Приближается конец года. Значит, подошло время составлять график отпусков. Неиспользованный отпуск сотрудника за предыдущий год должен быть включен в новый график отпусков? Что говорит об этом трудовое законодательство? На практике бывает, что сотрудники организации по различным причинам не отгуливают положенные им отпуска. Как быть в таком случае, составляя новый график отпусков. Неиспользованные отпуска должны быть в него включены, или это остается на усмотрение организации? Расскажем об этом в статье.
График отпусков обязателен к составлению
По трудовому законодательству сотрудники, работающие по трудовым договорам, имеют право на ежегодный отпуск, оплачиваемый работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем).
После согласования конкретных дат будущего отпуска сведения указываются в графике отпусков. Утвержденный руководителем организации, график отпусков, становится обязательным к исполнению документом. Причем он обязателен не только для работников, но и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Так, в общем случае, перенести утвержденный отпуск на другой срок без согласования этого вопроса с самим работником, работодатель не может.
На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.
В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.
Подробнее об этом см. «Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)».
Кроме обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает и конкретный срок, когда документ должен быть обязательно утвержден. В соответствии с трудовым законодательством график на 2019 год нужно успеть подготовить до 17 декабря 2017 года (включительно). Утверждение графика после указанного срока станет нарушением трудового законодательства.
Подробнее об этом см. «График отпусков: срок составления на 2019 год».
Отпуск за прошлый год не использован
На практике нередко возникает ситуация, когда у сотрудника возникает неотгулянные дни. Нужно ли включать в график отпусков неиспользованный отпуск?
Сразу скажем, что никаких препятствий для этого в действующем трудовом законодательстве нет. Прямой запрет на такие действия не установлен. Поэтому неиспользованный отпуск за предыдущий период вполне можно включить в график отпусков на будущий год. В принципе, такой подход позволит не забыть про неиспользованный отпуск и вовремя предоставить его сотруднику, не допустив нарушения законодательства (письмо Роструда от 01.03.2007 №473-6-0).
Таким образом, ответ на вопрос, включать ли в график отпусков неиспользованный отпуск, зависит исключительно от позиции работодателя по данному вопросу.
Если кадровой службой работодателя принято решение отражать неиспользованную часть отпуска в графике отпусков на будущий год, лучше это сделать по следующему алгоритму:
- в графе «Количество календарных дней» следует указать все дни отпуска, имеющиеся у сотрудника (например, 42 дня – 28 дней будущего отпуска + 14 дней отпуска прошлого года);
- в графе «Примечание» нужно количество дней отпуска в разбивке на текущие и прошлогодние дни (28 дней – 2019 год, 14 дней – 2017 год).