Для минимизации риска внесения в трудовую книжку недостоверных данных работодатель может инициировать применение голограмм для этого типа документов. Куда клеить образец голограммы в трудовой книжке? Законодательных разъяснений по этому вопросу нет, каждое предприятие самостоятельно решает, как им использовать такой способ защиты данных. Место расположения специального защитного элемента напрямую зависит от того, какую информацию работодатель хочет защитить в первую очередь.
Правовая база
Трудовое законодательство дает определение трудовой книжке – документ, в котором накапливаются и систематизируются сведения о наработанном стаже человека (ст. 66 ТК РФ). Куда клеится голограмма в трудовой книжке и нужна ли она, ТК РФ не оговаривает. Нет прямых указаний по необходимости введения в кадровый документооборот дополнительных элементов защиты данных и в других правовых актах, регламентирующих вопросы оформления трудовых книжек:
- постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
- постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Нет точных разъяснений и от отраслевых ведомств. В их рекомендациях отсутствуют пояснения по необходимости использования в трудовой книжке голограммы. Куда клеить такие элементы остается неважным. Законодательный пробел позволяет сделать вывод о том, что введение дополнительного уровня защиты персональных данных через голографические изображения является прерогативой работодателей.
Руководитель каждого предприятия может своим приказом ввести в систему документооборота обязательное использование голограмм, позже эта практика может быть прекращена на основании другого распоряжения директора.
Как применять голограммы
Наличие голограммы в трудовой книжке позволяет защитить кадровые документы от подделок. Если на отдельных страницах книжки будут присутствовать голографические изображения, это будет свидетельствовать о достоверности внесенных на этот лист данных. При помощи такого элемента можно:
- обеспечить дополнительный уровень безопасности от несанкционированного внесения правок в документ;
- удостоверить подлинность подписей;
- защитить от подделки отраженные в книжке данные о работе;
Ответ на вопрос, куда наклеить голограмму в трудовой книжке зависит от целей внедрения этого защитного средства – если поставлена задача минимизировать риск искажения персональных данных, то голограмму надо расположить на титульной странице.
Голографические изображения можно использовать не только на основных листах трудовой книжки, но и на вкладышах. Законодательно не урегулировано, куда клеится голограмма в трудовой книжке, фото и рекомендации от органов власти по этой тематике отсутствуют. Вследствие этого не предусмотрена и ответственность для работодателей за отказ от применения дополнительных защитных мер в отношении кадровой документации. Если наклейки в книжке нет, это не означает, что документ стал недействительным.
Работодатель при желании обеспечить дополнительную защиту кадровых данных от подделок может потратить свободные средства в закупку голографических наклеек. Предприятия сами решают, насколько для них важна голограмма в трудовой книжке, и куда ее клеить (фото примеров размещения наклейки можно найти в интернете). Если денег на введение голографической системы защиты данных в бумажных бланках нет, то достаточно стандартных мер предосторожности.
Выпуском трудовых книжек занимается единственное предприятие – Объединение «ГОЗНАК». Полномочия по изготовлению такого типа бланков этой компании предоставлены приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н. Каждая книжка имеет базовую защиту от подделок. Этого достаточно для выполнения законодательных требований по минимизации рисков подделок кадровых бланков. Если работодатель считает, что голограмма в трудовой книжке, где ее клеить, он сам должен решить.