Кому положена компенсация проезда к месту отдыха и обратно
Жить и трудиться в регионах с суровым климатом непросто. Поэтому работа на Крайнем Севере (КС) и в приравненных к нему районах с особыми климатическими условиями дает сотрудникам право на определенные льготы: применение повышающего коэффициента к зарплате, дополнительные дни оплачиваемого отдыха и «отпускную» компенсацию транспортных расходов и не только (см. закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1).
Обратите внимание! С 1 января 2022 года действует новый Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к ним, утвержденный постановлением Правительства от 16.11.2022 № 1946. Принять его пришлось из-за изменений в административно-территориальном делении России, которые произошли с момента утверждения предыдущего списка.
Денежная компенсация дороги к месту отдыха c Крайнего Севера выплачивается из средств работодателя. Право на нее один раз в два года получает каждый работник, официально трудоустроенный в регионе с особыми климатическими условиями, при этом ни стаж работы, ни должность не имеют значения. Речь идет о возмещении стоимости проезда одного или нескольких пассажиров и провоза их багажа к месту отдыха и обратно, если оно расположено в пределах Российской Федерации.
Важно! Поездки в другие страны оплачиваются полностью только при наличии соответствующего пункта в коллективном или трудовом договоре. Если такого пункта нет, предприятие обязано оплатить только перемещение сотрудника до границы РФ и обратно — от границы до места жительства.
Некоторые работодатели трактуют правило «один раз в два года» по-своему и выплачивают компенсацию только тем, кто отработал не менее двух лет в одной и той же организации. Такой подход в корне неверен и нарушает права работника: по закону в двухлетний период включается время работы в определенной местности, а не у конкретного работодателя. Следовательно, даже если сотрудник, отработав год или полтора и за это время не воспользовавшись правом на льготный проезд, перейдет в другую организацию, расположенную в районах Крайнего Севера, он все еще может получить компенсацию при оформлении отпуска у нового работодателя. Но для этого ему придется предъявить подтверждающую справку с предыдущего места работы.
Как происходит компенсация стоимости проезда к месту отдыха в разных видах и категориях транспорта
Общий порядок предоставления льготы закреплен ст. 325 ТК РФ. Хотя транспортные расходы в отпуске возмещаются только один раз в два года, отрабатывать полные два года после трудоустройства, чтобы обратиться к работодателю за компенсацией, не нужно. Как только сотруднику предоставят ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы в организации, он сразу же может подать заявление на оплату проезда из средств работодателя.
Важно! Компенсация выплачивается на основании приказа руководства вместе с отпускными (не позже, чем за три дня до ухода сотрудника в отпуск). Задержка выплаты или необоснованный отказ считается грубым нарушением закона и грозит работодателю штрафом.
Компенсация выплачивается до, а не после отпуска, и должна покрывать фактические расходы сотрудника на проезд, но не выше стоимости проезда (п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства от 12.06.2008 № 455):
- железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования, за исключением такси. При его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сидениями.
Если сотрудник едет на личном автомобиле, компенсируйте стоимость топлива, которое он израсходовал, исходя из норм расхода топлива для конкретного автомобиля и кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил, утв. постановлением Правительства от 12.06.2008 № 455). Нормы расхода установлены в Методических рекомендациях, утв. распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р. Компенсацию выплатите только при наличии документов, подтверждающих его пребывание в месте использования отпуска: квитанции из гостиницы, дома отдыха, пансионата и т. д. или справки о регистрации по местопребыванию.
Если сотрудник не предоставил проездные документы, то компенсировать расходы на проезд можно только при наличии документов, которые подтверждают его пребывание в месте использования отпуска: квитанции из гостиницы, дома отдыха, пансионата и т. д. или справки о регистрации по местопребыванию. В этом случае возместите минимальную стоимость проезда на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему пути следования (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства от 12.06.2008 № 455):
- при наличии железнодорожного транспорта — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
- только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку в салоне экономического класса;
- только морского или речного сообщения — по тарифу в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- только автомобильного сообщения — по тарифу в автобусе общего типа.
Также работодатель обязан оплатить сотруднику провоз багажа (до 30 кг), а если он едет в отпуск не один — то и компенсацию проезда детей к месту отдыха и неработающего супруга. Но все вышеперечисленные правила действуют только при условии, что место отдыха находится за пределами северной климатической зоны. И этот факт сотруднику придется подтвердить документально.
