Если подотчетник потратил собственные деньги, а работодатель возместил ему перерасход, есть риск, что налоговики посчитают эту выплату доходом сотрудника. Расскажем, что надо сделать, чтобы этого не случилось.
Как выдают деньги под отчет
Обычное дело.
Секретарю Ирине под отчет выдали 700 руб. для покупки чайника. Девушка обошла все магазины — за такую цену товара нет. Даже самый простой стоит дороже. Ходить устала и, добавив своих денег, купила за 1 700 руб. У директора не спросила, нужен ли ему в офис такой чайник. Может он нашел бы попроще, но сотрудница не оставила выбора. И, возвращаясь с покупкой, надеялась, что вернет свою тысячу.
Произвол и недальновидность работника — не редкость. Что теперь делать бухгалтеру и как вернуть сотруднику потраченные сверх лимита деньги, читайте дальше.
Правила выдачи подотчетных средств закреплены п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:
- Подотчетное лицо пишет заявление в произвольной форме, указывает сумму и срок, на который берет деньги, ставит подпись и дату. Директор визирует.
- Бухгалтер готовит расходный ордер, а работник принимает деньги в кассе или на карточку.
- В течение 3 дней с даты окончания срока подотчета сотрудник сдает авансовый отчет и первичные документы — доказательства потраченных денег.
В нашем примере бухгалтер при проверке заметит, что потрачено больше, чем выдано. Сотрудница нарушила порядок, не согласовав покупку с руководством. Ей нужно написать заявление о возмещении понесенных расходов и приложить чек из магазина. Теперь все зависит от директора — примет он дорогостоящий товар или попросит вернуть в кассу 700 руб., а чайник забрать обратно. Если цена устроит — будет составлен приказ, на основании которого бухгалтер перечислит потраченную сумму работнику.
Если покупка сделана от фирмы
Проблема в том, что компенсация выглядит обычной выплатой. Налоговики с нее с большой долей вероятности потребуют НДФЛ. Избежать разборок с органами поможет положение (акт, регламент) предприятия о порядке расчетов в ситуациях, когда сотрудник отдал свои деньги при приобретении товара для организации.
Дело упрощается, если операцию провели от имени юридического лица — в первичном документе в графе «Покупатель» указано название организации. Тогда понятно, что товар приобрели для фирмы. Компенсация работнику не станет его доходом и не придется начислять НДФЛ.
Оформляется выплата расходным ордером и проводками:
- Выдана работнику компенсация из кассы — Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50 «Касса».
- Принятие ценности к учету — Дт 10 «Материалы» Кт 73. Вместо счета «10» может быть и другой — 07, 08,11, 41 (смотря, что купили).
Авансовый отчет здесь необязателен: деньги же не фирмы, а сотрудника. Но некоторым бухгалтерам спокойнее, когда он есть, можно и сделать.
Полезная информация от Консультант+ о том, как оформить перерасход
Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО) (п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет” (Форма N АО-1)).
В строке “Основание” РКО укажите: “Перерасход по авансовому отчету от ________ N ____”. На основании РКО внесите запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Читать подробнее…
Если работник купил от себя
Если же документ на оплату оформлен на физическое лицо или того хуже — чек безымянный, то и ценность считается приобретенной для нужд гражданина, а организация здесь вроде как ни при чем. Единственное, что докажет связь фирмы и товара, — это доверенность на его покупку. Если номенклатура соответствует целям выдачи денег под отчет, то понятно, что сотрудник действовал в интересах работодателя. В таком случае сдают авансовый отчет и при перерасходе получают компенсацию.
Но когда доверенности нет, а первичка выписана на физическое лицо, то и подтвердить цель покупки нечем. По таким документам учесть расходы предприятия не получится, ведь работник заплатил за нее свои деньги. Налоговики все равно исключат потраченную сумму из налогооблагаемой базы. Нужно, чтобы фирма стала собственником приобретенной ценности. Поэтому придется выкупить ее у работника закупочным актом или по договору купли-продажи.
Опять же после выплаты сотруднику за товар у него появится доход, за который последует налог (п. 1 ст. 228 НК РФ). Работник по окончании года подаст декларацию 3-НДФЛ. Можно применить вычет (ст. 220 НК РФ).
Бухгалтеру поступление товара следует отразить:
- Оплата за товар — Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 50 «Касса».
- Оприходованы материалы — Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76.
Как видим, простая доверенность сильно облегчает жизнь: юристу не пришлось бы делать договор купли-продажи, а работнику — оформлять декларацию и платить НДФЛ.
Теперь наш бухгалтер при выдаче аванса всех предупреждает, что покупки свыше нормы согласовываются или хотя бы оформляются от имени организации.
Подводим итоги
- Если работник заплатил свои деньги, сделав покупку для нужд работодателя, ему надо написать заявление о компенсации. Решение примет директор: не всегда дорогостоящий товар нужен, иногда его проще сдать обратно.
- Когда первичка оформлена на фирму, то расходы без проблем компенсируются работнику. Но нужно иметь положение, содержащее порядок расчетов в таких ситуациях.
- При оформлении от физического лица придется выкупить у него товар. Фирма оформит сделку, а работник пойдет отчитываться в налоговую за полученнуый доход.