Бухгалтерский учет

Как правильно списать долг подотчетника без документов

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Подотчетное лицо, получая на руки деньги на приобретение тех или иных ценностей для нужд компании, обязано отчитаться о произведенных тратах, а остаток неизрасходованных средств вернуть в кассу предприятия. К сожалению, встречаются недобросовестные работники, которые документально подтвердить расход не могут и отказываются вернуть неизрасходованные деньги. Расскажем о том, как поступить работодателю с задолженностью подотчетника и не привлечь внимание контролирующих органов.

Списать задолженность подотчетника без документов

Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает возможности отражения в бухгалтерском учете документально неподтвержденных операций (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»): любые траты подтверждаются документами, говорящими о целесообразности такого расхода. Однако бухгалтерам приходится сталкиваться с фактами отсутствия документов, подтверждающих расходование средств, и «поломать голову» над тем, как выйти из сложившейся ситуации, то есть списать затраты без предоставления первичных документов.

Отсутствие первички лишает возможности:

Это ведет к накоплению задолженности подотчетного лица перед работодателем и рано или поздно привлечет внимание со стороны налоговых инспекторов.

Просто списать долг, не имея на руках первички, бухгалтер не может, но существуют способы обойти «острые углы» и избавиться от задолженности со стороны подотчетного лица.

Восстановление копий документов, подтверждающих расход

Если расходы произведены, товары закуплены, услуги оплачены, но по тем или иным причинным документы-основания утеряны, утрачены, попытайтесь восстановить их. Для этого необходимо обратиться к поставщику с просьбой о выдаче:

  • дубликатов квитанций приходных ордеров;
  • копий z-отчета кассира за день покупки;
  • копий товарных и кассовых чеков и др.
Читайте также:  Подарки сотрудникам: проводки

Перечисленные документы подкрепите к объяснительной записке, в которой необходимо перечислить все произведенные траты с указанием дат совершения и сумм, а также объяснить причину утраты оригиналов документов.

Готовый пакет документов приложите к заполненному авансовому отчету, на основании которого бухгалтер спишет задолженность.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Удержать задолженность из зарплаты подотчетника

К такому способу закрытия задолженности подотчетного лица работодатель может прибегнуть, когда документы, подтверждающие обоснованность трат не найдены или не восстановлены. Вычесть невозвращенную сумму подотчета из зарплаты сотрудника можно в строго ограниченный срок — 1 месяц с последнего дня периода, установленного для возврата подотчетных сумм. Этот период компания определяет сама изданием приказа руководителя.

Удержать сумму из зарплаты бухгалтер вправе только после издания приказа и наличия письменного согласия работника на совершение этих манипуляций. Если последнее получено, готовится приказ, зарегистрировать который необходимо не позднее месяца с крайнего дня срока, отведенного работодателем для возврата подотчета.

Образец приказа может выглядеть так:

Образец приказа на удержание из зарплаты невозвращенных средств Скачать

Бухгалтер в такой ситуации сделает следующие проводки:

  • Дт 94 Кт 71 — отражена не погашенная в срок задолженность подотчетного лица;
  • Дт 70 Кт 94 — задолженность подотчетного лица удержана из зарплаты.

Даже если согласие работника получено, а приказ издан в срок, из зарплаты можно удержать максимум 20% от суммы на руки (к выплате на карту). Если этих средств недостаточно, удержание производят на протяжении нескольких месяцев до полного погашения задолженности.

Читайте также:  Проводки по расчетам с работниками (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»)

Когда работник отказывается вернуть сумму, за которую не смог отчитаться, взыскать ее работодатель сможет только через суд (ст. 137 ТК, Письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1).

Подарить сумму долга

По сути этот способ закрытия задолженности подотчетного лица аналогичен предыдущему. Отличие в том, что работник не лишится части зарплаты. Оформите фиктивно оказание материальной помощи или награждение денежным подарком подотчетника.

Материальная помощь и подарки в размере до 4 000 рублей за год подоходным налогом не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…»). Подарок стоимостью дороже 3 000 рублей необходимо оформить договором (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Простить задолженность подотчетному лицу

Еще один способ избавиться от задолженности подотчетника — простить долг (ст. 415 ГК РФ). В основном долг прощают не отчитавшемуся за полученный аванс руководителю. Как поступить с непогашенной задолженностью других работников — решает сама компания. С одной стороны, директор может «войти в положение», с другой — прощенная задолженность послужит дурным примером для остальных.

Прощение долга оформляется соглашением между компанией-работодателем и подотчетным лицом. При этом необходимо не допустить ущемления прав других лиц в отношении имущества организации.

Образец соглашения о прощении долга:

Образец соглашения о прощении долга Скачать

В бухгалтерском учете такая операция отражается записями:

  • Дт 94 Кт 71 — отражена не погашенная в срок задолженность подотчетного лица;
  • Дт 91 субсчет «Прочие расходы» Кт 94 — долг подотчетника включен в состав прочих расходов.
Для целей налогового учета списать прощенную задолженность подотчетного лица нельзя (Письмо Минфина от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125). Также не включается в расходы для налогообложения задолженность, во взыскании которой суд отказал.

В расходы компания вправе включить задолженность:

Читайте также:  Можно ли выдавать валюту под отчет?

Такая ситуация влечет обложение подоходным налогом прощенной суммы в день заключения соглашения о прощении долга, а также начисление страховых взносов. Удерживается НДФЛ из текущей зарплаты, но не более 50%. Если НДФЛ превышает эту величину — удержите в несколько этапов.

Оформить заем для возврата задолженности подотчетного лица

Еще один способ списать задолженность подотчетного лица — оформить договор беспроцентного займа: компания предоставляет деньги в пользование работнику с обязательством вернуть их. Проблему невозврата задолженности такой способ решает едва ли, но вот предоставить сотрудники отсрочку по его возврату и избежать дебетового сальдо по счету 71 — вполне.

Однако беспроцентное пользование предоставленными работодателем средствами — экономия на процентах (если бы заем был получен в банке), то есть материальная выгода. На эту сумму необходимо начислить 35% НДФЛ.

Подводим итоги

  • Существует несколько вариантов избежать повисшей и накапливающейся дебиторской задолженности по счету 71:
    • Вариант 1 — восстановить или продублировать документы, подтверждающие расход полученных под отчет средств.
    • Вариант 2 — удержать задолженность из зарплаты.
    • Вариант 3 — удержать задолженность из фиктивно оформленного денежного подарка или матпомощи.
    • Вариант 4 — простить задолженность.
    • Вариант 5 — переоформить задолженность из подотчетной в задолженность по беспроцентному займу.
  • Совсем без документов списать задолженность подотчетника нельзя. Прибегая к альтернативным способам закрытия задолженности, компания должна оформить ряд иных документов.
Теги: #задолженность #подотчет

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии