Одним из важных сотрудников на любом крупном предприятии является документовед. Должностные обязанности этого человека предполагают постоянную работу с документами, обеспечение порядка в деловых бумагах, их учет, регистрация, контроль деятельности справочно-информационной службы. Чтобы конкретизировать обязанности такого работника и обеспечить соблюдение его прав, разрабатывается специальный локальный акт.
Структура и содержание
Несмотря на то, что в соответствии с трудовым законодательством инструкцию составлять необязательно, ее наличие значительно упрощает взаимодействием между работодателем и сотрудником.
На любом предприятии должностная инструкция – это документ, регламентирующий права и обязанности каждого сотрудника, а также устанавливающий требования к его квалификации и набору профессиональных знаний. Нового сотрудника необходимо ознакомить с инструкцией под роспись при приеме на работу.
Типовая должностная инструкция документоведа включает в себя следующую информацию:
| Важные разделы документа | Пояснение |
| Общие положения. | В них прописываются требования к сотруднику – на это место может претендовать специалист с высшим профессиональным образованием. Требования к стажу работы не предусмотрены. Также в общих положениях прописывается круг обязательных знаний, место сотрудника в иерархии предприятия и документы, которыми он должен руководствоваться. |
| Обязанности работника. | Необходимо прописать перечень задач, которые должен решать специалист: это организация документооборота в организации, систематизация, учет, хранение, регистрация и другие функции. Такой специалист должен хорошо разбираться в деятельности фирмы. |
| Права сотрудника. | Он получает право на организацию рабочего места, на доступ ко всей документации, на ознакомление с распоряжениями руководства и участие в совещаниях. Также он приобретает право запрашивать необходимую информацию со всех структурных подразделений фирмы. |
| Ответственность сотрудника. | За невыполнение своих обязанностей по ТК документовед несет дисциплинарную ответственность. За различные правонарушения (преступления) – административную и уголовную. Отдельно можно подчеркнуть меры ответственности документоведа за разглашение коммерческой тайны. |
Зачем нужно составлять
Обычно должностные инструкции пишутся на основе характеристик, которые можно найти в квалификационном справочнике, утвержденном постановлением Минтруда №37 от 1998 года. Также при разработке могут использоваться профстандарты. В документе должен присутствовать полный перечень прав и обязанностей работника, это значительно упрощает решение трудовых споров.
Наличие должностной инструкции позволяет решить сразу несколько задач:
- контроль деятельности сотрудника, проверка выполнения им всех обязанностей, обозначенных в документе;
- ограничение обязанностей сотрудника. Это позволяет ему не выполнять чужую работу и не нести за нее ответственность;
- обозначение четких требований для приема работника на должность. Это позволит грамотно обосновать отказ и избежать претензий;
- предупреждение об ответственности за несоблюдение правил внутреннего распорядка и положений уголовного и административного кодексов.
Таким образом, правильное составление должностной инструкции выгодно для всех участников трудовых отношений. При разработке этого документа необходимо учитывать особенности деятельности фирмы и четко прописывать требования к получателю должности.