Стремительное внедрение во все сферы жизни электронного документооборота затронуло и такую процедуру, как представление документов при приеме на работу. Как в 2021 году выглядит перечень таких документов? Какие из документов теперь можно представлять работодателю в электронном виде, а какие только на бумаге? Что включается в обязательный набор документов для соискателя и какие справки и сведения потребуются дополнительно? Какие документы с 2021 года нужны при приеме на работу дистанционного работника? На все эти вопросы ответим в статье.
Три основных документа при приеме на работу
Стандартный минимальный обязательный набор документов при приеме на работу в 2021 году:
- Паспорт.
Поступающий на работу должен предъявить работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). Вместо паспорта соискатель может предъявить временное удостоверение личности гражданина, выдаваемое на срок оформления паспорта гражданина РФ по форме, утв. Приказом МВД России от 16.11.2020 № 773.
Иностранцы предъявляют при приеме на работу паспорт или иной документ, предусмотренный законом или международным договором (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»).
- СНИЛС.
Это может быть привычная пластиковая зеленая карточка СНИЛС или форма АДИ-РЕГ, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п, которая предъявляется работодателю на бумаге или в форме электронного документа. Оба этих документа содержат идентичные сведения (страховой номер лицевого счета, ФИО, дату и место рождения, пол и дату регистрации в ПФР).
Если СНИЛС отсутствует у дистанционного работника, при поступлении на работу получать АДИ-РЕГ он должен самостоятельно в территориальном отделении ПФР по месту жительства.
- Трудовая книжка.
Бумажная трудовая книжка постепенно уходит в прошлое из-за перехода на электронные трудовые книжки. С 2021 года на новичков, впервые поступивших на работу, бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся (п. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений…»).
Если соискатель у прежнего работодателя отказался от ведения бумажной трудовой книжки, при приеме на работу он предъявляет новому работодателю сведения о трудовой деятельности по форме, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н:
- СТД-Р (выдает прежний работодатель при увольнении работника или по его заявлению);
- СТД-ПФР (выдает непосредственно ПФР, также можно получить через МФЦ или сайт госуслуг).
Работодателю желательно зафиксировать перечень предъявленных будущим работником документов в журнале регистрации (учета) документов, предъявленных работников при приеме на работу. Это не обязательный для ведения журнал, но он поможет доказать, какие документы предъявлял работник при устройстве на работу, если возникнет трудовой спор.
Перечень дополнительных документов при приеме на работу
В определенных случаях при приеме на работу могут потребоваться дополнительные документы:
- Военный билет или временное удостоверение призывника.
Документы воинского учета обязаны предъявлять работодателю военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу.
- Документ об образовании и/или квалификации.
Если работа требует специальной подготовки или особых знаний, при приеме на работу предъявляется диплом об образовании, сертификаты, свидетельства о прохождении обучения, другие документы, подтверждающие квалификацию или наличие специальных знаний.
- Справка об отсутствии судимости.
Форма такой справки утверждена Приказом МВД России от 27.09.2019 № 660. Ее полное название — «Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования». Справку предъявляют работодателю в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного УКЭП уполномоченного должностного лица МВД России.
Предъявление такой справки может понадобиться при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию (при трудоустройстве в судебную систему, органы МВД, в качестве аудиторов или на ведущие позиции в банковском секторе и т. д.).
- Справка об отсутствии взысканий за употребление наркотиков.
Форма справки утверждена Приказом МВД России от 24.10.2016 № 665. Она свидетельствует о том, подвергался или нет гражданин административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.
Такую справку должны предъявлять работодателю лица при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, принимаемые на должности специалиста авиационного персонала или на должности, связанные с обеспечением транспортной безопасности).
- Медицинская книжка.
Форма медицинской книжки утверждена Приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402. В ней отражаются данные о прохождении медосмотров (п. 5 ст. 34 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).
Личные медицинские книжки выдаются лицам, поступающим на работы, связанные с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения (воспитателям, поварам, продавцам продовольственных товаров и т. д.).
Дополнительные документы для определенных категорий работников
При заключении трудового договора в определенных случаях потребуются следующие документы (ч. 3 и 4 ст. 63, ст. 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ, п. 4 ст. 13, п. 1 ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, постановления Правительства РФ от 22.07.2013 № 613, от 09.02.2021 № 142 и др.):
- Справка о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
- Полис ДМС, а также разрешение на работу или патент – для временно пребывающих в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства (за некоторыми исключениями).
- Разрешение на временное проживание или вид на жительство — соответственно для временно или постоянно проживающих в РФ иностранных граждан (за некоторыми исключениями).
- Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера — для лиц, привлекаемых на работу на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях.
- Иные документы: характеристики с прежних мест работы, письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет, сведения о доходах и имуществе (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей) — для лиц, претендующих на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ (их перечень приведен в Постановлении Правительства РФ от 09.02.2021 № 142) и др.
Документы при приеме на работу дистанционного работника
При приеме на работу дистанционного работника и заключении с ним трудового договора необходимо учесть следующее (ст. 312.2 ТК РФ):
- Документы, которые работник обязан предъявить работодателю при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, документы воинского учета, документ об образовании и т. д.), могут быть направлены работодателю в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законом.
- Работник обязан представить нотариально заверенные копии указанных выше документов на бумажном носителе, если работодатель потребует это.
- Законодательство позволяет заключить трудовой договор путем обмена электронными документами. Бумажный экземпляр трудового договора нужно отправить дистанционнику не позднее 3 календарных дней с момента получения от него письменного заявления.
- Для подписания трудового договора работодатель применяет УКЭП. Работник вправе использовать для этого УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
- Новички, заключающие трудовой договор впервые и делающие это посредством обмена электронными документами, оформляют СНИЛС самостоятельно — получают и передают работодателю документ, подтверждающий регистрацию в ПФР.
Какие документы оформляет работодатель при приеме сотрудника на работу
При приеме на работу документы требуются не только от соискателя, но и от работодателя. Состав документов, оформляемых работодателем при приеме на работу сотрудника:
- Трудовой договор — его можно оформить до выхода сотрудника на работу или в течение 3 рабочих дней после ее начала (ст. 67 ТК РФ).
- Приказ о приеме на работу — издайте приказ на основании заключенного трудового договора не позднее 3 рабочих дней со дня выхода сотрудника на работу (ст. 68 ТК РФ).
- Запись в трудовой книжке о приеме на работу — запись производится, если работник принес трудовую книжку. Если в трудовой книжке записано, что работник выбрал электронную форму ведения книжки на предыдущем месте работы, новый работодатель не вправе брать бумажную книжку на хранение и вносить в нее записи.
- Личная карточка — для оформления используйте собственную утвержденную форму или унифицированный бланк Т-2.
- Письменное согласие на обработку персональных данных — получите его от будущего сотрудника в соответствии со ст. 88 ТК РФ (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
- Форма СЗВ-ТД — представьте ее в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
- Уведомление военкомата — если принятый на работу сотрудник является военнообязанным, в течение 2 недель отправьте в военкомат необходимые сведения (ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53 «О воинской обязанности…»).
Кроме того, при приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с локальными нормативными актами компании (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Полезная информация от КонсультантПлюс
Образцы перечисленных документов и записей вы можете увидеть в материалах справочно-правовой системы.
Какие документы запрещено требовать от работника при поступлении на работу
Работодателю не разрешается требовать от поступающего на работу человека документы помимо тех, что указаны в ТК РФ, иными федеральными законами, президентскими указами и постановлениями Правительства РФ (ст. 65 ТК РФ).
При этом соискатель может предоставить работодателю документы по своей инициативе:
- Свидетельство о присвоении ИНН — его работодатель будет указывать в налоговой отчетности (в сведениях об отдельных физических лицах – получателях доходов). Хотя и без ИНН физлиц налоговики не вправе отказать в приеме такой налоговой отчетности (Письмо МНС России от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@).
- Справка с прежнего места работы о сумме заработка — на основании данных из этой справки будет рассчитываться пособие по временной нетрудоспособности (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»).
- Свидетельства о рождении детей — без них работник не сможет получать налоговые вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей.
- Заключение МСЭ об установлении инвалидности — она позволит работнику претендовать на льготные условия труда, а работодателю сэкономить на страховых взносах.
Подводим итоги
- При приеме на работу будущий сотрудник обязательно предъявляет работодателю паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности).
- Дополнительные документы при приеме на работу: военный билет (для военнообязанных), медицинская книжка, документ об образовании и другие.
- Работодатель при приеме на работу оформляет комплект документов: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личную карточку, форму СЗВ-ТД для ПФР и др.