Бухгалтерский учет

Подотчетные лица — это…

Ведущий эксперт по трудовым правоотношениям

Почти любому работодателю приходится выдавать деньги под отчет работникам, которых называют подотчетными лицами. Расскажем, кто может быть подотчетным лицом и каков подарок выдачи денег под отчет в 2019-2020 годах.

Кто такие подотчетные лица?

Подотчетное лицо — это работник, которому выдают денежные средства под отчет на совершение расходов, связанных с осуществлением деятельности работодателя (п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Это может быть человек, работающий по трудовому договору или подрядчик, с которым у фирмы заключен гражданско-правовой договор.

Человек, получающий деньги под отчет, необязательно должен быть материально ответственным лицом, поскольку может не входить в перечень работников, обязанных иметь такой статус в соответствии с Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

«Под отчет» — значит только на определенные (разрешенные) расходы, подлежащие обязательному документальному подтверждению. Такое подтверждение осуществляется с помощью:

  • авансового отчета (в общем случае — по унифицированной форме № АО-1);
  • прилагаемых первичных документов (актов, чеков, квитанций и др.).

Бухгалтер или руководитель компании (или ИП) проверяют отчет, а сам руководитель утверждает его. Впоследствии осуществляются необходимые расчеты с подотчетным лицом: если он потратил больше подотчетной суммы, то превышение ему должны возместить, а если меньше — подотчетник обязан вернуть разницу. В противном случае работодатель может инициировать ее взыскание в порядке, предусмотренном законом.

Работу с авансовыми отчетами и подотчетными лицами нужно вести внимательно, поскольку этот участок работы напрямую связан с кассовой дисциплиной. Если ФНС обнаружит нарушения (например, так называемый бесконечный подточет), то оштрафует фирму на сумму до 40 000-50 000 рублей, а лично руководителя — на сумму до 4 000-5 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Форма авансового отчета может быть не унифицированной, но она должна быть утверждена вашей учетной политикой.

Бухгалтерский учет операций с участием подотчетных сумм ведется на счете 71. По дебетовой его стороне показываются суммы, выделенные работнику под отчет. По кредитовой — их расходование.

Читайте также:  Форма 18 для военкомата: бланк, инструкция, образец 2019-2020

Способы выдачи и возврата подотчетных средств

Выдача денежных средств под отчет может быть не только наличной (попадающей под юрисдикцию Указаний № 3210-У), но и безналичной. В первом случае выдача денег осуществляется по расчетно-кассовому ордеру (РКО). Во втором — без РКО, но на основании специального приказа руководителя, где фиксируются реквизиты счета, на который деньги перечисляются работнику. При безналичном переводе в платежке следует указать, что перечисляются подотчетные средства.

Прием неизрасходованных наличных денежных средств от работника осуществляется по приходно-кассовому ордеру. В графе «Основание» данного документа нужно отразить, что производится возврат подотчетных неиспользованных сумм. Если для организации предпочтительнее безналичный возврат таких сумм, его порядок следует прописать в локальных НПА (например, Положении о расчетах с подотчетными лицами).

На что можно выдавать деньги под отчет?

Деньги под отчет могут выдаваться на разные цели. Чаще всего — на командировки или для покупки какой-либо вещи (техники, материалов) на нужды работодателя.

При этом нужно помнить, что работнику нельзя тратить больше 100 000 рублей на оплату товаров наличными в рамках одной сделки, заключаемой с продавцом-ИП или организацией (п. 6 Указаний Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Однако сумма выданных работнику средств под отчет нормативно не ограничивается.

Бывают и такие ситуации, которые можно назвать «вынужденный подотчет». Под ним подразумевают выдачу денег сотруднику в ситуации, когда есть риск столкнуться со штрафом в связи с превышением лимита кассы. Это риск достаточно высок в конце рабочего дня у торговых предприятий. Если в кассе магазина обнаружился излишек, то его можно выдать под отчет, а возврат средств оформить в ближайшие дни.

Выдача денежных средств может быть осуществлена только лишь на основании приказа директора. Ранее работнику нужно было составлять заявление, теперь (после вступления в силу редакции Указаний № 3210-У от 19.06.2017) оно необязательно.

Еще одно важное, сравнительно недавнее нововведение в законодательстве — то, что работник, ранее взявший деньги под отчет, но не погасивший задолженность по ним, может, тем не менее, взять новую подотчетную сумму.

Читайте также:  Резерв отпусков в бухгалтерском учете

Сколько может быть подотчетников в организации?

На это вопрос ответа в законодательстве нет: работодатель в данном случае сам принимает решение. Руководитель предприятия вправе ограничить перечень лиц, кому разрешено получать денежные средства под отчет, и оформляет его в виде приказа.

Вносить изменения в учетную политику в рассматриваемом случае рискованно: в соответствии с п. 6 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» корректировка учетной политики должна производиться в строго оговоренных случаях и по весомым поводам.

Изменение перечня лиц, которым разрешено брать деньги под отчет, с трудом можно к таким поводам отнести.

Тем же приказом или отдельным распорядительным документом нужно установить (Письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704):

  • сроки, на которые выдаются деньги;
  • предельную величину подотчетных сумм;
  • порядок предоставления работодателю авансовых расчетов.

Если такой приказ не издан, считается, что денежными средствами разрешено пользоваться только в день их выдачи. По истечении 3 последующих дней работник обязан предоставить работодателю авансовый отчет.

Особый порядок возврата предусмотрен по командировочным суммам: авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию по истечении 3 дней после возвращения из командировки (п. 26 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

Подотчет в валюте

Получателем денежных средств под отчет может быть и иностранец — если между ним и работодателем заключен трудовой или гражданско-правовой договор (то есть, когда он попадает под критерии работника). Передача денег иностранцу не будет валютной операцией — ведь отчуждения денежных средств в данном случае не происходит (п. 1 ст. 235, ст. 128 ГК РФ). Однако лучше выдавать валюту через корпоративную банковскую карту.

Читайте также:  Больничные в 2020 году — что нового?

Наличные денежные средства в валюте могут быть выданы и россиянину, если он направляется в загранкомандировку или занимается разъездной работой за рубежом (п. 9, п. 14 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании»).

Для эффективного учета движения наличных средств, в том числе в валюте, имеет смысл использовать:

  • валютные субсчета к счету 71 (например, 71.1 по рублям, 71.2 по долларам, 71.3 по евро);
  • валютные субсчета к счету 50.

Безналичные валютные операции фиксируются в учете с использованием счета 52 (с соответствующим валютным субсчетом). При этом проводка Дт 50 Кт 52 показывает, что деньги с валютного счета получены в наличном виде в кассу. А выдача валюты под отчет показывается проводкой Дт 71 Кт 50.

Подводим итоги

  • Подотчетные лица — это работники организации, которым выдаются деньги под отчет на осуществление расходов, связанных с ее деятельностью.
  • Деньги могут выдаваться наличным, безналичным способом, в рублях и валюте (однако с обязательным соблюдением валютного законодательства.
  • Порядок выдачи средств подотчетным лицам необходимо закрепить в локальных актах работодателя.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #2019 #2020 #авансовый отчет #под отчет #подотчет

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии