Для замены отсутствующего сотрудника руководство может совершать кадровые рокировки, в том числе, перевод работника во время отпуска. Согласно нормам законодательства, наемные специалисты имеют право минимум на 28 дней оплачиваемого отдыха в год.
На период отсутствия работника деятельность фирмы продолжается, а потому необходимо найти лицо, которое будет вести дела на опустевшем участке. Нормы трудового права не запрещают администрации фирмы совершать обозначенные перестановки. При условии, что все необходимые документы оформляются правильно и достигнуто согласие всех заинтересованных сторон.
Как оформить замещение сотрудника
На время отдыха специалиста деятельность компании не останавливается. Это означает, что руководству нужно подыскать сотрудника, который «закроет брешь». Для этих целей наниматели часто используют временный перевод. На заранее оговоренный срок один из имеющихся работников ставится на позицию лица, ушедшего в отпуск, и занимается исполнением его обязанностей.
Понятие перевода рассматривается в статье 72.1 ТК РФ. Законодатель не запрещает нанимателям временно менять функционал специалистов, если они не возражают против такой меры. Оформление кадровой процедуры включает следующие шаги:
| Этап оформления | Комментарий |
| Составление служебной записки | Этот документ не имеет статуса обязательного, но часто используется в кадровом документообороте компаний. Непосредственный руководитель лица, отправленного в отпуск, пишет на имя директора компании записку, где указывает, кого нужно перевести на временно опустевшую позицию, на какой срок, на каких условиях. |
| Уведомление сотрудника | Лицу, которое выбрано для замещения, направляется уведомление, где описаны условия его предстоящего перевода. Он вправе согласиться или отказаться: начальство не вправе принуждать его.
Если сотрудник не против, он пишет на документе «Не возражаю» и проставляет собственноручную подпись. |
| Издание приказа | Обязательным условием перевода на время декретного отпуска основного работника или другой срок является оформление приказа. Кадровики компании вправе использовать стандартный бланк Т-5 или разработать собственный вариант.
В документе указываются даты, когда специалист будет исполнять чужие обязанности, перечень его функций, сумма доплаты и другие значимые детали. Бумага подписывается руководителем и обязательно дается для ознакомления сотруднику. |
| Подписание допсоглашения | Это документ, изменяющий условия первоначального трудового контракта. В нем прописываются все детали временного перевода специалиста. Допсоглашение визируется обеими сторонами: сотрудником и нанимателем, у каждой остается собственная копия. Сведения о произошедшей краткосрочной перестановке не вносятся в трудовую книжку гражданина. |
Законность перевода
Согласно нормам законодательства, на период оплачиваемого отдыха трудовая деятельность специалиста не прекращается. Это означает, что в случае необходимости стороны могут оформить перевод на другую работу во время отпуска без отзыва сотрудника из него. Единственное обязательное условие – добровольное согласие гражданина на запланированную руководством кадровую рокировку.
Для оформления перевода потребуется следующий набор документов:
- письменное согласие сотрудника (он может написать «Не возражаю» и расписаться на уведомлении от работодателя о переводе);
- приказ по форме Т-5 или на бланке компании;
- дополнительное соглашение сторон к трудовому договору.
Чтобы подписать обозначенные документы, специалисту не обязательно прерывать отдых. Для визирования их могут привезти к нему домой, организовать встречу на нейтральной территории. Выход из отпуска для оформления, а затем уход в него уже с новой должности чреваты кадровыми сложностями, а потому на практике применяются редко.