Дистанционные сотрудники относятся к штатному персоналу организации. На них распространяется большинство трудовых прав и обязанностей, предусмотренных ТК РФ. Разберемся, может ли работодатель направить удаленного сотрудника в командировку, и если да, то как правильно это оформить.
Можно ли направить в командировку дистанционного работника
Командировка — часть трудовых отношений. Направить в нее можно лишь того сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дистанционные работники — штатный персонал: с ними, как и другими сотрудниками, заключается трудовой договор. Отличие лишь в том, что договор этот о дистанционной работе.
Дистанционная работа — трудовая деятельность, осуществляемая сотрудником вне места нахождения работодателя и принадлежащего ему стационарного рабочего места. Взаимодействие между работодателем и удаленщиком происходит путем обмена электронными документами по интернету.
На дистанционных сотрудников распространяются нормы трудового законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ. Эта глава не содержит запретов или особенностей, связанных с направлением удаленщиков в командировку: их, как и обычных офисных работников, можно направлять в командировку. Единственное отличие лишь в том, что для дистанционных сотрудников в понятие «командировка» входит в том числе и поездка в офис работодателя.
Особенности командировки при дистанционной работе
Командировка — служебная поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок и особенности направления сотрудников в служебные поездки регламентируется ТК РФ и Положением, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).
Продолжительность командировки ТК РФ не ограничивает: работодатель сам определяет ее длительность с учетом объема, сложности и иных особенностей служебного задания (п. 4 Положения). Направляется сотрудник в командировку по письменному распоряжению работодателя. Отказаться от служебной поездки в общем случае сотрудник не может.
Исключения:
- Беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ).
Направлять беременную женщину в командировку нельзя даже при наличии письменного согласия от нее.
- Несовершеннолетние сотрудники (ст. 268 ТК РФ).
Их также нельзя направить в командировку независимо от согласия или желания. Исключение предусмотрено только для сотрудников, должность (профессия или работа) которых включена в Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252.
С письменного разрешения допускается направление в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):
- женщин, у которых есть дети до 3 лет;
- матерей или отцов, воспитывающих детей до 5 лет в одиночку;
- работников, у которых есть дети-инвалиды;
- сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи.
Поездка дистанционного работника в офис работодателя — это командировка
Под командировкой понимается поездка по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения определенного задания. Для дистанционного сотрудника местом постоянной работы является место его нахождения (проживания). Таким образом, выезд удаленщика в офис работодателя — это командировка, которая требует соответствующего документального оформления и оплаты (Письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 и Письмо Минфина от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).
При этом не имеет значения, где находится офис работодателя: в регионе, где проживает работник или в другой местности. Местонахождение работодателя повлияет лишь на порядок компенсации командировочных расходов.
Если сотрудник каждый день возвращается домой, суточные ему не выплачиваются, но он может получить компенсацию расходов на проезд. Вопрос о том, насколько целесообразно работнику каждый день возвращаться домой, работодатель решает самостоятельно в каждом конкретном случае (п. 11 Положения).
Оформление командировки дистанционного сотрудника
Направление удаленного сотрудника в командировку производится на основании приказа руководителя, который можно составить:
- По унифицированной форме Т-9, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Основанием для издания этого документа является либо служебное задание, либо служебная записка (см. «Приказ на командировку (форма Т-9): образец»).
- В свободной форме на бланке, разработанном самостоятельно.
В этом случае приказ должен содержать обязательные реквизиты первичных документов, подробнее о них можно узнать из этой статьи.
Оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и журнал учета выбывающих в командировки сотрудников с 2015 года не нужно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Их нужно оформлять, только если такая обязанность прописана в локальных документах организации.
После того как приказ готов, с ним необходимо ознакомить сотрудника. Сделать это можно 3 способами:
- При личной явке работника в офис работодателя для подписания документа.
- Путем направления приказа по электронной почте (в этом случае подписанный экземпляр приказа работник может направить работодателю вместе с авансовым отчетом уже после окончания командировки).
- Путем направления бумажного варианта приказа по почте.
Если приказ направляется в электронной форме, его нужно подписать ЭЦП. Дополнительно высылать сотруднику бумажный вариант приказа не нужно. После получения документа сотрудник ставит на нем свою ЭЦП и высылает обратно работодателю.
Расходы на командировку дистанционного сотрудника
При направлении в командировку удаленного сотрудника ему оплачиваются (ст. 168 ТК РФ):
- затраты на проживание;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- суточные;
- иные затраты, произведенные с ведома и разрешения работодателя.
По окончании командировки удаленщик в течение 3 рабочих дней должен предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных средствах. К нему также необходимо приложить документы, подтверждающие затраты на проезд и проживание.
Не требует подтверждения расходование суточных в пределах норм, установленных ТК РФ или локальным актом организации. Максимальный и минимальный размеры суточных законодательством не установлены, поэтому работодатель вправе прописать их в локальном нормативном акте. Но существуют лимит суточных, не облагаемый НДФЛ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ):
- 700 руб. для поездок по России;
- 2500 для заграничных командировок.
Подводим итоги
- ТК РФ не запрещает направлять в командировку удаленного сотрудника.
- Трудовое законодательство не предусматривает каких-либо особенностей в документальном оформлении и оплате командировки дистанционных сотрудников.
- Приказ о направлении в командировку дистанционному сотруднику можно направить в электронной форме с ЭЦП.
- По возвращении из командировки удаленщик должен предоставить работодателю авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими понесенные расходы.