Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2019 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
Что такое авансовый отчет
Авансовым отчетом называется документ, составляемый в бумажной или электронной форме, где сотрудник описывает произведенные в интересах компании траты и подтверждает их первичными документами (чеками, квитанциями). Готовая бумага предоставляется в сроки:
- не позднее трех дней с момента возвращения специалиста из командировки;
- в трехдневный период с даты окончания срока, на который выделялись денежные средства;
- в течение 3-х дней с момента возвращения специалиста из отпуска или больничного.
Если у сотрудников остались неизрасходованные денежные средства, они обязаны сдать их в кассу компании в указанные сроки.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Унифицированная форма документа АО-1, утвержденная Госкомстатом, не является обязательной для использования в 2019 году. Работодатель вправе разработать собственный бланк и закрепить локальным актом.
Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты».
Отчет содержит следующую информацию:
- название компании, где трудоустроен работник;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- выданная сумма;
- цели, для которых она предназначалась;
- перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
- размер остатка средств, если таковой имеется.
В качестве подтверждения составитель отчета прикладывает первичные документы по каждой трате. Готовый отчет заверяется собственноручной подписью сотрудника и сдается в бухгалтерию предприятия.
Бухгалтер проверяет сданный документ и делает на его основании проводки в учетной программе. Если обнаружены ошибки, неточности, бумага возвращается составителю для доработки.
Изменения в работе с подотчетниками
Каковы же свежие новости – изменения в авансовых отчетах в 2019 году? Новшества есть и касаются они правил расчетов с подотчетниками.
В середине 2017 года были приняты нормативные акты, изменяющие порядок совершения кассовых операций, в частности, указание ЦБ РФ от 19.06.2017 №4416-У. Суть нововведений сводится к следующему:
- в 2019 году заявление сотрудника не является обязательным требованием для выдачи денег под отчет. Достаточно приказа, распоряжения руководителя компании.
- денежные средства можно выдавать сотруднику вне зависимости от того, погашена ли задолженность по ранее взятым суммам. Однако фирма может установить запрет на повторную выдачу локальным актом, чтобы свести к нулю риски невозвратов.
- перед выдачей денег из кассы проводится сверка расчетов со специалистом.
Подотчетные средства может получить специалист, нанятый компанией по трудовому контракту, или физическое лицо, работающее с фирмой по гражданско-правовому договору.
Алгоритм работы с «подотчетниками» с 2019 года следующий:
- сотрудник приходит к кассиру с приказом о выдаче средств под отчет, составленным в произвольной форме и подписанным руководителем фирмы.
- кассир проводит сверку расчетов и выдает нужную сумму.
- работник едет в командировку или совершает иные траты, для которых предназначались деньги.
- по прибытии в трехдневный период он отчитывается по совершенным расходам перед бухгалтерией, сдает излишек (если он имеется) в кассу.
Новые правила коснулись исключительно порядка выдачи средств подотчетным лицам. Таким образом, в 2019 году изменения в авансовых отчетах отсутствуют. Работники по-прежнему готовят их по форме, закрепленной работодателем, и сдают в бухгалтерию.