Срок хранения табеля учета рабочего времени установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 от 20.12.2019 (далее — Перечень). Где и как долго должен храниться табель, читайте в нашей статье.
Сколько хранить табель учета рабочего времени
Перечень стали применять с февраля 2020 года. До него работодатели руководствовались Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Но с введением нового прежний утратил силу.
В части сроков хранения табеля ничего не поменялось. Строка 402 нового Перечня устанавливает, что табели (графики) и журналы учета рабочего времени должны храниться в течение 5 лет. Однако если на предприятии вредные или опасные условия труда, то сроки значительно продлеваются. Для документов, законченных делопроизводством (ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):
- до 01.01.2003 — 75 лет;
- после 01.01.2003 — 50 лет.
При этом срок хранения начинают считать с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по документу (ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). К примеру, табель учета за апрель 2020 года нужно хранить до 31 декабря 2025 года, потому как отсчет хранения начнется с 1 января 2021 года.
Помимо табеля учета, организация должна хранить и другие документы по личному составу.
| Наименование | Сроки хранения | Строка в Перечне |
| Расчетные платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы | 6 лет, при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | 295 |
| Лицевые счета, карточки-справки по заработной плате | 50/75 лет | 296 |
| Приказы о приеме, перемещении, увольнении, оплате, аттестации, отпусках по уходу за ребенком и без сохранения заработка | 50/75 лет | 434 |
| Приказы о ежегодных отпусках или в связи с обучением, дежурствах, служебных проверках, командировках | 5 лет | 434 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 434 |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменениях или расторжении | 50/75 лет | 435 |
| Личные дела | 50/75 лет | 445 |
Где и как хранить табель учета рабочего времени
Работодатель обязан обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Обычно табели сроком хранения 5 лет лежат в бухгалтерии п. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ. Однако если численность на предприятии большая, то их лучше сдавать в архив, чтобы экономить место. Бланки, которые должны храниться 50 или 75 лет, сразу сдаются в архив.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Нормативно не определено, в каком отделе вы должны хранить табель учета рабочего времени. На практике оригинал обычно хранят в бухгалтерии, а в отделе кадров — копию с подписью бухгалтера о получении оригинала. Подходящее для вас место хранения табеля можете прописать, например, в положении о табельном учете рабочего времени (читать далее…).
Под архив выделяется отдельное помещение, которое должно быть специально оборудовано. Документы защищаются от прямых солнечных лучей и влажности. Не рекомендуется использовать электрические приборы, которые могут привести к возгоранию, например, обогреватели.
В архив не должны попадать посторонние лица, поэтому нужно установить пропускную систему или нанять сотрудника, который будет контролировать хранение бумаг и по надобности выдавать документацию.
Документы можно хранить и в электронном виде, но они должны быть заверены квалифицированной подписью. Для сохранности их размещают сразу на нескольких устройствах. Доступ и просмотр электронных бумаг должен быть ограничен для посторонних лиц.
Порядок хранения документов утверждается учетной политикой предприятия. При этом для хранения информации о работнике важно взять его согласие на обработку персональных данных (ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Подводим итоги
- Табель учета рабочего времени следует хранить 5 лет, а если на предприятии сложное или вредное производство, то 50 или 75 лет.
- Документ можно хранить в электронном виде, но сразу на нескольких устройствах и в закрытом доступе.