Должностные инструкции

Должностная инструкция офис-менеджера: образец

Ведущий эксперт по трудовым правоотношениям

На должность офис-менеджера в российских фирмах регулярно требуются люди — о чем свидетельствуют публикации по вакансиям. Работодателю важно не только найти подходящего человека на эту должность, но и правильно регламентировать его работу. В этих целях можно составить подробную должностную инструкцию (ДИ).

Офис-менеджер: что это за должность?

Особенность профессии офис-менеджера — в том, что круг характерных для нее должностных обязанностей практически никак не регламентирован законодательством. Вместе с тем это одна из самых частых вакансий на российских предприятиях.

На практике выделяют следующие основные специализации в рамках данной должности:

  •  офис-менеджер в составе руководства — отвечающий за администрирование работы офиса;
  •  офис-менеджер с преимущественными компетенциями в области документоведения;
  •  офис-менеджер с компетенциями менеджера по персоналу;
  •  офис-менеджер, выполняющий бухгалтерские функции;
  •  офис-менеджер, выполняющий функции помощника руководителя.

Есть офис-менеджеры, выполняющие работу, которая свойственна для менеджеров по сбыту, по продажам, по рекламе. Есть специализации очень узкие — при работе сотрудника в конкретном месте (например, в колл-центре или на ресепшн). Во всех случаях должность человека может звучать как «офис-менеджер».

Но в общем случае офис-менеджер — это все же руководитель. Это «начальник» офиса, и он считается им, прежде всего, из-за нахождения у него в подчинении многих других работников. В их числе — секретари, делопроизводители, работники колл-центров и ресепшн.

Не исключено, что офис-менеджер фактически будет выполнять часть их работы — «подписавшись» под определенными должностными обязанностями, что фиксируются в ДИ.

Читайте также:  Бухгалтер по расчету заработной платы: должностная инструкция (образец)

В этой статье условимся, что человек все же имеет работников в подчинении, и рассмотрим, как его правомочия отражаются на уровне должностной инструкции. Пусть он будет «классическим» офис-менеджером, относящимся к категории руководителей, отвечающим за большой объем работы.

Обязанности офис-менеджера в должностной инструкции

Типичная ДИ офис-менеджера-«начальника» офиса может содержать разделы:

«Общие положения»

Что здесь будет особенного для офис-менеджера:

  • указание на то, что он относится к категории руководителей (и это будет отличать его, к примеру, от секретаря или документоведа);
  • указание на необходимость наличия высшего образования или спецподготовки по профессии офис-менеджера, а также стажа (обычно не менее 2 лет);
  • приведение перечня знаний, характерных, главным образом, для позиции офис-менеджера (в их числе — принципы зонирования офиса, которые необязательно знать секретарю или документоведу).

«Должностные обязанности»

В основном, офис-менеджер-«начальник» занимается:

  • организацией рабочих мест;
  • распределением обязанностей между работниками офиса, оценкой их работы;
  • слежением за дресс-кодом, соблюдением правил поведения в офисе;
  • планированием расходов на офисные нужды;
  • обеспечением офиса компьютерами, канцтоварами и иными товарно-материальными ценностями;
  • организацией деловых переговоров;
  • инвентаризацией имущества в офисе.

Но это далеко не полный перечень его возможных обязанностей, а лишь самые типичные.

«Права»

Права офис-менеджера более или менее соответствуют тем, что отражаются в ДИ большинства других работников. Если говорить о специфичных для его профессии, то к таким можно отнести право на подпись и визирование документов, используемых в рамках полномочий офис-менеджера.

Читайте также:  Зарплата раньше срока и зарплата с задержкой — как отразить в 6-НДФЛ

«Ответственность»

Пожалуй, это наиболее универсальный раздел ДИ — одинаковый почти для всех должностных инструкций. Фиксируется, что офис-менеджер несет ответственность — в зависимости от совершаемых действий, по трудовому, административному, уголовному, гражданскому законодательству.

Образец должностной инструкции офис-менеджера Скачать

Подводим итоги

Должностные обязанности офис-менеджера закрепляются в должностной инструкции — документе, который:

  • определяет, что офис-менеджер — один из руководителей организации;
  • отражает большой спектр профильных знаний, которые нужны менеджеру в работе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #должностная инструкция #образец #офис менеджер

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии