Трудовые книжки

Как в 2019 году заверять копии трудовых книжек по новым правилам: образец

Бухгалтер-эксперт с 10-летним стажем

Трудовая книжка содержит данные о занятости человека. Документ хранится у работодателя, при необходимости сотрудник получает копию. Расскажем, как правильно ее заверить.

Правила выдачи копии трудовой книжки

Если человеку необходимо доказать факт трудоустройства, он обращается с заявлением к работодателю. Специалист кадровой службы:

  • копирует каждый заполненный разворот — изображения допускаются хорошо различимые, контрастные;
  • проставляет номера и сшивает листы;
  • делает заверяющую отметку, подписывает и ставит печать.

В ближайшие 3 рабочих дня работодатель обязан предоставить сотруднику заверенную копию (ст. 62 ТК РФ).

Как заверяется копия трудовой книжки в 2019 году

Согласно п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 заверенной копия признается при наличии особых реквизитов, имеющих юридическое значение.

С 1 июля 2018 новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает требования к оформлению документов. Согласно п. 5.26 отметка о заверении подтверждает соответствие подлиннику.

Надпись содержит:

Заверение трудовой книжки

Для удобства ручную надпись может заменить штамп (п. 4.26 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Заверение электронных документов, воспроизведенных на бумажном носителе, происходит аналогично. Это относится и к электронным трудовым книжкам, которые появятся в 2020 году.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Рассмотрим, как заверить копию трудовой книжки, на примере.

Читайте также:  Запись в трудовой при увольнении по собственному желанию: образец

Пример

Бухгалтер Пименова А. А. 25.06.2019 обратилась к работодателю АО «ГРПЗ» с заявлением о выдаче копии трудовой книжки. В ближайшие 3 рабочих дня начальник кадровой службы Авдюхина А.С. предоставила результат:

Титульный лист

Заверение трудовых книжек (титульный лист)

Сведения о работе (награждениях)

Заверение трудовых книжек (сведения о работе)

Последний заполненный разворот

Чаще всего сведения о трудоустройстве гражданин представляет для подтверждения своей занятости, наличия постоянного заработка. Поэтому копия последних заполненных страниц документа дополняется записью о работе по настоящее время:

Заверение трудовых книжек (последний разворот)

Как заверить многостраничную копию трудовой книжки

Пронумерованные и сшитые листы копии допускается заверить единой надписью. Для этого на обороте последнего листа на нитки приклеивается кусок бумаги (концы ниток должны из-под него «выглядывать»), на котором указывается следующее (в нашем примере — 3 листа):

Заверение многостраничной копии трудовой книжки

В таком случае последний заполненный разворот допустимо сопроводить надписью «По настоящее время работает в занимаемой должности» с указанием уполномоченного лица, его подписью и датой.

Некоторые тонкости процедуры заверения трудовой книжки

При оформлении заверенных сведений следует обратить внимание на некоторые моменты:

1

Расположение печати Частично должна занимать копированный разворот, но не загораживать при этом текст

2

Наличие печати Согласно разъяснению Минтруда (Приказ от 31.10.2016 № 589н), Закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ отменяет обязанность АО и ООО иметь печать. Если она все же есть, сведения о ней закрепляются в Уставе.

Это означает:

  • если печать есть, ее оттиск проставляется при заверении;
  • если печати нет — записи сопровождаются подписью уполномоченного лица.

О том, обязан ли ИП использовать печать, читайте здесь

3

Кто уполномочен заверять копии трудовых книжек Неправомочность лица, подписавшего документ, влечет его недействительность. Правом заверить копию трудовой обладают (п. 45 Постановления Правительства 16.04.2003 № 225):

  • руководитель (или ИП);
  • сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями по приказу (распоряжению) руководителя

4

Кто заверит копию безработному гражданину Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1, засвидетельствовать верность копий документов вправе нотариус. Заявителю следует предъявить книжку и паспорт

5

Место хранения При хранении трудовых книжек в номенклатурных делах в записи о местонахождении подлинника прописывают даты и номера дел.

Если трудовые книжки хранятся в сейфе, ящике, лотке, в формулировке ссылаются на характеристику, позволяющую отличить один сейф от другого, например, инвентарный номер.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Такой срок не установлен. Но так как копия призвана воспроизводить информацию подлинника (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013), верной она остается до момента появления очередной записи в книжке.

Срок действия копии по своему усмотрению устанавливает учреждение, в которое документ представляется.

Например, банки при выдаче кредита, как правило, ограничивают период актуальности одним месяцем со дня заверения. Поэтому сроки уточняют по месту требования.

Подводим итоги

  • Работодатель обязан заверить и предоставить копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником.
  • Заверительная надпись в 2019 году дополняется ссылкой на местонахождение подлинника документа.
  • Юридическое значение заверенная копия имеет при подписании уполномоченным лицом.
  • Срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен и уточняется по месту требования.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #2019 #образец #трудовая книжка

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии