Образец положения о корпоративной мобильной связи

Источник: Кадровое дело

Положение о мобильной связи в организации регулирует порядок использования сотрудниками сотовой связи за счёт компании. В статье приведем образец Положения и разберемся, зачем нужен этот документ.

Положение о мобильной связи на предприятии: образец

Положение о мобильной связи на предприятии — это необязательный локальный акт. Он может называться по разному: «Положение о корпоративной мобильной связи», «Положение о компенсации сотовой связи», «Положение о мобильной связи в организации», «Положение о служебной сотовой связи» и т.д. Названия разные, но суть и назначение документа одно и то же — регулировать порядок, согласно которому сотрудник пользуются сотовой связью за счёт организации.

Зачем нужно положение о мобильной связи в организации

Мобильная связь — неотъемлемая часть современного бизнеса, а для некоторых профессий смартфон стал основным рабочим инструментом. Посредством мобильной связи ведут переговоры, находят клиентов, консультируются с руководством и контролируют подчиненных. С переходом части сотрудников на дистанционную форму работы это требование стало ещё более актуальным: теперь на связи должны быть все.

Работодатели предоставляют сотрудникам необходимое оборудование и компенсируют расходы на мобильную связь. Приобретать для каждого сотрудника мобильный телефон достаточно дорого, поэтому чаще всего компании выдают персоналу корпоративные сим-карты и компенсируют деньгами использование личного телефона.

Правила покупки сим-карт для корпоративного пользования изменились. С 2021 года компания вправе заключить контракт с сотовым оператором на услуги связи через интернет (п. 1 ст. 44 ФЗ № 126). Для этого предлагается три варианта:

  • подписать документ квалифицированной электронной подписью;
  • применить усиленную, но неквалифицированную электронную подпись, созданную для предоставления муниципальных и федеральных услуг в удаленном формате;
  • использовать классическую ЭЦП с ключом, полученным при личной явке.

Можно также использовать классический метод ─ очное подписание договора.

С 2022 года информацию о контракте на мобильные услуги и получение сим-карт необходимо передать на портал Госуслуги. Эта мера введена для профилактики и избежания телефонного мошенничества (Постановление Правительства РФ от 31.05.2021 № 844). В частности, компания должна сообщить информацию о приобретенных номерах. Если сим-карта нужна для работника, то нужно отправить следующие данные:

  • номер телефона;
  • название компании или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
  • информация о пользователе сим-карты;

В противном случае оператор вправе аннулировать абонентский номер, исключив его из контракта.

Чтобы избежать злоупотреблений со стороны сотрудников и предотвратить использование корпоративной связи в личных целях, разработайте и утвердите правила предоставления корпоративной сотовой связи. Иногда эти правила включают отдельным пунктом в ПВТР, но чаще оформляют в виде отдельного ЛНА — Положения о мобильной связи в организации. Документ регулирует порядок, в котором сотрудники используют корпоративную мобильную связь.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Что включить в положение о служебной сотовой связи

Законодательство не регламентирует формат Положения, но есть рекомендованный бланк, которым вправе воспользоваться любая компания. Перед утверждением положения нужно составить приказ.

Раздел 1. Общее положение. Здесь пропишите цели Положения и область его применения. Сформулируйте, для чего предоставляется мобильная связь сотрудникам и дайте определение ключевых терминов.

Раздел 2. Порядок предоставления связи. Пропишите, кто и в каком порядке предоставляет работнику сим-карту. Если сим-карта предоставляется на основе письменного заявления сотрудника, укажите это. Укажите, в какой срок нужно выдать карту. Факт выдачи можно оформить актом приема-передачи. Сотрудник расписывается в акте и тем самым подтверждает, что получил карту и ознакомился с лимитом.

Раздел 3. Правила пользования связью. Укажите, что сотовая связь за счёт компании используются только в служебных целях и только в течение рабочего дня. Не обязывайте сотрудника быть на связи в нерабочее время. Руководство может установить «дежурство на дому» только в случаях, предусмотренных ТК. Например, такой режим иногда устанавливают для медицинских работников (приказ Минздрава от 02.04.2014 № 148н). Время, в течение которого сотрудник «дежурит на телефоне», будет считаться рабочим, поскольку работник не может использовать его по своему усмотрению.

Регламентируйте порядок использования сотовой связи в командировках, в т.ч. зарубежных. Если в компании есть сотрудники с ненормированным рабочим днем и удалённые сотрудники, пропишите в Положении особые условия использования ими мобильной связи. Таких работников руководство вправе время от времени привлекать к работе за пределами рабочего дня. Согласуйте с такими сотрудниками, что они должны оставаться на связи и в нерабочее время.

Важный пункт Положения — использование корпоративной связи в личных целях. Здесь вы можете выбрать один из вариантов:

  • организация разрешает использовать связь в личных целях в пределах лимита;
  • организация разрешает использовать корпоративную связь, но работник должен вести личные разговоры за свой счет;
  • организация запрещает использовать корпоративную связь в личных целях и требуют отчета о зафиксированных разговорах.

Также можете прописать в Положении право работодателя делать запрос детализации звонков и сообщений для любого рабочего номера. При этом следует учесть, что контроль звонков сотрудников — весьма трудоемкая процедура.

Раздел 4. Нормы и порядки возмещения перерасхода лимита связи. Если вы выбрали вариант, при котором запрещено использовать корпоративную связь в личных целях, укажите, кто ведет учёт расходов, выявляет превышение лимита и использование связи в личных целях. Обычно, это секретарь или помощник руководителя. Он сообщает сотрудникам о превышении лимита. Как правило, нарушения выявляют в конце расчетного периода, когда компания получает от оператора сотовой связи детализацию звонков. Оператор сообщает общую стоимость предоставленных услуг и дает расшифровку разговоров: дату, время, город и номер абонента. Ответственный за учет выявляет разговоры, которые состоялись в нерабочее время, во время отпуска или больничного. Если такие факты обнаружили, работник должен предоставить отчет (служебную записку) и указать, кому и зачем он звонил.

Сотрудник должен полностью возместить расходы за личные разговоры по телефону за счет компании. Однако удержать автоматически сумму превышения лимита из зарплаты работника компания не имеет права. Этот случай не входит в перечень ситуаций, в которых компания вправе удержать деньги по собственной инициативе (ст. 137 ТК).

Чтобы компенсировать ущерб, необходимо привлечь сотрудника к материальной ответственности. Проведите проверку, установите факт превышения лимита и его размер. Потребуйте у работника объяснений. При отказе дать их составьте акт.

Порядок дальнейших действий будет зависеть от того, согласиться ли сотрудник возместить ущерб или нет:

  1. Сотрудник согласен. Подпишите соглашение о возмещении ущерба. Определите порядок, по которому работник вернет деньги. Самый удобный вариант — удержать из зарплаты. Но делать этого можно только с согласия работника. Другие варианты — сотрудник вносит деньги в кассу компании или переводит на ее расчетный счет.
  2. Сотрудник не согласен. Если со дня установления ущерба прошло не более месяца, то взыскать деньги можно по распоряжению руководства компании. Если прошло больше месяца, то взыскать деньги можно только через суд.

Раздел 5. Материальная ответственность сотрудника. Пропишите ответственность сотрудника за порчу сим-карты или предоставленного ему мобильного телефона. Укажите ответственного за возврат средств корпоративной мобильной связи.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями: