В трудовой книжке фиксируются все случаи трудоустройства человека. Этот документ дает возможность подтвердить наработанный стаж. Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Чем это грозит работнику и работодателю при выявлении дубликата? Ответы надо искать в действующей законодательной базе.
Регламентация порядка ведения трудовых книжек относится к сфере влияния ТК РФ и специализированных постановления Минтруда и Правительства. Расскажем подробно, чем может обернуться наличие 2 трудовых книжек у работника.
Зачем нужна трудовая книжка
Трудовая книжка – ключевой документ при исчислении трудового стажа. До внедрения персонифицированного учета органы ПФР использовали данные трудовых книжек в качестве основы при назначении пенсий и определении размера ежемесячных выплат. Можно ли иметь 2 трудовые книжки? Если у человека будет две разных книжки с отличающимися в них записями по трудоустройству, возникнет путаница с сопоставлением их данных со сведениями персонификации.
Законодатели прогнозируют постепенный отказ от ведения бумажных трудовых книжек. Переход на электронный трудовые запланирован на 2020 год. Именно такую дату введения электронных трудовых книжек в России озвучил Дмитрий Медведев.
Планируется заменить книжки на бумажных носителях единой электронной базой данных, администрированием которой будет заниматься Пенсионный фонд. Если это предложение удастся реализовать, вопрос о том, можно ли иметь две трудовые книжки, отпадет. Все заведенные книжки перед внедрением новой системы должны быть проверены работодателями на достоверность и корректность заполнения, после чего документы будут сданы в ПФР.
Текущие законодательные нормы предполагают ведение трудовых книжек только в бумажном формате с дублированием данных о приеме и увольнении наемного персонала в персонификации. Ключевые правила оформления кадровых документов раскрыты в:
- Трудовом кодексе (ст. 66 ТК РФ);
- постановлении Правительства от 16.04.2003 № 255;
- постановлении Минтруда, от 10.10.2003 № 69.
При трудоустройстве работник должен отдать работодателю оригинал своей трудовой книжки. Можно ли ему завести вторую трудовую книжку и оформиться по ней на другое предприятие? Законодательство предусматривает возможность ведения только одной книжки. Если физическое лицо трудоустроено в нескольких местах, в одной компании он будет числиться как по основному месту работы, в другой фирме он будет значиться как совместитель. Записи в трудовую заносятся основным работодателем, у него и должен храниться этот документ.
При желании отразить в трудовой книжке факт трудоустройства по всем работодателям можно ли завести новую трудовую книжку? Нет, это запрещено законодательством на федеральном уровне. У гражданина есть право инициировать внесение записей по дополнительным местам работы наравне с основным. Но делается это в одной трудовой книжке.
Когда человек впервые поступает на работу, трудовую заводит его работодатель. Документ остается на хранении в кадровой службе до момента расторжения трудовых отношений. В день увольнения сотрудник получает оригинал заполненной книжки на руки под роспись.
С этого момента ответственность за сохранность бланка и сведений в нем возлагается на владельца трудовой. При поступлении на работу в другое предприятие необходимо предъявить старую трудовую, записи будут заноситься в хронологическом порядке, накапливаясь на протяжении всей трудовой деятельности человека.
Две трудовых – кого накажут
Если у физического лица оформлены две трудовые книжки, это дает ему возможность скрывать от потенциальных работодателей факт работы в прошлом на низкоквалифицированных должностях.
Предоставляя в отдел кадров второй экземпляр трудовой, сотрудник не задумывается о последствиях своих действий. Законодательные нормы расценивают такой шаг как сокрытие данных о трудовом стаже. Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Нельзя, при обнаружении факта задвоения кадровых документов работодатель вправе инициировать увольнение недобросовестного работника.
Если будет выявлено, что у сотрудника имеется несколько трудовых книжек, работодатель может начать служебное расследование. Итогом следственных мероприятий будет признание виновности сотрудника в предоставлении ложных сведений при заключении трудового договора. Если заведены и используются сразу две трудовые книжки, ответственность для работника будет проявляться в увольнении по инициативе работодателя с указанием в причинах расторжения отношений пункта 11 статьи 81 ТК РФ.
Если вторая книжка появилась у работника после утраты первоначального экземпляра документа, то в нее вносятся данные по трудоустройству за предшествующие периоды.
Восстановленная трудовая считается единственным бланком, обладающим правовой силой даже в том случае, если по прошествии времени будет обнаружен первый экземпляр трудовой. Таким образом, сделать новую трудовую книжку можно в случае утери и порчи старой.
Определить, какая из книжек является восстановленной, а какая должна быть признана неактуальной, можно по надписи «Дубликат», которая проставляется в восстановленном документе.
При оформлении социальных пособий по разным трудовым человеку придется вернуть все полученные средства. Такие неправомерные действия наказываются по нормам следующих статей:
- ст. 7.27 КоАП (штраф или административный арест до 15 суток);
- ст. 159, 327 или 395 УК РФ (в зависимости от квалификации правонарушения – мошенничество, подделка документов или присвоение чужих денег).