Кадровое делопроизводство

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Юрист-консультант

Срок хранения табеля учета рабочего времени установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 от 20.12.2019 (далее — Перечень). Где и как долго должен храниться табель, читайте в нашей статье.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Перечень стали применять с февраля 2020 года. До него работодатели руководствовались Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Но с введением нового прежний утратил силу.

В части сроков хранения табеля ничего не поменялось. Строка 402 нового Перечня устанавливает, что табели (графики) и журналы учета рабочего времени должны храниться в течение 5 лет. Однако если на предприятии вредные или опасные условия труда, то сроки значительно продлеваются. Для документов, законченных делопроизводством (ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):

  • до 01.01.2003 — 75 лет;
  • после 01.01.2003 — 50 лет.

При этом срок хранения начинают считать с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по документу (ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). К примеру, табель учета за апрель 2020 года нужно хранить до 31 декабря 2025 года, потому как отсчет хранения начнется с 1 января 2021 года.

Читайте также:  Составляем акт об отказе подписать приказ (образец)

Помимо табеля учета, организация должна хранить и другие документы по личному составу.

Наименование Сроки хранения Строка в Перечне
Расчетные платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы 6 лет, при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет 295
Лицевые счета, карточки-справки по заработной плате 50/75 лет 296
Приказы о приеме, перемещении, увольнении, оплате, аттестации, отпусках по уходу за ребенком и без сохранения заработка 50/75 лет 434
Приказы о ежегодных отпусках или в связи с обучением, дежурствах, служебных проверках, командировках 5 лет 434
Приказы о дисциплинарных взысканиях 3 года 434
Трудовые договоры, соглашения об их изменениях или расторжении 50/75 лет 435
Личные дела 50/75 лет 445

Где и как хранить табель учета рабочего времени

Работодатель обязан обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Обычно табели сроком хранения 5 лет лежат в бухгалтерии п. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ. Однако если численность на предприятии большая, то их лучше сдавать в архив, чтобы экономить место. Бланки, которые должны храниться 50 или 75 лет, сразу сдаются в архив.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Нормативно не определено, в каком отделе вы должны хранить табель учета рабочего времени. На практике оригинал обычно хранят в бухгалтерии, а в отделе кадров — копию с подписью бухгалтера о получении оригинала. Подходящее для вас место хранения табеля можете прописать, например, в положении о табельном учете рабочего времени (читать далее…).

Под архив выделяется отдельное помещение, которое должно быть специально оборудовано. Документы защищаются от прямых солнечных лучей и влажности. Не рекомендуется использовать электрические приборы, которые могут привести к возгоранию, например, обогреватели.

В архив не должны попадать посторонние лица, поэтому нужно установить пропускную систему или нанять сотрудника, который будет контролировать хранение бумаг и по надобности выдавать документацию.

Документы можно хранить и в электронном виде, но они должны быть заверены квалифицированной подписью. Для сохранности их размещают сразу на нескольких устройствах. Доступ и просмотр электронных бумаг должен быть ограничен для посторонних лиц.

Порядок хранения документов утверждается учетной политикой предприятия. При этом для хранения информации о работнике важно взять его согласие на обработку персональных данных (ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Подводим итоги

  • Табель учета рабочего времени следует хранить 5 лет, а если на предприятии сложное или вредное производство, то 50 или 75 лет.
  • Документ можно хранить в электронном виде, но сразу на нескольких устройствах и в закрытом доступе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #рабочее время #срок #табель

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии