Трудовые книжки

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Юрист-консультант

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новая альтернатива традиционной бумажной, отражающая карьерный путь человека. Если в организацию устраивается работник с цифровой версией книжки, то процедура оформления не отличается от стандартной. За исключением того, что вместо бумажной трудовой он принесет непривычную справку.

Особенности приема на работу работника с ЭТК

При трудоустройстве гражданин предоставляет новому работодателю информацию о своей карьерной деятельности. Эти сведения содержатся в трудовой книжке, а если гражданин перешел на ЭТК, то в электронном реестре пенсионного фонда.

Принимая такого работника, кадровик должен попросить у него (ст. 65 ТК РФ):

  • паспорт;
  • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
  • документ о регистрации в системе персонифицированного учета (АДИ-РЕГ) в бумажном или электронном виде — можно получить в отделении или личном кабинете ПФР;
  • документ воинского учета;
  • документы об образовании.

Исходя из специфики деятельности работодатель все также может требовать справку об отсутствии судимости, наркотической зависимости, психических заболеваний.

Работник, перешедший на электронную книжку, предоставляет сведения о трудовом движении в виде справки СТД-Р. Ее выдает предыдущий работодатель в день увольнения. Документ распечатывается и подписывается директором предприятия или отправляется электронным файлом, заверенным ЭЦП.

Но справка отражает период работы только на последнем месте, а кадровику нужно рассчитать страховой стаж гражданина за всю жизнь. Поэтому кандидату придется предоставить еще и обычную трудовую или информацию из пенсионного фонда.

Читайте также:  Дискриминация при приеме на работу

Второй вариант для работодателя надежнее первого, поскольку достоверно отражает карьерное движение гражданина. Справка предоставляется в форме СТД-ПФР и содержит трудовую историю. Кандидат может запросить ее в многофункциональном центре, в пенсионном фонде или на «Госуслугах». Если же работник показал традиционную трудовую, то забирать ее нельзя. Она будет храниться у владельца.

Оформив работника, кадровик должен сообщить в территориальный ПФР о приеме гражданина с помощью отправки нового отчета по форме СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа. Документ отражает должность, структурное подразделение, профессию, специальность, квалификацию трудящегося.

В дальнейшем по каждому лицу кадровик будет собирать информацию об их карьерном движении в электронном виде и передавать ее в пенсионный фонд тем же отчетом (форма СЗВ-ТД), но уже до 15 числа каждого месяца. При этом организации с численностью от 25 человек подают данные в xml-формате (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

В процессе деятельности сотрудник может запросить сведения из трудовой, например, для получения кредита. Раньше делали копию бумажной книжки, но теперь когда она электронная, потребуется дать выписку по форме СТД-Р. Это та же справка, которую приносил работник при трудоустройстве от бывшего работодателя. Ее необходимо выдавать не только при увольнении, но и по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Справка печатается на бумаге и подписывается руководителем либо предоставляется электронным файлом, подтвержденным ЭЦП.

Читайте также:  Письмо Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496

Новый работник хочет перейти на ЭТК

Трудоустраивающийся к новому работодателю работник может пожелать перейти на электронную книжку. Тогда справки СТД-Р при поступлении на работу у него не будет, и он предъявит бумажную трудкнижку. Кадровик оформит прием работника как обычно и через 5 дней сделает в книжке запись о назначении на должность (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).

Чтобы перевести его на ЭТК, придется выполнить ряд действий:

  • Выдать работнику уведомление об изменении законодательства в части учета сведений о трудовом стаже.
  • Получить от него ответ о выборе в пользу электронного формата.
  • Сделать в трудовой запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ», заверить подписью и печатью организации, ознакомить работника и выдать книжку на руки.

С этого момента кадровик не несет ответственности за хранение трудовой книжки работника. А когда он решит уволиться, то получит только справку СТД-Р.

Если у вас остались вопросы по электронным трудовым книжкам, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Подводим итоги

  • Оформление работника с электронной трудовой идентично стандартной процедуре.
  • Для расчета страхового стажа недостаточно одной СТД-Р. Нужно дополнительно получить традиционную книжку или справку СТД-ПФР.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #прием на работу #трудовая книжка #электронная трудовая книжка #этк

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии