Что относится к представительским расходам в 2021 году

У компаний часто возникают вопросы про представительские расходы. А еще чаще возникают заблуждения, связанные с их составом. Каким нормативно-правовом документом регулируются представительские расходы? Какие расходы относятся к представительским, а какие нет? На эти и другие вопросы ответим в материале.

Законодательство о представительских расходах

Представительским расходам посвящены подп. 22, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Однако НК РФ не содержит конкретного списка расходов, а лишь дает определение и указывает на признаки.

Иных законодательных актов, регулирующих состав представительских расходов и критерии отнесения затрат к ним, нет.

Какие расходы относятся к представительским

Итак, к представительским расходам разрешено отнести затраты, связанные с:

  • Официальным приемом (например, завтрак, обед, ужин) представителей организаций-партнеров при участии представителей организации. Отметим, что гостей можно повести в ресторан (кафе) или закупить продукты и приготовить угощение самостоятельно.
  • Транспортным обеспечением мероприятия — доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно. Если партнеры компании приезжают из другого города, в составе представительских расходов можно учесть их доставку до места проведения встречи из гостиницы.
  • Буфетным и кейтеринговым обслуживанием деловых партнеров и представителей самой компании во время переговоров.
  • Услугами сторонних (нештатных) переводчиков. В данный подвид представительских расходов включается перевод иностранной речи участников мероприятия, а также перевод печатных текстов.

Какие расходы не относятся к представительским

Нельзя отнести к ним:

Спорные моменты

НК РФ не указывает, что конкретно можно поставить на стол во время официального приема, а именно остается открытым вопрос употребления алкоголя. Соответственно, проверяющие налоговые инспекторы могут и зачастую пытаются оспорить правомерность включения спиртного в состав представительских. И это при том, что, во-первых, Минфин России в письмах от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 и от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120 согласен с правом налогоплательщиков на включение в состав расходов продуктов питания, в т. ч. спиртных напитков. А во-вторых, судебная практика также на стороне компаний (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 по делу № А55-14189/2012).

Поэтому заранее будьте готовы доказать, что алкоголь во время официального обеда, ужина (или другого приемы пищи) — это традиция делового общения в рамках ст. 5 ГК РФ и необходимость для успешного завершения переговоров. Но учитывайте, что отнести на представительские коньяк из «заначки» директора или главбуха, распитый с руководителем контрагента, занесшим вам второй экземпляр акта об оказании услуг, нельзя.

Другой повод для споров с налоговиками — контрагент-физлицо. Конкретного ответа на вопрос, можно ли считать в составе представительских расходов траты на частных партнеров, нет. Как нет и судебной практики по этому вопросу. А Минфин России в письмах от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64 и от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119 высказал два абсолютно противоположных мнения. Поэтому, дабы минимизировать риск претензий и санкций со стороны ФНС, не относите на представительские расходы чек за ужин с физлицом (пусть даже надежным или очень перспективным партнером).

Особенности учета представительских расходов

Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.

Бухгалтерские записи будут выглядеть так:

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
  • Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
  • Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.

Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:

  • Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
  • Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
  • Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).
Упрощенцы не могут принимать представительские расходы в составе затрат при подсчете налога, так как этот вид трат не включен в порядок определения расходов ст. 346.16 НК РФ.

Бюджетные и государственные учреждения подчиняются общим правилам отнесения и учета представительских расходов.

Как подтвердить представительские расходы

Так как представительские расходы для налоговиков — «лакомый кусок», где можно покопаться и найти нарушения, следите за обоснованностью трат. Будьте готовы доказать, что обед в ресторане носил именно официальный характер и проходил с целью достижения определенного результата (например, подписания договора о сотрудничестве), а не был дружеской встречей.

Для подтверждения и обоснования представительских расходов нужны:

  • распоряжение или приказ о проведении официального мероприятия или о необходимости иных представительских расходов;
  • смета представительских;
  • первичка, чеки и иные документы, подтверждающие траты;
  • отчет о проведенном мероприятии и о представительских расходах.

Отчет может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать информацию о:

  • дате, времени и месте проведения приема;
  • программе мероприятия;
  • составе участников — как приглашенных, так и представителей налогоплательщика;
  • сумму расходов.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите типовую ситуацию «Представительские расходы: оформление и учет» (доступ бесплатный).

Подводим итоги

  • Конкретного перечня того, что можно отнести на представительские расходы, в законодательстве нет.
  • Алкогольные напитки можно включить в состав представительских, грамотно описав их назначение на мероприятии.
  • Расходы на контрагента-физлицо лучше не считать в составе представительских.
  • При расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в состав расходов разрешено включить представительские в размере не более 4% от расходов по зарплате.
  • Для подтверждения представительских расходов на каждое мероприятие подготовьте приказ, смету, первичку и отчет.
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:
Комментарии