Что представляет из себя уведомление о персональных данных в Роскомнадзор? На кого распространяется обязанность по его сдаче? Все знают о том, что персональные данные работников могут быть переданы третьим лицам исключительно по их письменному согласию. Конечно, это правило распространяется не на все случаи передачи персональных данных. Также и уведомление о персональных данных в Роскомнадзор (образец заполнения ищи в статье) требуется не всегда.
Разберемся с понятиями
По роду деятельности компании (организации и индивидуальные предприниматели) имеют дело с персональными сведениями работников. В организациях хранятся документы, содержащие в себе персональные данные персонала:
- личные карточки работников;
- зарплатные ведомости;
- личные дела;
- тому подобные документы.
Источниками сведений о себе являются, как правило, сами сотрудники. В случае если сведения о работнике можно получить только от третьих лиц, работодатель все равно должен заручиться согласием работника. Для этого его нужно предупредить о характере запрашиваемых сведений и последствиях отказа работника дать согласие на их получение (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).
Отметим, что согласие на обработку персданных требуется не всегда. В ряде случаев никакого согласия не требуется. К примеру, это относится к ситуациям, связанным с выполнением оператором обязанностей, установленных действующим законодательством. К примеру, не нужно брать согласие на предоставление информации:
- ФНС (ст. 24 НК РФ);
- ПФР (ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
- военным комиссариатам (ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
Сообщаем чиновникам
Так зачем же нужно уведомление о персональных данных в Роскомнадзор и образец заполнения для ООО и других форм собственности?
- Ф.И.О., адрес работника и реквизиты паспорта, в том числе, дата выдачи документа и наименование органа, который его выдал;
- название или Ф.И.О. работодателя (оператора персональных данных), который получает согласие на обработку данных;
- цель обработки персональных сведений;
- перечень сведений, на обработку которых работник дает согласие;
- название или Ф.И.О., а также адрес лица, осуществляющего обработку данных по поручению работодателя, если обработка будет ему поручена;
- список действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие и способы их обработки;
- срок действия выданного согласия и способы его отзыва;
- подпись сотрудника.
Действительно, многие знают, что нужно сдавать уведомление о персональных данных в Роскомнадзор, а кто и когда должен сдавать, не знают. Работодатели, обрабатывающие персданные работников еще до начала обработки должны уведомить территориальное подразделение Роскомнадзора о своем желании обрабатывать данные. Это требование справедливо для всех случаев, кроме, тех ситуаций, когда сведения (ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
- обрабатываются в соответствии с трудовым законодательством;
- являются общедоступными;
- получены вследствие заключения договора с сотрудником, при условии, что сведения не распространяются, а используются для исполнения данного договора;
- содержат в себе только Ф.И.О. работников;
- требуются для однократного пропуска на территорию работодателя;
- включены в информационные системы персданных;
- обрабатываются без использования средств автоматизации;
- обрабатываются в случаях, предусмотренных действующим законодательством о транспортной безопасности.
В остальных случаях требуется уведомление о персональных данных в Роскомнадзор (скачать форму можно в конце статьи). Бланк документа вместе с порядком его заполнения утвержден приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94. В свою очередь, подробный перечень указываемых сведений содержится в части 3 статьи 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Направить документ можно на бумаге в территориальное подразделение Роскомнадзора или в электронном виде через портал персональных данных. Срок сдачи уведомления о персональных данных в Роскомнадзор не установлен.
Добавим, что существует срок уведомления о прекращении обработки персональных данных (ч. 7 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Он составляет 10 рабочих дней с момента прекращения обработки данных.
Специально для читателей наши специалисты подготовили образец уведомления о персональных данных в Роскомнадзор. Он доступен для скачивания по прямой ссылке на сайте.
Если компания (индивидуальный предприниматель) планирует работу с персональными данными сотрудников, выходящую за рамки деятельности, о которой сообщать не нужно, то о подаче уведомления забывать не следует. Компании грозит ответственность за уведомление о персональных данных в Роскомнадзор, не предоставленное в соответствии с законом (ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ).