Должностные обязанности документоведа

Одним из важных сотрудников на любом крупном предприятии является документовед. Должностные обязанности этого человека предполагают постоянную работу с документами, обеспечение порядка в деловых бумагах, их учет, регистрация, контроль деятельности справочно-информационной службы. Чтобы конкретизировать обязанности такого работника и обеспечить соблюдение его прав, разрабатывается специальный локальный акт.

Структура и содержание

Несмотря на то, что в соответствии с трудовым законодательством инструкцию составлять необязательно, ее наличие значительно упрощает взаимодействием между работодателем и сотрудником.

На любом предприятии должностная инструкция – это документ, регламентирующий права и обязанности каждого сотрудника, а также устанавливающий требования к его квалификации и набору профессиональных знаний. Нового сотрудника необходимо ознакомить с инструкцией под роспись при приеме на работу.

Типовая должностная инструкция документоведа включает в себя следующую информацию:

Важные разделы документаПояснение
Общие положения.В них прописываются требования к сотруднику – на это место может претендовать специалист с высшим профессиональным образованием. Требования к стажу работы не предусмотрены. Также в общих положениях прописывается круг обязательных знаний, место сотрудника в иерархии предприятия и документы, которыми он должен руководствоваться.
Обязанности работника.Необходимо прописать перечень задач, которые должен решать специалист: это организация документооборота в организации, систематизация, учет, хранение, регистрация и другие функции. Такой специалист должен хорошо разбираться в деятельности фирмы.
Права сотрудника.Он получает право на организацию рабочего места, на доступ ко всей документации, на ознакомление с распоряжениями руководства и участие в совещаниях. Также он приобретает право запрашивать необходимую информацию со всех структурных подразделений фирмы.
Ответственность сотрудника.За невыполнение своих обязанностей по ТК документовед несет дисциплинарную ответственность. За различные правонарушения (преступления) – административную и уголовную. Отдельно можно подчеркнуть меры ответственности документоведа за разглашение коммерческой тайны.

Зачем нужно составлять

Обычно должностные инструкции пишутся на основе характеристик, которые можно найти в квалификационном справочнике, утвержденном постановлением Минтруда №37 от 1998 года. Также при разработке могут использоваться профстандарты. В документе должен присутствовать полный перечень прав и обязанностей работника, это значительно упрощает решение трудовых споров.

Наличие должностной инструкции позволяет решить сразу несколько задач:

  • контроль деятельности сотрудника, проверка выполнения им всех обязанностей, обозначенных в документе;
  • ограничение обязанностей сотрудника. Это позволяет ему не выполнять чужую работу и не нести за нее ответственность;
  • обозначение четких требований для приема работника на должность. Это позволит грамотно обосновать отказ и избежать претензий;
  • предупреждение об ответственности за несоблюдение правил внутреннего распорядка и положений уголовного и административного кодексов.

Таким образом, правильное составление должностной инструкции выгодно для всех участников трудовых отношений. При разработке этого документа необходимо учитывать особенности деятельности фирмы и четко прописывать требования к получателю должности.

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Загрузка…
Комментарии