Что представляет из себя уведомление о прекращении обработки персональных данных? В общем случае перед началом работы с персональными сведениями, касающимися работников, нужно известить Роскомнадзор. Для этого существует специальная форма уведомления, представляемая работодателем в территориальный орган Роскомнадзора. В свою очередь, компания, прекращающая такую деятельность, сдает уведомление о прекращении обработки персональных данных. Образец документа вы найдете в статье.
Обязанность не для всех
В ходе деятельности работодатели получают доступ к персональной информации работников и хранят ее в личных карточках, делах, зарплатных ведомостях и т.д. В большинстве случаев, согласие на обработку личных сведений не требуется. Ведь подавляющая масса данных связана с исполнением обязательств по трудовому договору.
В частности, не нужно согласие работника на предоставление информации контролирующим органам:
- ФНС (ст. 24 НК РФ);
- ПФР (ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
- военным комиссариатам (ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
Подробнее об этом см. «Все об обработке персональных данных без согласия субъекта».
Если же передача информации выходит за эти рамки, то требуется предварительно сообщить об этом факте Роспотребнадзору. Для этого составляется специальное уведомление об обработке персональных данных. Его можно сдать как лично в территориальное отделение Роскомнадзора, так и через Интернет, воспользовавшись порталом персональных данных (ч. 3 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ).
Напомним, что требование о сообщении контролерам о начале обработки данных не действует в ситуациях, когда данные (ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
- обрабатываются в соответствии с трудовым законодательством;
- являются доступными широкому кругу лиц;
- получены в ходе заключения договора с сотрудником, при условии, что сведения не распространяются, а используются исключительно для исполнения данного договора;
- содержат в себе только Ф.И.О. сотрудников;
- требуются для однократного пропуска на территорию работодателя и т.п.;
- включены в информационные системы персональных данных;
- обрабатываются без использования средств автоматизации;
- обрабатываются в случаях, предусмотренных законодательством о транспортной безопасности.
Подробнее об этом см. «Уведомляем Роскомнадзор о персональных данных».
Закончил – сообщи
Так зачем же требуется уведомление об окончании обработки персональных данных? Компания, закончившая обрабатывать персональные данные, обязана уведомить об этом Роскомнадзор. Таково требование действующего законодательства (ч. 7 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Причем в отличие от уведомления о начале работы с личной информацией закон устанавливает срок подачи уведомления Роскомнадзора об окончании обработки персональных данных – 10 рабочих дней с момента прекращения обработки.
В большинстве случаев персональную информацию о себе сообщают сами сотрудники. Однако в ситуации, когда данные о работнике можно получить только от третьих лиц, работодатель все равно должен заручиться согласием сотрудника. Для этого его нужно обязательно предупредить о характере запрашиваемых сведений и последствиях отказа дать согласие на получение данных (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).
Специально для читателей наши специалисты подготовили образец уведомления о прекращении обработки персональных данных. Скачать его можно по прямой ссылке на сайте.
Образец уведомления о прекращении обработки персональных данных.