Как рассчитывается и оформляется оплата проезда к месту отдыха и обратно
Основанием для назначения компенсации служит заявление сотрудника. Унифицированного бланка нет. Составляя заявление в свободной форме, следует указать:
- пункты отправления и назначения;
- выбранный вид транспорта;
- стоимость проезда.
Если с заявителем едут неработающие члены семьи, указываются их паспортные данные и статус, чтобы работодатель понимал, кем они приходятся работнику (например, «дочь», «сын», «жена»). А к заявлению прилагаются копии свидетельств о браке и рождении ребенка (детей), справка о совместном проживании супругов и другие подтверждающие документы.
Указанная заявителем сумма расходов подтверждается проездными документами: билетами, посадочными талонам, чеками на провоз багажа. Если сотрудник не взял билеты заранее или планирует ехать в отпуск на собственном автомобиле, в заявлении отражается примерная сумма расходов, а чеки на покупку бензина и другие подтверждающие документы предъявляются по возвращении из поездки. Бывает, что предварительная и окончательная суммы не совпадают. В этом случае бухгалтерия предприятия производит перерасчет.
Можно ли отказать сотруднику в компенсации проезда к месту отдыха
До 50 000 рублей штрафа может взыскать ГИТ с предприятия, не оплатившего проезд к месту отдыха сотруднику, который имел на это полное право и вовремя представил все необходимые документы. Однако отказ считается законным, если:
Истек двухлетний срок обращения за льготой. Затягивать с реализацией права на льготный проезд точно не стоит, поскольку компенсация не переносится на другие периоды и спустя два года автоматически «сгорает». Если в течение двух лет сотрудник ни разу за ней не обратился, а на третий год написал заявление с требованием об оплате проезда к месту проведения и предстоящего, и прошлого отпуска, то оплачиваются только билеты на предстоящую поездку. Транспортные расходы, связанные с предыдущим отпуском, не компенсируются, поскольку срок обращения за выплатой уже истек.
Обратите внимание! Если из-за ограничительных мер в связи с пандемией ковида работники не воспользовались своим правом на компенсацию расходов в 2020–2022 годах, его можно использовать в 2022 году (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887).
Поездка приходится на отпуск другого типа. Закон требует компенсировать транспортные расходы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Если же сотрудник отправился на отдых в период декретного, учебного или взятого за свой счет отпуска, эту поездку работодатель оплачивать не обязан. Но не забывайте, что при желании «декретник» может прервать отпуск по уходу за ребенком и взять оплачиваемый отпуск, не использованный до декрета. В этом случае поездка, разумеется, оплачивается из кассы предприятия.
Важно! Поскольку речь идет о целевой выплате, неразрывно связанной с правом на отпуск, оплатить проезд придется и в случае оформления отпуска с последующим увольнением, и тот факт, что к моменту возвращения сотрудника его трудовые отношения с работодателем уже прекратятся, на размер и порядок выплаты компенсации никак не влияет.
Сотрудник работает на Крайнем Севере в вахтовом режиме. Предусмотренная статьей 325 ТК РФ льгота распространяется только на персонал, постоянно проживающий и работающий на северных территориях.
За выплатой обратился совместитель. Компенсацию стоимости проезда к месту отдыха и обратно предоставьте сотруднику лишь по основному месту работы.
Чтобы свести к минимуму риск конфликтов, подробно пропишите порядок предоставления гарантий, предусмотренных ст. 325 ТК РФ, в локальных документах компании. Разработайте положение о компенсации расходов отпускникам и ознакомьте с ним персонал.
Каждый раз, когда до истечения двухлетнего периода, в течение которого за сотрудником сохраняется право на льготу, остается 1-2 месяца, уведомляйте его об этом и предупреждайте о невозможности переноса установленного законом срока.
Подведем итоги
Компенсация проезда к месту отдыха и обратно — одна из многочисленных льгот для «северян». Главным условием ее предоставления считается постоянная (не вахтовая!) работа и проживание на Крайнем Севера или в приравненных к нему районах. Заявление на выплату подается один раз в два года перед уходом в отпуск (чтобы администрация предприятия успела издать приказ, а бухгалтерия — рассчитать компенсацию и перечислить ее на счет сотрудника вместе с отпускными). К заявлению прилагаются билеты и другие документы, подтверждающие обстоятельства поездки.