Все о трудовых книжках

Можно ли отказать в выдаче копии трудовой книжки?

Работодатель обязан выдавать работнику копии документов, связанных с работой: это всем известно. Но что, если сотрудник просит копии несколько раз в месяц? Разберемся, нужно ли выполнять каждый раз его просьбу или можно установить ограничение.

Законен ли отказ в выдаче документов?

Представим ситуацию.

Работник организации покупает квартиру. Однако всей нужной суммы у него нет, и он рассчитывает на ипотечный кредит. Подавая заявки в различные банки, каждый раз он просит на работе новую заверенную копию трудовой книжки. За прошедший месяц отдел кадров уже трижды заверял нужные ему документы.

Несмотря на многократные просьбы, отказать сотруднику в выдаче документов, связанных с работой, нельзя (ст. 62 ТК РФ): работодатель должен не позднее 3-х рабочих дней с момента получения соответствующего заявления выдать сотруднику запрашиваемые бумаги. В том числе, и заверенную копию трудовой книжки.

Каких-либо ограничений на количество выданных сотруднику копий рабочих документов нет (п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

То же самое касается не только трудовой книжки, но и копий кадровых приказов, справок о зарплате, выписок из перечисленных документов и др.: работодатель обязан выдать сотруднику их столько раз, сколько он просит об этом.

Читайте также:  Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Порядок выдачи документов работнику

Общий порядок выдачи копий документов, связанных с работой, определяется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X.

Верность копии свидетельствуется подписью руководителя (уполномоченного должностного лица) и печатью организации или ИП (при ее наличии). На копии указывают дату ее выдачи сотруднику и ставят отметку о том, что оригинал документа находится в организации (у ИП).

А вот порядок заверения копии, в свою очередь, определяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Правда, требования к заверению копий документов, прописанные в нем, не являются обязательными и носят рекомендательный характер.

Каждый лист документа должен быть заверен отдельно, путем проставления надписи «Верно», должности ответственного лица, его подписи и ФИО. Если вы заверяете копию в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, добавьте отметку о том, что подлинный документ находится в организации. На каждом листе проставляется печать.

Допускается также заверение трудовой путем прошива всех листов вместе и проставления на обороте последнего листа надписи: Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов». Количество листов при этом необходимо указать словами.

Далее нужно сделать заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», поставить подпись ответственного сотрудника, указать его должность и ФИО, проставить печать организации (отдела кадров). Если вы придерживаетесь ГОСТ 7.0.97-2016, напишите, что подлинный документ находится в организации.

Поскольку требования к заверению у разных инстанций могут различаться, перед подготовкой документов имеет смысл уточнить их у сотрудника, после чего выбрать необходимый способ заверения трудовой. Дело в том, что некоторые организации и учреждения принимают копии только на отдельных листах.

Что делать, если работодатель отказывает выдавать копию трудовой?

Если работодатель отказывается принимать заявление работника о выдаче ему заверенной копии трудовой книжки (иных документов) и ставить на нем отметку о получении (входящий номер и дату), сотрудник может направить его по почте с описью вложения и уведомлением о вручении адресату.

Читайте также:  Переход на электронные трудовые 2020: ПФР разъясняет

В такой ситуации выдать запрашиваемые документы работодатель обязан не позднее 3-х дней с даты получения письма.

Подводим итоги

  • Отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с работой, работодатель не вправе — это его обязанность.
  • Сотрудник может обратиться за документами неограниченное число раз.
  • Если работодатель отказывать принять заявление о выдаче документов, связанных с работой, рекомендуем его направить по почте заказным письмом с описью вложения.
  • Копии документов, выдаваемых сотруднику, должны быть заверены работодателем.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #кадровый учет #трудовая книжка

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии