Трудовая документация специалиста по кадрам по определению обязана быть образцовой. Важнейший ее компонент — должностная инструкция (ДИ).
Должностная инструкция специалиста по кадрам: назначение документа
К числу стандартных составляющих кадровой документации относится должностная инструкция. По ТК РФ ее применение, строго говоря, не предусмотрено. Но традиционно она применяется практически по всем должностям.
Одна из причин тому в том, что до сих пор формально действуют (либо фактически применяются) нормы советского кадрового законодательства. Так, ДИ — обязательная часть унифицированной системы организационно-распорядительной документации Главархива СССР от 18.03.1979, официально пока что не отмененной. Классификация кадровых документов там проработана очень хорошо — и берется за основу многими крупнейшими современными предприятиями.
Составление таких инструкций прямо предусмотрено и некоторыми действующими нормативными актами — например, Законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе», Законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании», различными ведомственными нормативами.
Должностная инструкция — в общем случае локальный норматив (ознакомление с которым, к слову, должно быть произведено до подписания трудового договора), где регламентируются, прежде всего, права и обязанности работника на соответствующей должности. Все эти пункты в принципе можно включить и в трудовой договор, но все же ДИ удобнее, поскольку:
- Функции, права и обязанности по должности, как правило, одинаковы вне зависимости от того, какой конкретно человек ее занимает.
Поэтому, гораздо менее трудозатратно составить одну инструкцию для всех работников по соответствующей должности и ссылаться на нее в трудовых договорах — чем увеличивать объем каждого трудового договора на текст, соответствующий инструкции.
Проще в этом случае и согласовывать изменения в ДИ: работодателю не надо поднимать договоры и носить их по рабочим местам. Достаточно обойти коллег с «одним листом» для сбора подписей, подтверждающих согласие с корректировками положений должностной инструкции.
- В большинстве организаций принято, что функции, права и обязанности по любой должности не составляют тайны и совершенно прозрачны для всех занимающих ее работников.
В свою очередь, если отражать их в «приватных» трудовых договорах, то это наверняка поспособствует взаимному недоверию между работниками и работодателем.
Рассмотрим, что может включать должностная инструкция специалиста по кадрам.
Структура ДИ специалиста по кадрам
Типичная должностная инструкция специалиста по кадрам содержит следующие разделы:
Общие положения
Там прописывается:
- порядок назначения и освобождения работника от должности;
- то, кому подчиняется работник;
- то, какими нормативами работник руководствуется.
Квалификационные требования
Устанавливаются они в отношении:
- уровня образования и опыта работника;
- перечня источников знаний, которыми должен владеть кадровик.
Должностные обязанности
Указывается, какого рода работу выполняет кадровик. Чаще всего она связана со следующими направлениями деятельности:
- комплектованием своей организации кадрами;
- участием самого кадровика в подборе, отборе, адаптации кадров;
- учетом личного состава;
- ведением личных карточек, алфавитной картотеки, штатных книг работников;
- оформлением приема на работу и увольнения людей;
- подготовкой проектов приказов и распоряжний по кадрам;
- ведением личных дел работников;
- ведением и учетом трудовых книжек, вкладышей;
- учетом отпусков, а также ведением графиков по ним;
- обеспечением передачи личных дел и кадровых документов работников в архив;
- участием кадровика в работе комиссий — квалификационных, аттестационных;
- работой с вакансиями;
- отчетностью по личному составу;
- оформлением больничных (в пределах компетенции работника — например, в части отражения в листках нетрудоспособности сведений о стаже);
- взаимодействием с другими организациями и частными лицами (в пределах компетенции работника).
Права
Чаще всего в ДИ прописывается, что кадровик имеет право:
- предлагать руководству методы улучшения работы своего отдела;
- запрашивать у руководителей необходимые сведения для своей работы;
- повышать собственную квалификацию.
Ответственность
Кадровик, как правило, отвечает:
- за неисполнение своих обязанностей, закрепленных в ДИ;
- за несоблюдение правил и норм охраны труда, санитарии, противопожарной защиты, техники безопасности;
- за неисполнение положений распорядительных документов руководства.
Подводим итоги
Должностная инструкция кадровика — это:
- документ, в котором прописываются, прежде всего, права и обязанности сотрудника на соответствующей позиции (дополненные положениями о квалификационных требованиях, ответственности работника и иными нормами, разъясняющими сущность его трудовой функции);
- локальный норматив, с которым человек знакомится до подписания трудового договора;
- документ, одинаковый (как правило) по содержанию для всех лиц, занимающих соответствующую должность — и потому устанавливающий прозрачные, способствующие росту доверия к работодателю, условия работы для всех сотрудников.