были заключены договоры разного характера (трудовой, авторский, гражданско-правовой), сведения по каждому виду договора нужно отражать в отдельных строках и указанием в графе 11 специального кода. При этом ФИО и СНИЛС работника повторно заполнять не нужно.
- Если сотрудник какие-то периоды внутри года числился в штате, но не работал (болел, отдыхал, находился в декрете и др.), такие периоды нужно отражать в графах 6 и 7 отдельными строчками и специальными кодами в графе 11.
- Графу 14 заполните только для работников, уволенных 31.12.2018: эту дату укажите в данной графе вместо символа «х», который мы проставляли в старой форме.
Форма СЗВ-СТАЖ сдается вместе с формой ОДВ-1 (тип сведений «Исходная»), в которой обобщаются данные о количестве работников, на которых представляются сведения по форме СЗВ-СТАЖ.
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ скачайте здесь.
Коды для раздела 3: какие и где взять
Значительная часть сведений в разделе 3 отражается в закодированном виде (графы 8-12):
Все используемые в СЗВ-СТАЖ коды расшифрованы в Постановлении № 507п.
Что учесть при отправке отчета
С октября 2018 года недостаточно оформить СЗВ-СТАЖ и своевременно отправить его в фонд, чтобы считать свою отчетную обязанность выполненной. В ответ на отправленный по ТКС отчет специалисты фонда должны выслать квитанцию о его приеме. Пока такое подтверждение страхователь не получит, отчет не считается принятым. Чем грозит отсутствие квитанции? За отчет, который не принят фондом, возможны штрафы.
Штрафы за СЗВ-СТАЖ
Работодателя поджидают сразу несколько видов штрафов:
Штрафы предусмотрены ст. 17 закона № 27-ФЗ. Невыдача работнику СЗВ-СТАЖ приравнивается к нарушению трудового законодательства и карается по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Ошибки в СЗВ-СТАЖ
Все представленные в ПФР отчеты СЗВ-СТАЖ проверяются на предмет выявления в них ошибок. Среди самых распространенных ошибок: некорректное указание периода трудовых отношений, искажение в данных застрахованного лица, применение неверной электронной подписи и другие.
Характер ошибки влияет на то, сможет ли фонд учесть представленные сведения на индивидуальных лицевых счетах конкретных застрахованных лиц. От этого зависит вид представления страхователем корректирующих данных (СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая», СЗВ-КОРР с типом сведений «Корректирующая», «Отменяющая» или «Особая»).