Изменения в авансовых отчетах в 2018 году

Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2018 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.

Что такое авансовый отчет

Авансовым отчетом называется документ, составляемый в бумажной или электронной форме, где сотрудник описывает произведенные в интересах компании траты и подтверждает их первичными документами (чеками, квитанциями). Готовая бумага предоставляется в сроки:

  • не позднее трех дней с момента возвращения специалиста из командировки;
  • в трехдневный период с даты окончания срока, на который выделялись денежные средства;
  • в течение 3-х дней с момента возвращения специалиста из отпуска или больничного.

Если у сотрудников остались неизрасходованные денежные средства, они обязаны сдать их в кассу компании в указанные сроки.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Унифицированная форма документа АО-1, утвержденная Госкомстатом, не является обязательной для использования в 2018 году. Работодатель вправе разработать собственный бланк и закрепить локальным актом.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты».

Отчет содержит следующую информацию:

  • название компании, где трудоустроен работник;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
  • выданная сумма;
  • цели, для которых она предназначалась;
  • перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
  • размер остатка средств, если таковой имеется.

В качестве подтверждения составитель отчета прикладывает первичные документы по каждой трате. Готовый отчет заверяется собственноручной подписью сотрудника и сдается в бухгалтерию предприятия.

Бухгалтер проверяет сданный документ и делает на его основании проводки в учетной программе. Если обнаружены ошибки, неточности, бумага возвращается составителю для доработки.

Изменения в работе с подотчетниками

Каковы же свежие новости – изменения в авансовых отчетах в 2018 году? Новшества есть и касаются они правил расчетов с подотчетниками.

В середине 2017 года были приняты нормативные акты, изменяющие порядок совершения кассовых операций, в частности, указание ЦБ РФ от 19.06.2017 №4416-У. Суть нововведений сводится к следующему:

  • в 2018 году заявление сотрудника не является обязательным требованием для выдачи денег под отчет. Достаточно приказа, распоряжения руководителя компании.
  • денежные средства можно выдавать сотруднику вне зависимости от того, погашена ли задолженность по ранее взятым суммам. Однако фирма может установить запрет на повторную выдачу локальным актом, чтобы свести к нулю риски невозвратов.
  • перед выдачей денег из кассы проводится сверка расчетов со специалистом.

Подотчетные средства может получить специалист, нанятый компанией по трудовому контракту, или физическое лицо, работающее с фирмой по гражданско-правовому договору.

Алгоритм работы с «подотчетниками» с 2018 года следующий:

  • сотрудник приходит к кассиру с приказом о выдаче средств под отчет, составленным в произвольной форме и подписанным руководителем фирмы.
  • кассир проводит сверку расчетов и выдает нужную сумму.
  • работник едет в командировку или совершает иные траты, для которых предназначались деньги.
  • по прибытии в трехдневный период он отчитывается по совершенным расходам перед бухгалтерией, сдает излишек (если он имеется) в кассу.

Новые правила коснулись исключительно порядка выдачи средств подотчетным лицам. Таким образом, в 2018 году изменения в авансовых отчетах отсутствуют. Работники по-прежнему готовят их по форме, закрепленной работодателем, и сдают в бухгалтерию.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии