Прием на работу

Как арендовать автомобиль у работника (договор)

Использование личного транспорта сотрудников в интересах компании — ситуация распространенная. Она возникает, когда работодатель заинтересован в мобильности сотрудников, но не имеет возможности или желания предоставить им служебный транспорт для выполнения трудовых функций. Мы расскажем, как оформить с сотрудником договор аренды его автомобиля, какие при этом могут возникнуть риски и как их избежать.

Как оформить использование личного транспорта сотрудника

Использование личного автомобиля в служебных целях можно оформить несколькими способами.

Один из них — прописать в трудовом договоре или соглашении к нему сумму компенсации за пользование имуществом сотрудника (ст. 188 ТК РФ). Но есть нюанс — в налоговых целях расходы на выплату такой компенсации можно учесть только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если ограничиться этой лимитированной суммой, работник не сумеет покрыть расходы даже на ГСМ, не говоря о других тратах (техобслуживание, ремонт, страховка и т. д.).

Вариант получения от сотрудника автомобиля в безвозмездное пользование мы не рассматриваем, так как у компании могут возникнуть проблемы с налогом на прибыль (п. 8 ст. 250 НК РФ), а сотруднику такое положение дел, скорее всего, будет невыгодно.

Наиболее подходящим с точки зрения налоговых последствий вариантом является оформление с сотрудником договора аренды автомобиля. На этом способе остановимся подробнее.

Законодательные требования

Закон не запрещает работодателю арендовать у своего сотрудника его личный автомобиль для использования в служебных целях. Главное требование — договор аренды должен быть заключен в письменной форме независимо от срока (ст. 633, 642 ГК РФ).

Текст договора напрямую зависит от вида аренды автомобиля — с услугами по его управлению и эксплуатации (то есть с экипажем) или без него. Для каждого случая гражданское законодательство предусматривает свои требования и нюансы, которые должны найти отражение в договоре:

Читайте также:  «Штатка» для ООО: образец 2019

ГК РФ допускает, что отдельные обязанности и ответственность арендатора и арендодателя устанавливаются и регулируются договором аренды (ст. 636-638 и др.).

Государственной регистрации такие договоры не подлежат.

Структура договора аренды авто

При оформлении договора аренды личного автомобиля сотрудника важно не упустить все существенные условия.

Раздел договора Что включить в текст
Предмет договора
  • Опишите предмет договора с указанием характеристики передаваемого в аренду автомобиля и реквизитов документов на него;
  • укажите сумму оценки автомобиля, учитываемую при возмещении ущерба;
  • пропишите реквизиты документа, подтверждающего право собственности арендодателя на передаваемый в аренду автомобиль;
  • перечислите принадлежности, передаваемые вместе с автомобилем (сигнализация, комплект автошин и т. д.);
  • уточните, что автомобиль передается арендатору для использования в коммерческой деятельности;
  • включите в раздел иные необходимые условия
Права и обязанности сторон Перечислите:

  • права и обязанности арендатора (вовремя уплачивать арендную плату, не передавать автомобиль в субаренду и т. д.);
  • права и обязанности арендодателя (поддерживать надлежащее состояние автомобиля, осуществлять его текущий и капитальный ремонт и т. д.)
Арендная плата Детализируйте:

  • размер арендной платы;
  • периодичность внесения арендных платежей;
  • способ передачи арендной платы арендодателю;
  • порядок пересмотра арендной платы
Ответственность сторон
  • Пропишите порядок возмещения убытков при гибели или порче автомобиля;
  • обозначьте ответственность арендодателя за вред, причиненный автомобилем третьим лицам и его право на предъявление арендатору регрессного требования;
  • установите санкции за нарушение срока уплаты арендных платежей и несвоевременную передачу автомобиля
Сроки по договору
  • Отразите срок аренды и дату вступления в силу договора аренды;
  • зафиксируйте возможность пролонгации договора путем заключения отдельного соглашения;
  • укажите условия и порядок одностороннего досрочного расторжения арендодателем договора аренды и его право требовать возмещения убытков (при неуплате арендатором арендной платы, использовании автомобиля не по назначению и т. д.);
  • включите в текст раздела порядок досрочного расторжения договора по инициативе арендатора и по соглашению сторон
Разрешение споров Зафиксируйте досудебный (на стадии переговоров) и судебный порядок разрешения споров
Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор)
  • Предусмотрите освобождение сторон договора при возникновении форс-мажора;
  • опишите порядок извещения сторон договора об обстоятельствах непреодолимой силы;
  • включите в текст раздела условие о сдвиге сроков выполнения обязательств по договору
Заключительные положения
  • Укажите количество экземпляров договора;
  • приведите перечень неотъемлемых приложений к договору (акт приема-передачи автомобиля, копии документов, подтверждающих страхование и др.);
  • отразите иные необходимые условия
Адреса, реквизиты и подписи сторон Пропишите подробные данные арендатора и арендодателя

В системе КонсультантПлюс вы найдете образец договора аренды личного автомобиля в служебных целях между работником и работодателем.

Что указать в договоре про транспортный налог

Транспортный налог уплачивает непосредственно собственник автомобиля (ст. 357 НК РФ). Передача транспортного средства в аренду этого правила не изменяет.

Ссылку на указанную законодательную норму и обязанность сотрудника по уплате транспортного налога можно включить в текст договора, чтобы изначально уточнить все налоговые обязательства и исключить недопонимание.

Налоговые риски неверно оформленного договора аренды автомобиля у работника

Договор аренды автомобиля без экипажа является наиболее привлекательным для арендатора — арендные платежи законно полностью списываются в составе «прибыльных» расходов и не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина от 18.06.2018 № 03-15-07/41602).

Налоговики такие договоры пристально изучают и часто доначисляют страховые взносы, если выясняют факт управления сотрудниками своими автомобилями. При этом в договоре аренды с сотрудником часто отдельно не указывается стоимость услуг по управлению транспортным средством, которую требуется облагать взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Договор аренды без экипажа контролеры переквалифицируют в «экипажный» и доначисляют страховые взносы. По их расчетам отсутствие в договоре указания на стоимость услуг по управлению автомобилем позволяет произвести доначисления со всей суммы арендной платы.

Верховный суд не возражает против такого подхода налоговиков (Определение ВС РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395). А нижестоящие суды эту позицию взяли на вооружение (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 17.06.2019 по делу № А32-37747/2018). Хотя ранее компаниям удавалось отбиться от «страховых» доначислений (см., к примеру, Постановление АС Западно-Сибирского округа от 06.02.2017 по делу № А27-15074/2016).

Если у вас остались вопросы по аренде автомобиля у работника, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Как снизить налоговый риск при аренде транспорта

Существует способ законного снижения налогового риска, если вы заключили со своим работником договор аренды его автомобиля, и он использует транспортное средство во время работы. Для этого оформите сразу два договора:

  • Договор аренды автомобиля без экипажа — укажите в нем сумму арендной платы и иные условия арендных отношений.
  • Договор оказания услуг по управлению транспортным средством — указанную в нем стоимость услуг нужно облагать страховыми взносами.

Возможно, сотрудник свой автомобиль во время работы не использует или эксплуатирует его наряду с другими сотрудниками для служебных поездок. Тогда выиграть спор в суде есть шансы, если получится доказать эти обстоятельства документально.

Подводим итоги

  • Договор аренды личного автомобиля, заключаемый между работодателем и сотрудником, должен быть оформлен в письменной форме вне зависимости от срока.
  • При составлении текста договора следует ориентироваться на нормы гражданского законодательства (§ 3 «Аренда транспортных средств» ГК РФ) и учитывать возможные налоговые риски от переквалификации обычного договора аренды в «экипажный» договор.
  • В тексте договора важно прописать до мельчайших деталей не только предмет договора и обязанности сторон, а также важно детализировать порядок и сроки уплаты арендных платежей, условия досрочного расторжения договора аренды, алгоритм действий сторон договора при наступлении форс-мажора и иные необходимые условия, а также указать подробные адреса и реквизиты сторон договора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #автомобиль #водитель #договор

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии