Личная карточка – обязательный документ
Основной документ кадрового учета – это личная карточка работника. В ней отражается вся информация, необходимая для кадрового учета. Поэтому личные карточки нужно заводить на каждого нового сотрудника (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Для этого можно использовать форму №Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 или разработать бланк самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Никаких особенностей по заполнению личных карточек совместителей нет, поэтому можно воспользоваться образцом личной карточки обычного работника.
Причем совместители (внешние и внутренние) исключением не являются. Личные карточки заводятся и на них. Дело в том, что личная карточка заводится к трудовому договору, а, например, у внутреннего совместителя их, по меньшей мере, два.
К сведению
Заполняя личную карточку нужно использовать специальные коды. Они установлены:
- ОКАТО Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413;
- ОКИН Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-2014, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.12.2014 № 2019-ст;
- ОКСО Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;
- ОКПДТР Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367.
Все разделы нужны
Для заполнения разделов личной карточки используют документы, предоставленные работником, в частности:
- трудовую книжку;
- паспорт;
- диплом об образовании;
- военный билет;
- пенсионное свидетельство.
Некоторые сведения вносятся со слов работника. Например, контактный телефон, информация о родственных связях и т.д.
Понятно, что, заполняя карточку на внутреннего совместителя, информацию можно брать из его карточки по основной работе.
Личная карточка работника по форме №Т-2 состоит из следующих разделов:
- Общие сведения;
- Сведения о воинском учете;
- Прием на работу и переводы на другую работу;
- Аттестация;
- Повышение квалификации;
- Профессиональная переподготовка;
- Награды (поощрения) и почетные звания;
- Отпуск;
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
- Дополнительные сведения;
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Никаких особенностей по заполнению личных карточек совместителей нет, поэтому можно воспользоваться образцом личной карточки обычного работника.
Сведения о стаже
При заполнении личной карточки внешнего совместителя у кадрового специалиста могут возникнуть вопросы при заполнении сведений о трудовом стаже (раздел «Общие сведения»). Ведь трудовую книжку такой совместитель при трудоустройстве не предъявляет, а заверенную копию работодатель требует не всегда (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).
В такой ситуации ничего не остается, как оставить раздел пустым. Если в последствие в распоряжение кадровика попадет заверенная копия трудовой книжки совместителя, то пробел в личной карточке можно будет ликвидировать.