Кадровое делопроизводство

Нужно ли прошивать журнал регистрации приказов

Юрист-консультант

Журналы регистрации приказов помогут не только облегчить работу, но и доказать вашу правоту в спорной ситуации. Поговорим о том, почему стоит завести такие журналы и как грамотно их оформить.

Нужно ли заводить журналы регистрации приказов

Ведение журналов регистрации приказов является обязательным только для предпринимателей и организаций, занимающихся фармацевтической деятельностью (п. 5 Приказа Минздрава от 31.08.2016 №647н). Всем остальным вести журналы необязательно, но их польза очевидна.

Журналы регистрации приказов не только подтверждают факт выпуска приказов и ознакомление с ними, но и упорядочивают документооборот в организации, снижают риск оформления задним числом, позволяют быстро сориентироваться и найти нужный приказ, необходимый в работе.

Все приказы, выпускаемые в организации, делятся на 3 группы:

  • по основной деятельности предприятия;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

Для регистрации каждой группы приказов заводят отдельный журнал. А для приказов по личному составу потребуется даже два журнала, потому что в этой группе есть приказы с разными сроками хранения — 5 и 50 (75) лет.

Унифицированная форма журналов законодательством не предусмотрена, поэтому компания может сама разработать бланк и правила их заполнения.

Обязательно ли прошивать журналы

Обычно руководители считают, что если сам журнал необязателен, то и требования по делопроизводству по его ведению можно не соблюдать. С одной стороны, это так, и наказания за это не будет, но с другой — пропадает юридическая сила документа. Это значит, что если вы все же хотите порядка в документообороте, то должны оформить журнал по всем правилам делопроизводства. Иначе какой в этом толк, когда любой сотрудник сможет подменить или вовсе удалить листы?

В работе предприятия могут возникнуть спорные ситуации, касающиеся своевременности издания приказов, и только лишь запись в журнале регистрации сможет подтвердить наличие и дату выпуска того или иного приказа. Вы докажете свою правоту и избежите штрафа, если журнал будет иметь юридическую силу. А непрошитую книгу без нумерации листов проверяющие и смотреть не станут.

По этой же причине в журнале не должно быть замазок корректирующими средствами — если сделали ошибку, то зачеркните тонкой линией, напишите верный текст и поставьте подпись.

Читайте также:  Пособие при рождении ребенка: документы 2019

Если вы купили готовый журнал в магазине, пришейте листы к обложке. Заводские скобы легко разгибаются и снимаются, что позволяет недобросовестным сотрудникам изъять листы и заменить их на другие. И вы не поймете, что в журнале что-то изменилось. А если страницы будут пришиты нитками к обложке, то удалить листок можно будет только, вырвав его из журнала. Об этом вы сразу догадаетесь по пропускам в нумерации страниц.

Помимо сшивки с обложкой выполните прошивку книги канцелярской (белой толстой) ниткой. Проведите иголку с ниткой сквозь всю толщину журнала, начиная с последней до первой страницы, сделайте шаг вниз на 1,5 см и проденьте нитку обратно — в конец журнала. Завяжите хвостики и заклейте узелок пломбой — кусочком любого картона с оттиском печати или без нее.

На титульном листе укажите точные данные организации, наименование книги, номер тома, дату начала и окончания ведения книги, данные сотрудника, назначенного ответственным за заполнение. А на последней странице именно руководитель предприятия (не ответственное лицо) должен сделать заверительную надпись с указанием, сколько листов прошито и пронумеровано в этой книге.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Подводим итоги

  • Журналы регистрации приказов на предприятии для большинства организаций необязательны. Но вы можете завести такой журнал и вправе самостоятельно разработать не только форму бланка, но и порядок оформления.
  • Чтобы журнал имел юридическую силу и мог быть доказательством своевременного выпуска какого-либо приказа, то оформляйте его по правилам делопроизводства.
Теги: #делопроизводство #документы #журнал #приказ

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии