Кому положен дополнительный отпуск

Дополнительный отпуск — своеобразный бонус для отдельных категорий сотрудников, когда их работа отличается от обычной: является вредной или опасной для здоровья, требует переработок, происходит в особых климатических условиях. Кто относится к этим льготным категориям? Как оформить и оплатить дополнительный отпуск? Сколько дней отдыха можно предоставить? Накажут ли работодателя за непредставление такого отпуска? На эти и другие вопросы ответим в статье.

Виды дополнительных оплачиваемых отпусков

Работодатель представляет работникам дополнительные оплачиваемые отпуска, если такой вид отдыха:

• обязателен в силу закона;
• предусмотрен локальными актами работодателя.

Продолжительность дополнительных отпусков, основания и порядок их предоставления, а также категории работников, имеющих право на его получение, устанавливает Правительство РФ (если такой вид отдыха предусмотрен законодательством) или прописывается в ЛНА работодателя (если работодатель добровольно предусмотрел такой вид отпуска).

Оплачиваемые и неоплачиваемые дополнительные отпуска

Дополнительные отпуска бывают как оплачиваемые, так и без сохранения заработной платы.

Неоплачиваемые дополнительные отпуска не очень распространены. К примеру, такой отпуск может быть предусмотрен коллективным договором для:

• работника, имеющего двух или более детей в возрасте до 14 лет;
• работника, у которого есть ребенок-инвалид в возрасте до 18 лет;
• одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;
• отца, воспитывающего ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Еще он полагается народным дружинникам, добровольным пожарным (ч. 2 ст. 128, ст. 263 ТК РФ, ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 02.04.2014 № 44-ФЗ, ч. 7 ст. 18 Федерального закона от 06.05.2011 № 100-ФЗ).

Дополнительные отпуска, которые требуется предоставлять по закону, всегда оплачиваемые.

Кому положен дополнительный отпуск по закону

На рисунке представлены четыре категории работников, которым работодатели обязаны предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 117 ТК РФ).

Работодателю важно учитывать законодательные требования к каждому виду дополнительного отпуска. К примеру, не всем «вредникам» положен дополнительный оплачиваемый отпуск. На него могут рассчитывать только работники, чьи условия труда по итогам спецоценки (СОУТ) относятся к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасными условиями труда.

Что касается дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, то право на него возникает при условии, что сотрудник трудится в режиме ненормированного рабочего дня, и его должность включена в перечень работников с ненормированным рабочим днем, закрепленный в локальном акте работодателя (ст. 101 ТК РФ, Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).

Предоставляется такой отпуск вне зависимости от того, трудился ли фактически работник за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. При этом привлекать к работе во внеурочное время таких сотрудников можно лишь в исключительных случаях, а от работы в выходные и праздничные дни такие работники освобождаются в общеустановленном порядке (Письмо Минтруда от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911).

Минимальная продолжительность дополнительных отпусков

Закон устанавливает следующую продолжительность дополнительных отпусков:

• «вредникам» — минимально 7 календарных дней, при этом длительность отпуска определяется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (ч. 1 ст. 116, ч.1,2 ст. 117 ТК РФ);
• «чернобыльцам» — от 7 до 21 календарного дня (п. 5 ч. 1 ст. 14, п. 2 ч. 1 ст. 18, п. 4 ч. 2 ст. 19, п. 2 ч. 2 ст. 20 Закона РФ «О социальной защите граждан…» от 15.05.1991 № 1244-1);
• «северянам» — 24 календарных дня для работников, которые трудятся в районах Крайнего Севера и 16 календарных дней, если местность приравнена к районам Крайнего Севера — Петрозаводск, Ухта и т. д. (ст. 302, 321 ТК РФ, абз. 1-3 ст. Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1);
• за ненормированный рабочий день — не менее 3 календарных дней (ст. 119 ТК РФ). Продолжительность этого отпуска не зависит от того, сколько времени работник трудился в таком режиме, и рассчитывать его пропорционально отработанному времени нельзя (Письмо Минтруда от 18.08.2017 № 14-2/В-761);
• спортсменам и тренерам — минимум 4 календарных дня (ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ);
• спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований, которые участвуют в работах по ликвидации чрезвычайных ситуаций — до 15 суток ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска из расчета 1 день отпуска за 24 часа работ (п. 6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ);
• работникам территориальных органов Чеченской Республики, а также всем работникам, командированным в Чеченскую Республику — отпуск из расчета 2 календарных дня за каждый полный месяц работы на этой территории (п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 № 1440);
• некоторым категориям медицинских работников (к примеру, участвующим в оказании психиатрической помощи) — от 14 до 35 календарных дней отпуска в зависимости от должности (ч. 1 ст. 22 Закона РФ от 02.07.1992 № 3185-1, разд. I Перечня, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.06.2013 № 482);
• другим категориям работников (госслужащим, педагогам, таможенникам и т. д.).

Еще более продолжительный дополнительный отпуск может быть установлен коллективным договором, отраслевым (межотраслевым) соглашением, локальным нормативным актом работодателя (ч. 3 ст. 117, ч. 3 ст. 219 ТК РФ).

Дополнительный отпуск по инициативе работодателя

Большинство работодателей ограничиваются только исполнением требований закона и предоставляют дополнительные оплачиваемые отпуска исключительно категориям работников, перечисленным в ст. 117 НК РФ. При этом работодатели вправе предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска и по собственной инициативе с учетом своих производственных и финансовых возможностей.

Пример 1

Дополнительный отпуск работнику в связи со свадьбой — такой вид допотпуска работодатель может предусмотреть в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). При этом важно учесть, что по закону работодатель обязан предоставить работнику в случае регистрации брака по его письменному заявлению до 5 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Поэтому если локальными актами работодателя не предусмотрен дополнительный оплачиваемый отпуск в связи со свадьбой, а работник обратился с просьбой его предоставить, необходимо сообщить ему, что он может взять в этом случае отпуск за свой счет.

Пример 2

Работодатель может предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте, что 1 сентября предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, чьи дети идут в первый класс. Этот однодневный отпуск оплачивается в размере среднего заработка по ст. 139 ТК РФ (Письмо Минтруда от 02.11.2016 № 14-1/В-1094). При этом чиновники от Минтруда допускают и иной вариант предоставления и оплаты таких дней отдыха.

Если в компании будет принято решении о предоставлении сотрудникам каких-либо дополнительных отпусков (помимо обязательных в силу требований законодательства), работодателю необходимо закрепить в локальном акте все необходимые аспекты: категории сотрудников, основания, порядок предоставления дополнительного отпуска, алгоритм расчета отпускных, иные необходимые условия и правила. С этого момента работодатель обязан предоставлять такие отпуска и не вправе уклоняться от взятых на себя обязательств, иначе это будет считаться нарушением прав работников (ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 9, абз. 2 ч. 2 ст. 22, ч. 1, 2 ст. 116 ТК РФ).

Как оплачивать дополнительные отпуска

Закон не предусматривает специальных правил расчета отпускных при дополнительных отпусках, поэтому применяется общий порядок — отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка. Срок выплаты таких отпускных тоже общий: их нужно выплатить сотруднику не позже чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

Из этих общих правил есть исключение. Дополнительный отпуск чернобыльцам оплачивает не работодатель, а соцзащита по своим правилам, работодатель его только оформляет (п. 2 Постановления Правительства РФ от 03.03.2007 № 136, п. 2 Правил, утвержденных данным Постановлением Правительства РФ).

Если дополнительный отпуск предусмотрен локальным актом работодателя, он может оплачиваться и не исходя из среднего заработка. Порядок расчета отпускных должен быть указан в этом локальном акте (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

Для оформления расчета суммы отпускных и иных выплат, причитающихся работнику перед уходом в ежегодный дополнительный отпуск, бухгалтеру необходимо оформить записку-расчет:

Образец записки-расчета Скачать

Как оформить дополнительный отпуск

Трудовое законодательство не содержит специального порядка оформления ежегодного дополнительного отпуска, поэтому применяется стандартный порядок:

• издайте приказ по унифицированной форме № Т-6 или по самостоятельно разработанной форме и ознакомьте работника с ним под роспись;

Образец приказа на отпуск по форме Т-6 Скачать

• уведомьте работника о начале отпуска не менее чем за 2 недели до его начала;
• отразите дополнительный отпуск в Разделе VIII личной карточки работника;

Образец личной карточки работника Скачать

• обозначьте дни дополнительного отпуска в табеле учета рабочего времени.

Образец табеля рабочего времени Скачать

Ежегодный оплачиваемый отпуск в табеле унифицированной формы отмечается с помощью проставления кода: буквенного «ОД» или цифрового «10» (Указания, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Закон не требует от работника писать заявление на дополнительный отпуск. Но такое заявление может потребоваться в случае переноса отпуска по просьбе работника из-за того, что ему выплатили отпускные с нарушением срока.

Положен ли дополнительный отпуск совместителям?

Если внешний или внутренний совместитель относится к категории сотрудников, которым положен дополнительный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан ему предоставить такой отпуск — совместитель имеет такие же права и гарантии, что и основной работник.

Исключение предусмотрено только для внешних совместителей, совмещающих работу с обучением. Дополнительный учебный отпуск им предоставляется только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК РФ).

По мнению контролеров, совместителю не положен дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, так как ему в принципе нельзя установить такой режим (продолжительность его рабочего времени ограничена законом). При этом закон не запрещает установить ненормированный рабочий день внешнему совместителю в случаях, когда режим ограничений не действует. К примеру, когда совместитель отстранен от работы по основному месту работы по медицинским показаниям (ч. 2, 4 ст. 73, ч. 2 ст. 284, ст. 101 ТК РФ). В таком случае компенсация, предусмотренная за ненормированный рабочий день, должна ему предоставляться в полном объеме, как и основным работникам (ч. 1 ст.119, ч. 2 ст. 287 ТК РФ).

Замена дополнительного отпуска деньгами

Замена большинства видов дополнительных оплачиваемых отпусков денежной компенсацией по закону не запрещена. Но работодателю следует учесть некоторые ограничения:

• «Вредникам» можно заменить деньгами часть допотпуска, превышающую минимальную его продолжительность (7 дней) и только с письменного согласия работника. Размер такой компенсации, порядок и условия выплаты нужно установить отдельно отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами (Письмо Минтруда от 18.06.2020 № 15-1/ООГ-1710).
• Дополнительный отпуск чернобыльцам заменить денежной компенсацией нельзя ни при увольнении, ни без увольнения (Письмо Минтруда от 26.03.2014 № 13-7/В-234).
• Дополнительный отпуск северянам и за ненормированный рабочий день может быть заменен деньгами по письменному заявлению работника, если работодатель не будет против.

Замена дней дополнительного отпуска денежной компенсацией является правом работодателя, а не его обязанностью, и он может отказать работнику в такой просьбе (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 19.03.2018 по делу № 33-3610/2018).

Если процедура замены допотпуска деньгами закреплена в трудовых договорах или локальных актах компании (за исключением лиц, которым законом не предусмотрена замена отпуска компенсацией), такую обязанность работодатель уже не сможет игнорировать.

Если работник ко дню увольнения не использовал положенные ему дни отпуска, работодатель обязан выплатить ему денежную компенсацию за все неиспользованные дни (ст. 127 ТК РФ).

Дополнительный отпуск работнику не предоставили — что будет работодателю?

Работодателю грозит административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, если он, к примеру, не предоставит дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, или откажется отпустить в отпуск внешнего совместителя одновременно с отпуском по основной работе в нарушение ч. 1 ст. 286 ТК РФ.

Размеры штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ составляют на работодателя-ИП и должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб., на компанию — от 30 000 до 50 000 руб. А при повторном нарушении эти суммы существенно возрастают.

Административная ответственность по ст. 5.31 КоАП РФ предусмотрена для тех работодателей, которые отказали работнику в дополнительном отпуске, прописанному в коллективном договоре. Размер штрафа — от 3 000 до 5 000 руб.

Кроме того, работодателю придется компенсировать моральный вред работнику, если его права на дополнительный отпуск будут нарушены и работник заявит такие требования (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Подводим итоги

• Дополнительные оплачиваемые отпуска по закону предоставляются северянам, чернобыльцам, «вредникам», работникам при ненормированном рабочем дне и некоторым другим категориям лиц.
• Помимо законодательно предусмотренных дополнительных отпусков работодатель вправе устанавливать отпуска по иным основаниям и другим категориям сотрудников. Тогда порядок их предоставления, длительность и правила расчета отпускных необходимо закрепить в локальном акте.
• Оформление дополнительного отпуска производится в общем порядке: издается приказ, производятся записи в личную карточку работника и табель учета рабочего времени, для расчета отпускных составляется записка-расчет.
• Непредставление работникам дополнительных отпусков грозит работодателю штрафами и дополнительными расходами на возмещение работникам морального вреда.