Банк, касса

Можно ли перечислять подотчет на зарплатную карту работника?

Бухгалтер-эксперт с 10-летним стажем

Работодатель вправе выдать сотруднику деньги под отчет как наличными, так и перечислением на карту. Но может ли эта карта быть личной — для получения зарплаты — или же есть ограничения?

Порядок использования зарплатной карты для подотчета

Работодатель вправе перечислить подотчетные денежные средства на зарплатные карточки своих сотрудников, если:

  • есть письменные заявления от работников с указанием реквизитов банковской карты, суммы, срока, на который выдаются средства, подписи руководителя и даты;
  • данный способ выдачи подотчетных сумм предусмотрен локальным нормативным актом работодателя либо его учетной политикой.

Минфин Письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 напоминает о правомерности использования зарплатных карт при оплате подотчетными лицами:

Подотчет на личные карты

Покупка горюче-смазочных материалов приравнена ведомством к поставке товаров (Письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781), поэтому оплата ГСМ отнесена к допустимым случаям применения зарплатных карт.

Перевод денег осуществляется в рублях (ст. 140 ГК РФ), а при направлении работника в заграничную командировку допускается иностранная валюта (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Во избежание вопросов от налоговой инспекции в назначении платежного поручения должно присутствовать указание, что выдаются именно подотчетные средства («Аванс на хозяйственные нужды»). Иначе перечисление могут расценить как выдачу зарплаты.

Как отчитаться по подотчету, полученному на личную карту

Когда истечет срок, на который выдавались подотчетные деньги, сотрудник обязан за них отчитаться. Для этого нужно оформить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих оплату покупок карточкой (письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Читайте также:  Какой по ТК РФ должен быть день зарплаты и аванса

Если документальное подтверждение целевого использования подотчетных сумм сотрудник не предоставит, при этом и деньги не вернет, работодатель может удержать долг из зарплаты сотрудника, издав распорядительный документ.

При удержаниях из зарплаты не забудьте соблюсти ограничения размера удержаний, обозначенные в ст. 138 ТК РФ (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Подводим итоги

  • ТК РФ не запрещает оплату общехозяйственных и прочих документально подтвержденных расходов путем перечисления работодателем денег на карточки сотрудников.
  • Такой способ выдачи подотчета должен быть закреплен в учетной политике работодателя или его локальных нормативных актах.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #заработная плата #зарплата #под отчет #подотчет

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии