Какие документы при увольнении по соглашению сторон необходимо оформить кадровику? Трудовым кодексом прописано право работника и нанимателя расторгать контракт по обоюдному согласию, но не приведен пошаговый алгоритм действий при документальном оформлении процедуры.
Инициатором увольнения может выступать любая из сторон. Для минимизации рисков споров по условиям прекращения сотрудничества рекомендуется предварительные договоренности зафиксировать в отдельном документе.
Расторжение трудового договора
Основанием для запуска процедуры расторжения контракта может быть заявление сотрудника или соглашение между нанимателем и увольняемым. Документы при увольнении должны быть оформлены по правилам кадрового делопроизводства. Если на соглашении отсутствует подпись одного из участников процесса, расторжение договора будет признано нелегитимным.
В соответствии с трудовым законодательством основанием для увольнения может служить соглашение сторон (в ст. 78 ТК РФ). Как его оформлять и по какому шаблону, в правовом акте не указано. Допускается заключение соглашения об условиях расторжения договора не только в письменном виде, но и в устной форме.
Последний вариант неудобен тем, что при возникновении спорной ситуации доказательной базы не будет. Список документов при увольнении по обоюдному согласию отличается от других случаев расторжения договора за счет обязанности оформления соглашения о расторжении договора.
Закон оговаривает возможность получения увольняемым выходного пособия (ст. 178 ТК РФ). Такая выплата должна быть предусмотрена локальными актами работодателя и соглашением об увольнении. Претензии со стороны работника к нанимателю по выплате выходного пособия при отсутствии указаний на эту компенсацию в колдоговоре или другом внутреннем регламентирующем документе не всегда удовлетворяются судами.
Заявление должностного лица
Если инициатором прекращения сотрудничества выступает работник, он свое намерение выражает через заявление. Список документов при увольнении сотрудника по обоюдному согласию будет стандартным. В заявительной форме необходимо указать:
- причину ухода с должности – соглашение сторон;
- дату, которой должностное лицо хочет расторгнуть договор;
- прочие условия и пожелания, характеризующие условия увольнения;
- собственноручная подпись заявителя;
- при согласии с отраженными в заявлении данными работодатель проставляет на бланке свою подпись.
Соглашение об условиях увольнения
Намерение уволиться должно быть подтверждено работником и нанимателем. Существенные условия расторжения контракта фиксируются в соглашении. Выдача документов при увольнении по обоюдному согласию осуществляется в последний трудовой день увольняемого должностного лица. Как правильно оформить соглашение:
- прописать основание расторжения договора;
- указать дату прекращения сотрудничества;
- оговорить финансовые обязательства сторон;
- подготовить два экземпляра – по одному для каждой стороны.
Одной из сторон, подписавших соглашение, должен быть руководитель предприятия. Если по объективным причинам директор отсутствует на дату составления соглашения, право подписи передается его заместителю.
При обнаружении факта удостоверения документа неуполномоченным лицом суд признает увольнение нелегитимным, работник будет восстановлен в должности. Если выдача трудовой книжки при увольнении была произведена, работник должен будет вернуть ее работодателю для внесения исправлений.
Соглашение, подписанное всеми участниками процедуры увольнения, нельзя отозвать или изменить в одностороннем порядке. При необходимости откорректировать дату прекращения сотрудничества придется составлять новое соглашение. В текстовой части нового соглашения надо сформировать два блока:
- отменяющая часть;
- обновленные условия расторжения контракта.
Приказ руководителя
После подписания соглашения руководитель компании издает приказ об увольнении. В распорядительном документе должны быть обозначены причины ухода с должности, реквизиты соглашения, фиксирующего двусторонние договоренности. Если в соглашении прописано, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении, эту информацию можно продублировать и в приказе в виде указаний кадровому отделу и бухгалтерской службе подготовить соответствующие справки и формуляры.
С текстом приказа работник должен ознакомиться до истечения периода отработки. Факт ознакомления с документом подтверждается подписью сотрудника. Если работник отказался проставить подпись, это не может служить основанием для аннулирования соглашения. При невозможности довести до работника под роспись содержание приказа об увольнении на нем необходимо сделать соответствующую пометку.
Трудовая книжка и сопутствующие документы
Сотруднику важно знать, какие документы дают при увольнении с работы. Одним из главных документов является трудовая книжка. В нее должна быть внесена запись об увольнении со ссылкой на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ (в трудовой все слова приводятся полностью, сокращения не допускаются). Книжка выдается увольняемому под роспись, одновременно делается пометка о выбытии бланка в специальном учетном журнале.
Если работник отказывается явиться за документами, работодатель может отправить их по почте (но при условии, что у нанимателя имеется письменное согласие на пересылку трудовой книжки от ее владельца). Что выдается работнику при увольнении? Справки о доходах по форме 2-НДФЛ за отработанные месяцы текущего налогового года и справка о заработках за 2 года. Дополнительно работник может попросить предоставить ему выписки из приказов, копию лицевого счета и данные из персонифицированного учета.