Для учета денежных средств, выдаваемых организацией сотрудникам в подотчет, используется авансовый отчет. Бланк этого документа может разрабатываться коммерческими компаниями самостоятельно. Однако большинство предприятий по привычке использует унифицированную форму. Работа с подотчетными суммами традиционно вызывает множество самых разнообразных вопросов. Расскажем подробно об этом документе и предложим форму авансового отчета 2018.
Структура документа
Сразу скажем, что отчет делится на три блока с разным информационным назначением:
| Часть авансового отчета | Описание |
| Лицевая сторона | Раздел предназначен для внесения общих сведений об участниках операции. В этой части отражаются итоговые данные по суммам расхода, перерасхода или экономии средств. |
| Расписка | Выдается работнику компании в качестве подтверждения факта передачи бухгалтеру отчета с приложенными документами. |
| Оборотная сторона | Содержит основную информацию о произведенных тратах и их обоснованности. |
Лицевая часть
Первый информационный блок отчета заполняется бухгалтером. Авансовый отчет (скачать бланк можно в конце статьи) на лицевой странице должен отражать сведения о предприятии и должностном лице. Приводимые данные должны дать возможность идентифицировать всех участников операции. На странице отражается дата оформления документа и присвоенный ему номер.
На лицевой части указываются итоги:
- по средствам, выданным авансом;
- израсходованным по факту суммам;
- величине экономии или перерасходе.
Если при заполнении форма авансового отчета 2018 указывает на экономию, то весь ее объем должен быть возращен подотчетным лицом предприятию. При выявлении обоснованного перерасхода, средства, потраченные сотрудником из своих денег, подлежат возмещению работодателем.
Также на первой странице отчета указывается цель выделения подотчетных денег:
- командировка;
- проведение закупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) за наличные средства от имени компании;
- оплата услуг или работ, полученных предприятием.
В первом блоке указываются бухгалтерские счета, на которые относится расход по произведенным операциям. При наличии подтверждающей документации, вносятся данные о количестве приобретенных ТМЦ.
Помимо этого на лицевой части авансового отчета проставляется виза руководителя предприятия, которая обозначает, что отчет утвержден и принят к учету.
Расписка
Второй блок (отрывная часть) представляет из себя расписку. Как и бланк АО 1, авансовый отчет собственной разработки должен иметь отрезную часть. Это необходимо для того, чтобы подотчетное лицо смогло подтвердить факт сдачи отчета и подтверждающих документов в бухгалтерию работодателя. В этой части указывается такой набор сведений:
- сведения о подотчетнике;
- номер и дата авансового отчета;
- сумма, предъявленная к утверждению;
- количество приложенных оправдательных документов;
- подпись бухгалтера, который несет ответственность за своевременную проверку информации в отчете.
Оборотная сторона
На оборотной стороне формы АО-1 (авансовый отчет) предусмотрена детализированная расшифровка потраченных сумм. Каждая расходная операция вписывается в отдельную строку, по всем позициям указываются реквизиты подтверждающих документов. В конце таблицы подводятся итоги по суммам. Это фактически понесенные затраты, которые могут быть приняты к учету.
При заполнении заключительного раздела отчета просуммированные затраты должны быть приведены с указанием дебетового учетного счета и субсчета. Подотчетное лицо подтверждает отраженные в бланке затраты своей подписью. Все подписи в документе должны быть расшифрованы.
Отчет может оформляться от руки или машинописным способом. Допускается вариант его заполнения и утверждения через внутреннюю систему электронного документооборота. Минфин в своих письмах разъяснял, что электронные бланки авансовых отчетов могут применяться работодателем, если:
- у предприятия имеется техническая возможность обмена документами в электронном формате;
- на всех участников операции (подотчетное лицо, бухгалтер, руководитель) оформлены цифровые подписи;
- используемые при заполнении документа электронные подписи актуальны, по ним не истек срок действительности.
Предприятия, не использующие бланки собственной разработки, могут применять шаблоны, установленные постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Применение собственного бланка или унифицированной формы регламентируется на уровне хозяйствующих субъектов положениями учетной политики. Причем все документы, имеющие неунифицированную форму, выносятся в приложения к учетной политике.