Штатное расписание — один из важнейших документов, задействованных в процедуре сокращения персонала. Наш материал — о правилах его создания и введения в действие.
Роль штатного расписания при сокращении
Штатное расписание — обязательный для каждого работодателя документ, создаваемый и вводимый в действие еще до начала ведения им деятельности. Оно отражает:
- состав подразделений;
- структуру штатов в каждом из подразделений;
- численность сотрудников (общую и в разбивке по подразделениям и должностям);
- величину зарплаты, соответствующей каждой должности.
Каждый работодатель разрабатывает этот документ сам, исходя из своих представлений о структуре штата. И он же является инициатором внесения в эту структуру изменений. Изменения могут быть сделаны как путем корректировки действующего штатного расписания, так и путем создания нового документа. Второй вариант используется при масштабных корректировках.
Одна из причин, требующих изменения штатного расписания, — сокращение персонала. Чаще всего эта процедура имеет характер масштабной и требует утверждения новой структуры штатов. Но при сокращении 1-2 человек или имеющихся в наличии вакансий можно обойтись корректировкой действующего расписания.
Разработка и утверждение нового штатного расписания
Утверждение нового штатного расписания становится официальным поводом для начала процедуры сокращения. Однако на утверждение попадает окончательная версия этого документа, до создания которой он может иметь промежуточные варианты.
На начальном этапе возникает проект новой структуры штата, который может быть предложен:
- собственником бизнеса;
- руководителем работодателя;
- лицом (в т. ч. сторонним), которому поручено выполнение такой разработки.
Затем возможность приведения существующей структуры к новой путем сокращения персонала анализирует специально создаваемая для этой цели комиссия. Ей предстоит:
- выявить лиц, трудовые договоры с которыми расторгнуть нельзя (перечень их приводится в ст. 261 ТК РФ);
- при возникновении необходимости выбора из работников разделить всех сотрудников на группы с равными производительностью труда и квалификацией;
- установить лиц, которые при равных производительности труда и квалификации будут иметь преимущества для оставления их на работе (ст. 179 ТК РФ);
- разработать рекомендации по использованию на иных должностях и в иных подразделениях сотрудников, занимающих сокращаемые должности, но не подлежащих увольнению;
- оценить, может ли новая структура штатов сравниться по эффективности со своей предшественницей и выработать предложения по улучшению ее проекта.
Результатом работы комиссии является аналитический отчет, на основании которого на последнем этапе подготовки штатного расписания руководителем работодателя будет создана окончательная версия этого документа, подлежащая утверждению. Также окончательный вариант расписания может разрабатываться и комиссией, если руководитель работодателя дал ей такое поручение.
Утверждение нового штатного расписания оформляется приказом. И лишь после появления такого приказа начинается сама процедура сокращения, требующая (ст. 178, 189 ТК РФ):
- заблаговременного письменного предупреждения работников, подлежащих сокращению;
- предложения им вакантных должностей, имеющихся в новом штатном расписании;
- выплаты выходных пособий.
Введение нового штатного расписания в действие
Утверждение нового штатного расписания не приводит к началу его немедленного применения. Обусловлено это тем, что подлежащие сокращению сотрудники до момента их увольнения продолжают работать. Возможность выполнения ими своих обязанностей обосновывает старое штатное расписание, которое до момента увольнения сокращаемых работников должно оставаться действующим (ст. 15, 57 ТК РФ).
Таким образом, новая структура штатов должна вводиться в действие в день увольнения сокращаемого работника (АО Волгоградского облсуда от 06.09.2012 № 33-7811/2012, Кассационное определение Пензенского облсуда от 20.11.2007 № 33-2146) или с дня, следующего за его увольнением (АО Тульского облсуда от 07.11.2013 по делу № 33-2675).
Применение этого правила может стать однократным, если для всех увольняемых по сокращению лиц действие трудового договора завершится в один и тот же день. Но так бывает не всегда. Подлежащий сокращению работник может (ст. 180 ТК РФ):
- уволиться до истечения 2-месячного срока, разделяющего дату письменного предупреждения о предстоящем увольнении и дату увольнения;
- получить письменное предупреждение об увольнении раньше или позже основной массы сокращаемых работников.
Расхождение в датах увольнения сокращаемых работников потребует последовательного введения в действие нескольких вариантов штатного расписания, прежде чем можно будет остановиться на его окончательном варианте, являющемся целью проводимого сокращения.
Оставлять в структуре штатов сокращенные должности, равно как и вводить их в нее заново через небольшой промежуток времени, не рекомендуется, т. к. это может послужить основанием для обвинения работодателя в том, что сокращение фактически не проведено, а значит, правила увольнения нарушены. Нарушения в процедуре увольнения делают эту процедуру незаконной и дают возможность сотруднику восстановиться на работе.
Срок для обращения в суд работника, узнавшего о нарушениях, допущенных при его увольнении, составляет 1 месяц с даты получения им копии приказа об увольнении или трудовой книжки/сведений о трудовой деятельности (ст. 392 ТК РФ). Однако в ситуации с увольнением по сокращению суды признают наличие оснований для обоснованного пропуска этого срока и принимают к рассмотрению заявления, поданные позднее (Определение КС РФ от 17.12.2008 № 1087-О-О).
При этом возможность снова ввести сокращенные должности в штатное расписание у работодателя остается, и срок на запрет осуществления такого действия не установлен. Но при недавно проведенном сокращении работодателю придется доказывать как реальность его проведения, так и наличие объективной необходимости в новом увеличении штата.
Подводим итоги
- Штатное расписание — документ, отражающий действующую структуру штатов. Сокращение персонала всегда приводит к изменению этой структуры и требует разработки нового штатного расписания. Утверждение нового расписания становится основанием для начала процедуры сокращения.
- До утверждения нового штатного расписания специально назначенной комиссией проводится анализ сведений о работниках, позволяющий оценить реальность приведения существующей структуры штата к запланированной. В процессе анализа учитываются данные об обстоятельствах, не позволяющих уволить работника, и наличие факторов, дающих работнику преимущества перед другими сотрудниками с такими же квалификацией и производительностью труда.
- До момента увольнения сокращаемых сотрудников продолжает действовать старое штатное расписание. Оно необходимо для обоснования возможности предоставления работы лицам, подлежащим сокращению. Новая структура штатов вводится в действие в день увольнения сокращаемого работника или со следующего за увольнением дня. При несовпадении дат увольнения внесение изменений в структуру штатов может стать поэтапным.