Трудовые книжки

Электронная трудовая книжка — вносим изменения в локальные нормативные акты

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

На протяжении 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) планомерно входили в нашу жизнь с целью вытеснения бумажных предшественников. Введение ЭТК в обращение потребовало от организаций проведения работы по обновлению локальных нормативных актов. В какие сроки их необходимо обновить? В какие именно документы требуется внести изменения в связи с переходом на ЭТК? На эти и другие вопросы отвечаем в материале.

Плюсы введения ЭТК

Переход на использование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде преимущественно мотивирован удобством.

Плюсы ЭТК:

  • снижение финансовой нагрузки на работодателя, вызванной приобретением, а также необходимостью ведения и обеспечения сохранности привычных бумажных книжек и вкладышей к ним;
  • удаленное назначение пенсий без бумажной волокиты;
  • снижение уровня ошибок, неточностей в данных о трудящихся;
  • безопасность хранения сведений;
  • возможность оперативного получения информации о трудовой деятельности;
  • дистанционное трудоустройство;
  • удобство получения госуслуг по данным ЭТК.

Какой срок установлен для внесения изменений

П. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…» требует проведения всех необходимых мероприятий по подготовке и организации работы c ЭТК (то есть по передаче данных о трудящихся в электронном виде) в срок до конца 2020 года.

В какие документы вносить изменения

Закон не содержит конкретного списка актов, подлежащих редактированию, он лишь указывает на необходимость издания новых или изменения действующих в компании локальных актов, следуя установленному порядку.

Читайте также:  Постановление Мишустина об электронных трудовых книжках

По мнению экспертов к списку локальных нормативных актов (ЛНА), в которых работодателям необходимо зафиксировать введение электронных трудовых книжек, следует отнести следующие внутренние документы компании:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • коллективный договор.

А изданием приказов по организации — обозначить сам факт перехода на электронный формат ведения сведений, а также назначить ответственных за это лиц.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Это документ, с которого начинается переход на электронный формат ведения сведений, подготовительный этап. Поскольку никакой унифицированной формы с требованиями к содержанию не существует, работодатель на свое усмотрение закрепляет в нем важные моменты, например:

  • утверждение плана мероприятий по переходу на ЭТК;
  • определение ответственных за проведение работы по уведомлению работников, сбор из заявлений;
  • установление ответственных за предоставление в ПФР отчетов СЗВ-ТД и СЗИ-ТД в части полноты и достоверности сведений и соблюдения сроков.

Оформите его на бланке предприятия или в установленной в организации форме. Как и любой приказ по организации, приказ о переходе на ЭТК подлежит регистрации в книге учета с присвоением номера.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте бланк и образец приказа о переходе на электронные трудовые книжки.

Электронные трудовые книжки и ПВТР

ПВТР — емкий по содержанию документ, заключающий в себе описание нюансов взаимоотношений предприятия и работников, начиная с момента трудоустройства, заканчивая их увольнением. Наличие и порядок ведения ПВТР регламентированы ст. 189, 190, 372 ТК РФ.

Такой важный момент, как введение в оборот электронных сведений о деятельности граждан, не может не повлечь за собой необходимость внесения изменений в ПВТР.

Утверждение как первоначальной, так и последующих редакций ПВТР осуществляет руководитель, согласовав содержимое с профсоюзной организации (иным выборным органом). Редактированию подлежат пункты и разделы, в которых упоминается о трудовых книжках. При этом требований к конкретным формулировкам, формам, масштабов изменений нет, так как нет и установленного образца самих ПВТР.

Читайте также:  Кто покупает вкладыш в трудовую книжку — работник или работодатель?

Какие конкретно изменения необходимо внести в ПВТР? Вот некоторые возможные формулировки:

  • «В момент оформления на работу гражданин обязан предоставить трудовую книжку/сведения о трудовой деятельности за исключением случаев, когда работник поступает на работу впервые».
  • «Руководитель приказом назначает лицо из числа работников компании, отвечающее за ведение и предоставление в Пенсионный фонд России отчета по форме СЗВ-ТД».
  • «С 1 января 2020 года компания в электронном виде ведет и предоставляет в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности каждого работника».
  • «В срок не позднее 15 числа следующего месяца ответственное лицо формирует и направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности работников компании за отчетный месяц».
  • «При увольнении компания выдает сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации затребованным в заявлении способом в день прекращения трудового договора».
  • «Если работник обнаружит некорректную или неполную информацию в электронной трудовой книжке, компания по письменному заявлению работника обязана исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности».

При необходимости можно ввести новые разделы: например «Обязанности работодателя». В нем пропишите регламентированные сроки сдачи сведений в ПФР, а также порядок назначения ответственных лиц.

Электронные трудовые книжки и колдоговор

Еще один важный документ — коллективный договор. Если в нем содержатся положения, касающиеся трудовых книжек, их следует дополнить указанием на электронную альтернативу. Здесь возможно обойтись заключением дополнительного соглашения к договору при условии, что вносимые правки невелики по объему.

Читайте также:  Приказ о приеме на работу (форма Т-1а): порядок заполнения и образец

А если в вашей компании ПВТР — приложение к колдоговору, то редактированию подлежит всего один акт.

Принятие новой редакции коллективного договора осуществляется только после обсуждения с представительным органом работников.

Подводим итоги

  • Начиная с 2020 года работодатели проводят работу по обновлению локальных актов, уведомлению работников, сбору с них заявлений.
  • Приказом по организации определяется план мероприятий по введению в оборот ЭТК, назначаются ответственные лица за проведение работы среди персонала, а также за предоставление в ПФР отчетных форм.
  • Внесение положений об ЭТК, а также ведение и предоставление электронных данных о трудовой деятельности касается таких документов как ПВТР, коллективный договор.
Теги: #лна #локальные акты #электронная трудовая книжка #этк

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии