С 01.01.2022 произойдет окончательный переход к электронным листкам нетрудоспособности. Бумажные больничные исчезнут насовсем, и работникам их больше выдавать не будут. Как работодателям подготовиться к отмене бумажных листков нетрудоспособности? Какие новые сроки нужно учесть? С какими электронными помощниками работникам и работодателям будет легче перейти от бумажных больничных к электронным? Об этом — в нашем материале.
Как ФСС подготовился к переходу от бумажных больничных к электронным
ФСС серьезно подготовился к этому переходу: в нормативные документы внесены изменения, организовано электронное взаимодействие с медиками и работодателями, внедрены специальные электронные сервисы.
С 01.01.2022 из нормативных документов исчезает положение о том, что формирование электронного листка нетрудоспособности осуществляется с согласия застрахованного лица (Постановление Правительства РФ от 23.08.2021 № 1381). То есть независимо от желания работника, в медучреждении ему могут оформить только электронный больничный, а про бумажные листки нетрудоспособности теперь можно забыть.
С указанной даты исключительно электронный больничный листок является основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам (ч. 6 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…» в ред. Федерального закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ).
ФСС разработал, утвердил и ввел в действие формы документов для назначения и выплаты пособий: сведения о застрахованном лице, извещения об отказе в выплате больничного пособия, реестра сведений и другие (Приказ ФСС РФ от 04.02.2021 № 26).
Как работодателю подготовиться к отмене бумажных больничных листков
В связи с отменой бумажных больничных с 01.01.2022 работодателю необходимо:
- Обеспечить прием и оплату электронных листков нетрудоспособности;
- Информировать своих сотрудников по вопросам получения электронных больничных.
По первому пункту подготовка не потребуется, если работодатель уже работает с электронными больничными. Остальным же придется потрудиться:
- зарегистрироваться в единой информационной системе (ЕИИС ФСС);
- получить электронную подпись для работы с системой;
- заключить с ФСС соглашение об информационном взаимодействии;
- научиться работать с системой: через ЛК на сайте ФСС или скачав с сайта фонда бесплатную программу «Подготовка расчетов для ФСС».
Если работодатель работает с программами по сдаче электронной отчетности, то данные по электронным больничным можно выгружать из них и использовать ту же электронную подпись, что и для сдачи отчетности.
Второй пункт не менее важен, чем первый: работников нужно обязательно проинформировать об отмене бумажных электронных листков. Это можно сделать, к примеру, разместив на информационных стендах или корпоративном сайте соответствующие сведения, или посредством массовой рассылки по электронной почте.
Что нужно учесть по срокам
Отмена бумажных больничных с 2022 года потребует от работников оперативности и внимательности — чтобы вовремя получить пособие по временной нетрудоспособности им важно без промедления передать работодателю полученные в медучреждении реквизиты электронного больничного после его закрытия. Иначе бухгалтерия не сможет загрузить документ из системы.
Для приема электронного больничного на оплату работодателю достаточно получить от работника его номер любым доступным способом: лично от работника, по телефону, по электронной почте и т. д.
От работодателя тоже требуется быстрота действий: оперативно заполнить в электронном больничном необходимые сведения (о работнике, работодателе, о стаже и заработке), заверить их квалифицированными электронными подписями и направить в ЕИИС «Соцстрах». Срок подачи данных в ФСС c 01.01.2022 составляет не более 3 рабочих дней (ч. 8 ст. 13 Федерального закона № 255 в ред. Закона № 126-ФЗ).
ФСС, как и работодатель, ограничен в сроках. Ему отводится не более 10 рабочих дней для проверки данных и перечисления пособия работнику (ч. 1 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ в ред. Закона № 126-ФЗ).
С 2022 года до 3 рабочих дней сократится срок, в течение которого работодатель должен передавать в ФСС сведения, необходимые для начисления и выплаты пособий (паспортные данные сотрудников, их СНИЛС и проч.). Эти сведения передаются в фонд при трудоустройстве или в процессе работы. Отсчет срока предоставления сведений начинается от даты получения данных от работника (ч. 15 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ в ред. Закона № 126-ФЗ).
На какую карту перечислят пособие по электронному больничному
Переход с бумажного больничного на электронный не поменял правила перечисления пособий по временной нетрудоспособности. Его перечисляют на карту работника, указанную в заявлении или почтовым переводом (п. 25 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ).
Нет изменений и в виде банковской карты: это может быть не только карта «МИР» или исключительно зарплатная карта определенного банка. Пособие можно получить на любую банковскую карту, реквизиты которой сотрудник сообщил работодателю.
Данные правила касаются всей суммы больничного пособия: и за первые три дня болезни, которые оплачивает работодатель, и за остальные дни, оплачиваемые ФСС.
Современные помощники в работе с электронными больничными
У работников есть незаменимый помощник — сайт Госуслуг, на котором они могут получить нужную информацию по своим электронным листкам нетрудоспособности (о начислении пособия и его оплате). Эта услуга доступна гражданам с подтвержденной учетной записью на этом портале.
Кроме того, у работников есть возможность узнать необходимую информацию об электронных больничных и их оплате в Личном кабинете услуг ФСС. Для входа в ЛК используется логин и пароль от портала Госуслуг.
С помощью своих ЛК на сайте ФСС с электронными больничными могут работать работодатели: подавать реестры листков нетрудоспособности, осуществлять поиск и просмотр пособий, выплаченных ФСС, и т. д.
Другой помощник от ФСС для работодателей — универсальный сервис, обеспечивающий информационное взаимодействие работодателей с ФСС. Его краткое название — СЭДО (социальный электронный документооборот).
С помощью СЭДО ФСС может проинформировать работодателя о новом больничном листке, присылать извещения о представлении недостающих документов по прямым выплатам страхового обеспечения.
Подводим итоги
В связи с отменой бумажных больничных с 01.01.2022 работодателю необходимо:
- подготовиться технически и организационно для обеспечения приема и оплаты электронных листков нетрудоспособности;
- информировать своих сотрудников по вопросам получения электронных больничных;
- учесть изменения в нормативных документах, в том числе по новым срокам представления в ФСС сведений, необходимых для начисления и оплаты пособий по временной нетрудоспособности.